はじめに
企業における備品管理、特に高価な資産であるPCやスマートフォン、オフィス機器などの「貸与品（貸出品）」の管理は、総務部門や情報システム（情シス）部門にとって重要な業務です。しかし、紙やExcel台帳での手作業による管理を続けている場合、記入忘れや運用ルールの周知不足により、備品が行方不明になるなどの「紛失リスク」が常に存在します。特に、テレワークやハイブリッドワークが普及する現代において、社内備品や貸与品（PC・スマホなど）が分散しているため、その所在や利用状況をリアルタイムで正確に把握したいというニーズが高まっています。このような課題に対し、データとデジタル技術を活用して業務そのものを変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）化が不可欠です。本記事では、初期費用や高額な月額費用をかけずに、スマートフォンとQRコード/バーコード技術を活用して物品貸出管理のDXを実現するクラウドサービス「カシカン」と、その背景にある技術動向をご紹介します。
PC・モバイル機器が抱える「紛失リスク」と管理の課題
物品管理システムを活用する主なメリットの一つは、資産や備品の所在・利用状況をリアルタイムで把握できること、そして紛失や記入漏れ、管理ミスなどのリスクを軽減できることです。逆に言えば、システムを導入していない場合、常にこれらのリスクに晒されていることになります。従来の紙やExcel/スプレッドシートを用いた備品管理（備品持ち出し表など）では、「誰が、何を、いつ貸し出したか」を借り手自身が正確に記録する必要があります。しかし実際には、紙の貸出票への記入忘れや、モノがあれば勝手に持ち出してしまうといった事態が日常茶飯事となりがちです。その結果、担当者は備品を探したり、運用ルールを教えたりする手間が増え、本来の業務に集中できなくなってしまいます。物品管理システムには、物品の貸出・返却状況を一目で確認できる貸出管理機能や、返却期限を通知するアラート機能などが基本機能として搭載されており、これらの課題解決に役立ちます。
DXの本質：自動認識技術（バーコード・QRコード）の活用
物品管理におけるDX推進の鍵は、手作業による記録を減らし、自動認識技術を活用することです。バーコードやQRコードといった自動認識技術を物品に付与することで、ヒューマンエラーを防ぎつつ、情報の読み取りとシステムへの記録を高速で行うことができます。物品管理システムには主にRFID（ICタグ）対応とバーコード/QRコード対応の2種類があります。それぞれの特徴と利点を以下にまとめました。
RFID（ICタグ）対応システム
- 非接触・複数読み取り：
- 電波を利用して複数のタグを一度に読み取ることが可能。
- 大量の物品の棚卸し作業が効率化。
- 高コスト：
- RFIDタグ自体や専用機器の導入費用が高め。
- バーコードに比べて初期投資が大きくなる傾向。
バーコード/QRコード対応システム
- 低コスト：
- ラベルの単価が安価。
- 専用ハンディターミナル不要で、スマートフォンでの読み取りが可能。
- 高いデータ容量（QRコード）：
- 一次元バーコード（縞模様）と比較して約20倍のデータを保存可能。
- 貸出管理や蔵書点検に適用。
- 簡単な導入と運用：
- スマートフォンを活用した読み取りが可能で、特別な設備が不要。
- 導入コストを抑えつつ、柔軟に運用できる。
貸出管理におけるバーコード/QRコードの活用例
- スキャン操作：
- 物品に貼られたバーコードやQRコードをスマートフォンでスキャン。
- データベース連携：
- スキャンにより、データベース上のステータスが「貸出中」などに自動更新。
- 情報管理：
- 返却期限や持ち出しした従業員情報を記録。
- 業務効率化：
- 貸出業務における手間とミスを大幅に削減。
- 迅速な貸出・返却手続きが可能。
バーコード/QRコード対応の物品管理システムは、低コストで導入が容易な点が大きな魅力です。特にスマートフォンを活用した読み取り機能により、専用機器への投資を抑えつつ、効率的な貸出管理や蔵書点検を実現できます。企業や学校の資料室など、予算を抑えながらも効果的な管理を目指す方に最適な選択肢と言えるでしょう。
無料から始める貸出管理DX：「カシカン」活用術
物品管理システムの導入費用は、初期費用無料から月額1万円〜5万円程度が相場ですが、カシカンは無料から利用でき、登録できる備品の数に制限がないため、コストを気にせずDX化の第一歩を踏み出せます。
スマートフォンで完結する貸出・返却
カシカンはクラウドベースのサービスであり、貸出状況や返却状況をリアルタイムで一元管理できます。スマートフォンアプリを提供しており、どこからでも貸出・返却・予約が可能です。
特にPCやモバイル機器の管理において、利用者はアプリでQRコードを読み込むだけで貸出記録をつけられるため、従来の紙やExcelへの記入が不要になります。管理者は、備品にQRコードを印刷して貼り付けるだけで準備が完了します。
紛失リスクを防ぐリマインダー機能
貸与品の紛失リスクを軽減する上で重要なのが、返却遅延の防止です。カシカンには、貸出予定日の前日や、返却予定日の前日/当日、および延滞時に利用者に通知が送られるリマインダー機能が搭載されています。これにより、管理者が督促する手間なく、自動的に返却忘れを防ぐことができます。
また、登録された備品は書籍名や著者名などで簡単に検索できるため、誰がどの機器を使っているかを担当者に問い合わせることなく、利用者自身で検索して把握することが可能です。
まとめ：カシカンで紛失ゼロを目指す
従来の管理手法によるPC・モバイル機器の紛失リスクや煩雑な管理業務は、クラウドベースの貸出管理システム「カシカン」の導入によって解決可能です。カシカンは、QRコードとスマートフォンを活用することで、貸出・返却手続きを5秒で完了させ、リアルタイムで正確な所在把握と返却遅延防止を実現します。無料から始められるカシカンは、高額なシステム導入に踏み切れなかった企業や組織にとって、社内DXを推進し、PC・モバイル機器の紛失リスクに終止符を打つ最適なツールです。ぜひ、カシカンを導入し、貸与品管理の効率化を実現しましょう。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
