はじめに
近年、多くの企業がオフィススペースの効率化を図るために「フリーデスク」制度を導入しています。フリーデスク制度とは、社員が固定のデスクを持たず、自由に空いているデスクを利用する仕組みです。この制度を円滑に運営するためには、適切な管理が求められます。今回は、貸出管理アプリ「カシカン」を活用して、フリーデスクの管理を見える化する方法についてご紹介します。
なぜフリーデスクの管理が重要なのか
フリーデスクの管理を適切に行うことで、以下のようなメリットがあります：
1. 効率的なリソース利用
デスクの使用状況をリアルタイムで把握することで、利用率を最大化し、リソースの無駄を防ぎます。
2. 高い柔軟性
社員が必要に応じて自由にデスクスペースを選べるため、多様な働き方に対応しやすくなります。
3. コスト削減
余分なデスクやスペースの維持費を抑えることができ、企業全体のコスト削減につながります。
実用例：効果的なフリーデスク運営
1. プロジェクトベースのデスク利用
一時的なプロジェクトやチームミーティングの際に、フリーデスクを効率的に利用することができます。必要なデスクを迅速に手配できるため、プロジェクトがスムーズに進行します。
2. 集中スペースの確保
集中して作業を行いたい場合には事前にデスクを予約し、静かな環境を確保することが可能です。これにより、社員の生産性を高めることができます。
3. フレキシブルなワークスペース
社員が自由にワークスペースを選べるよう、必要に応じてデスクを移動しやすくします。フリーデスクを利用することで、ワークスペースの柔軟性が大幅に向上します。
フリーデスク管理のポイント
1. 管理システムの導入
専用の管理システムを導入することがおすすめです。このシステムは貸出期間や返却日の管理、予約などを効率的に行えます。
2. 使用履歴の記録
誰が何をいつ借りたかをきちんと記録することが大切です。物の使用履歴を追えることは、トラブル防止や管理効率向上に繋がります。
3. 共有ルールを明確にする
利用者全員で共有ルールを設定しましょう。例えば、アイテムの返却期限や清掃の義務についてのガイドラインを作成することが重要です。
4. 通知機能を活用する
リマインダーや通知機能を活用して、期限が近づいたことを知らせるようにしましょう。これにより、期限忘れや遅延を防ぎやすくなります。
5. 状態をチェック
貸し出す前に、状態をしっかりチェックし、写真を撮っておくとよいです。これにより、返却時に状態が変わっていないか確認できます。また、借りる側も状態をチェックし、問題があればすぐに報告するようにしましょう。
おすすめのシステム
今回おすすめするのは、「貸出管理アプリ」の導入です！管理をアプリに任せることで楽に貸出管理をすることができます。
とはいえ、アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの貸出システムアプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の物品管理に役立つ機能について、ご紹介していきます！
「カシカン」とは？
「カシカン」は貸出管理に特化したデジタルツールです。このツールを利用することで、アナログな貸出記録や複雑な手作業から解放され、簡単に貸出物の管理ができるようになります。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
フリーデスクの管理はオフィスの効率性と柔軟性、従業員の満足度を大きく向上させる鍵となります。「カシカン」を活用することで、デスクの一元管理、リマインダー機能、予約機能などを通じて、フリーデスクのシェアリングを見える化し、スムーズな運営が可能になります。ぜひ、カシカンを活用して、最適なフリーデスク運営を実現しましょう。
カシカンの詳細な情報や使い方については、カシカン公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。フリーデスクの管理をさらに効率化し、企業の生産性を向上させましょう！
