はじめに
製品開発の現場では、試作品や開発中の製品を社外に持ち出す機会が増えています。しかし、その持ち出し管理が不十分だと情報漏洩のリスクが高まり、競合他社に先を越される可能性があります。今回は、持ち出し管理における課題と解決のポイント、そして貸出管理システム「カシカン」の導入をおすすめする理由をご紹介します。
持ち出し管理の課題
1. 情報漏洩のリスク
試作品や開発中製品が不適切に持ち出されることで、機密情報が外部に漏れる危険性があります。これにより、競合他社に製品情報が渡り、市場での優位性を失う可能性があります。
2. 管理の煩雑さとヒューマンエラー
紙やエクセルでの持ち出し管理は手間がかかり、最新の情報をリアルタイムで共有することが難しいです。また、手作業によるミスも発生しやすくなります。
3. 所在不明の物品の増加
誰が何を持ち出しているのか明確でない場合、試作品の所在が不明になり、紛失や未返却のリスクが高まります。
4. 責任の所在が曖昧
問題が発生した際に、誰が責任を持つのか明確でないと、対処や再発防止策の実施が遅れます。
課題解決のポイント
1. 明確な持ち出しルールの策定と周知徹底
持ち出し可能な人物、目的、期間、返却方法などを具体的に定め、全社員に周知します。これにより、無断持ち出しや不適切な利用を防止できます。
2. デジタル管理システムの導入
持ち出し申請や承認、返却をデジタル化し、一元管理することでリアルタイムな情報共有が可能になります。これにより、管理の効率化とヒューマンエラーの削減が期待できます。
3. セキュリティ教育の強化
社員一人ひとりのセキュリティ意識を高めるために、定期的な教育研修を行います。情報漏洩のリスクやその影響について理解させ、不注意や故意の漏洩を防ぎます。
4. 物理的セキュリティの向上
保管場所の入退室管理や監視カメラの設置、鍵付きの保管庫の利用など、物理的な対策を強化します。
貸出管理システム「カシカン」導入のすすめ
上記の課題解決に有効なのが、貸出管理システム「カシカン」の導入です。
「カシカン」は、試作品や開発中製品の貸出・返却をデジタルで一元管理できるシステムです。具体的なメリットは以下の通りです。
1. リアルタイムでの貸出状況把握
誰が、いつ、どの製品を持ち出しているかを即座に確認できます。これにより、所在不明の物品を減らすことができます。
2. 持ち出しプロセスの効率化
システム上で持ち出しの確認や予約が行えるため、紙やメールでの手続きを省略し、手間と時間を削減します。
3. 履歴の自動記録と分析
持ち出しや返却の履歴が自動的に記録されるため、後からの追跡が容易です。データを分析することで、業務の改善点を見つけることも可能です。
4. 操作性と導入の容易さ
直感的な操作が可能なため、特別なITスキルがなくても利用できます。
「カシカン」を導入することで、持ち出し管理に関する課題を一挙に解決し、効率的かつ安全な運用が実現します。情報資産を守りながら、業務効率を高めることで、競合他社に先駆けた市場投入が可能となります。
カシカンの一部機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
試作品や開発中製品の持ち出し管理は、企業の競争力を左右する重要な要素です。現状の課題を認識し、適切なポイントを押さえた対策を講じることが必要です。
特に、貸出管理システム「カシカン」の導入は、持ち出し管理の問題を根本から解決し、企業全体のセキュリティ意識向上にも寄与します。是非、この機会に「カシカン」の導入をご検討いただき、持ち出し管理で競合他社に先駆ける体制を築いてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
