はじめに
企業やオフィスでは、参考書や専門書、雑誌や各種マニュアルなど、社員の学習や情報共有のために豊富な資料が集まる「社内図書館」が存在します。しかし、紙ベースやExcel、あるいは管理表で運用していると、貸出状況や在庫管理に手間がかかり、更新作業が面倒になりがちです。そこで今回は、スマートフォンだけで完結する無料クラウドシステム「カシカン」を活用し、効率的な社内図書館の運用方法についてご紹介します。
スマホで完結する社内図書館管理のメリット
1. どこでもアクセス・即時更新
- スマートフォンやタブレットから直接アクセスできるため、オフィス内外、出張先でも最新の図書館情報を確認可能
- 管理者も部員も、リアルタイムで貸出状況や返却予定日をチェック・更新でき、情報の遅延を防止
2. 直感的な操作で初心者にも優しい
- ユーザーインターフェースがシンプルで、プログラミング知識や特殊な操作がなくても、すぐに扱える設計
- 社員全員が簡単に図書の検索、貸出、返却操作を行え、管理工数を大幅に削減
3. リアルタイムな資産管理と自動通知機能
- カシカンの自動更新機能により、貸出状況が即座にクラウド上へ反映
- 返却期限が近づくと、リマインダーや自動通知が送信され、返却忘れを未然に防止
4. 高いセキュリティと柔軟な連携能力
- クラウド上でデータを管理し、自動バックアップが行われるため、図書データの消失リスクが低減
- 社内の他システムやExcelファイルとの連携も容易で、既存の資産情報をスムーズに統合可能
カシカンで実現する社内図書館管理
「カシカン」は、もともと各種レンタル管理や在庫管理向けに開発されたシンプルながら多機能なクラウドシステムですが、社内図書館の運営にも非常に適しています。
カシカンの特徴
1. リアルタイムな在庫管理と予約状況の把握
- クラウド連携型のシステムにより、絵本の在庫や貸出状況が常に最新の状態で把握できます。
- 急な予約変更や利用状況の確認にも即応でき、ダブルブッキングや在庫不足のリスクが大幅に軽減されます。
2. 業務プロセスの自動化で作業時間を大幅カット
- 従来の手作業から脱却し、絵本の貸出予約、返却処理、滞納管理などの業務が自動化されます。
- スタッフは、本来の教育や子どもたちへのサポートに専念できるため、園全体の運営効率が向上します。
3. システム統合による一元管理
- 在庫管理、利用者情報管理、貸出・返却のスケジュール管理が一つのアプリで完結。
- 園全体の状況を一目で確認できるため、管理者は迅速な意思決定が可能となります。
4. セキュリティ対策と安心の運用
- データは自動でバックアップされ、厳重なセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが最小限に。
- 安心して日々の運用が行える環境が整っています。
カシカンがサポートする各種機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 図書のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、図書を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 図書の検索機能
カシカンでは、登録済みの図書を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は蔵書点検などをする時に役に立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した図書のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し図書の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
具体的な運用例
1. 社内図書館の始動
ある企業では、従来は紙ベースの管理台帳とExcelで社内図書館を運用していました。しかし、管理者は書籍の貸出状況をリアルタイムに把握できず、返却遅延や重複貸出が発生することがありました。カシカン導入後は、スマホ一つで簡単に操作できるため、すべての書籍がクラウドで一元管理され、状況を即座にチェック可能となりました。
2. 書籍の貸出プロセスの効率化
社員は、スマホのカメラで図書のQRコードを読み取り、数タップで貸出登録が行えます。返却時も同様の操作でシンプルに完了。自動リマインダー機能により、返却期限が近づくと通知が送られるため、返却忘れが激減しました。これにより、管理担当者の業務負担が大幅に削減され、社内全体で効率的な図書館運営が実現しています。
まとめ
「スマホで完結！社内図書館」というコンセプトは、現代の働き方に非常にマッチしています。カシカンを活用すれば、社員全員がいつでもどこでもアクセスし、直感的に操作できる図書館管理システムが実現します。リアルタイムな資産管理、自動通知機能、そして徹底したセキュリティ対策により、社内図書館の運用が驚くほどシンプルに、かつ効率的になるのです。
今すぐ無料システム「カシカン」を導入し、スマートフォンだけで完結する新しい社内図書館管理の形を体験しましょう。社員の学びと情報共有をより豊かにし、業務効率の向上とコスト削減を実現する大きな一歩となるはずです。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
