はじめに
リモートワークやフリーランスの増加に伴い、シェアオフィスやコワーキングスペースの利用が拡大しています。利用者にとって心地よい環境が整っているかどうかは、その空間の評価を左右する大きな要素です。
特に 共有備品の貸出管理 ― プロジェクター、スクリーン、会議用スピーカーフォン、延長コード、ホワイトボードなど ― がスムーズに行われるかどうかは、利用者の満足度に直結します。
しかし現状、備品管理はアナログになりがちで「誰が持ち出しているのかわからない」「返却忘れが多い」といったトラブルが多発しています。本記事では、シェアオフィスでの備品貸出を“スマート化”し、トラブルを回避する方法をご紹介します。
備品貸出で起こりがちなトラブル
1. 在庫の所在が不明になる
手書きの台帳や口頭管理では、備品が現場にないのに「誰が借りているのか」不明なケースが多発します。
2. 返却漏れ・延滞が頻発
特に人気機材では、「返却されずに次の人が使えない」状況になりやすい。
3. 運営スタッフの負担が大きい
日々の記録作業や利用者からの問い合わせ対応など、人的コストがかかる。
スマート化で解決！備品貸出管理のコツ
1. デジタルツールで一元管理
クラウド型の管理システムを導入すれば、備品の貸出・返却状況をデータで一元化できます。リアルタイムで確認できるため、「誰が今利用しているか」がすぐ分かります。
2. QRコードやバーコードを活用
備品にQRコードを貼付け、スマホで読み取るだけで貸出や返却が完了。手作業での記録が不要になり、管理の精度とスピードが大幅に向上します。
3. リマインダー通知で返却漏れ防止
返却期限の前日に自動通知を送ることで、延滞やトラブルを未然に防止できます。
4. 利用データを活用して備品を最適化
どの備品がよく借りられているのか、利用頻度のデータを分析することで「追加購入が必要な備品」「不要になりつつある備品」が明確になります。効率的な投資につながります。
5. モバイル対応で利便性向上
スマホ・タブレットから利用状況を確認・予約できる仕組みを整えれば、利用者も運営者も現場からスムーズに操作できます。
おすすめ：無料で使える管理システム「カシカン」
シェアオフィスやコワーキングスペースの備品貸出におすすめなのが、無料で利用できるクラウド型貸出管理システム 「カシカン」。難しい操作は不要で、スタッフに研修をしなくてもすぐ使い始められるのが魅力です。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
シェアオフィスを快適に利用してもらうためには、備品貸出の管理を“スマート化”することが欠かせません。
- 在庫や貸出状況をクラウドで一元管理
- QRコードで操作を簡略化
- 返却リマインダーでトラブルを防止
- 利用データで備品の見直しを行う
こうした仕組みを取り入れることで、運営側の負担は大幅に減少し、利用者はストレスなく備品を使えるようになります。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
