教育現場でよくある「備品管理・共有物管理」の困りごと
「この備品、今どこにあるんだっけ？」
「鍵を誰が持っているのか分からない」
「担当の先生が異動して、管理方法が分からなくなった」
教育機関の現場では、備品・教材・ICT機器・鍵・施設利用など、さまざまな「管理業務」が日常的に発生します。特に近年は、学校や大学でのICT機器管理が増え、管理方法の見直しが求められています。
しかし多くの場合、
- 特定の先生や事務職員の“記憶”に頼っている
- 紙台帳やExcelが個人のPCに保存されている
- 引き継ぎが口頭ベースになっている
といった形で、管理が属人化してしまっているのが実情ではないでしょうか。
備品管理の属人化が引き起こす3つのリスク
1. 担当者不在で業務が止まる
急な休みや異動があると、「誰に聞けばいいのか分からない」「確認に時間がかかる」といった事態が発生します。
2. ミスやトラブルが起きやすい
- 二重貸出
- 返却忘れ
- 使用状況が把握できない
これらはすべて、情報が一元管理されていないことが原因です。学校の備品管理やICT機器管理を分散したままにしていると、同様の問題が繰り返されます。
3. 教育以外の業務に時間を取られる
本来注力すべきは教育活動そのもの。しかし管理業務が煩雑だと、先生や職員の負担が増え、結果として現場全体の生産性が下がってしまいます。
学校の備品管理を「見える化」すれば、管理業務はもっと楽になる
属人化を防ぐために重要なのは、誰が見ても分かる状態で管理できることです。
- 今、何が
- 誰に
- いつからいつまで
- どのように使われているのか
これらが一目で分かれば、引き継ぎや確認の手間は大幅に減ります。
大学で増えるICT機器管理の課題
大学では、授業・研究・オンライン対応の拡大により、ICT機器管理の負担が年々増えています。
- ノートPC・タブレット・モバイルWi‑Fi
- プロジェクター・カメラ・録音機材
- 研究室・学部ごとに分散した機器
これらを大学の備品管理として一元的に把握できていないケースも少なくありません。
ICT機器管理が属人化しやすい理由
- 研究室単位・学部単位で管理方法が異なる
- 担当教員や秘書が独自ルールで運用している
- Excelや紙台帳がローカルに保存されている
その結果、「どのICT機器が空いているのか分からない」「他学部では使われていないのに把握できない」といった大学ならではの管理課題が発生します。
大学のICT機器管理で起こりがちな問題
- 機器の重複購入によるコスト増
- 貸出・返却状況が分からない
- 異動・退職時に管理情報が引き継がれない
これは、大学 ICT機器 管理が属人化している状態とも言えます。
カシカンなら、学校の備品管理・共有物管理をシンプルに
カシカンは、備品や共有物の管理を「見える化」するクラウドサービスです。教育機関でよくある管理対象にも対応できます。
- 教材・備品
- タブレット・PCなどのICT機器（大学・学校でのICT機器管理にも対応）
- 鍵・部屋・施設
- イベント備品
特徴1：誰でも分かるシンプルな管理画面
ITが得意でなくても、直感的に操作できます。管理方法を覚える人を限定する必要がありません。
特徴2：情報を一元管理
「どこに情報があるか分からない」状態を解消。職員間・部署間で同じ情報を共有できます。
特徴3：引き継ぎがスムーズ
異動や年度替わりでも、管理方法をゼロから説明する必要はありません。
こんな学校・教育機関におすすめです
- 備品管理が特定の先生に依存している
- 紙やExcelでの管理に限界を感じている
- ICT機器や共有物が増えて管理が追いつかない
- 引き継ぎのたびに混乱が起きている
一つでも当てはまるなら、
管理の仕組みを見直すタイミングかもしれません。
まずは「属人化している学校の備品管理」を洗い出してみませんか？
いきなり全てを変える必要はありません。
- 管理がブラックボックス化しているもの
- 特定の人しか分からない業務
そこから一つずつ「見える化」していくだけでも、現場の負担は確実に軽くなります。カシカンは、その第一歩を支援します。管理業務をもっとシンプルにしたい方は、ぜひ一度カシカンをご覧ください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
