はじめに
現代のオフィスでは、事務用品の管理が非常に重要です。しかし、事務用品の管理が煩雑であるために業務効率が低下することが少なくありません。この記事では、管理のポイントから、おすすめのアプリまでご紹介していきます。是非最後までご覧ください。
貸出管理すると便利な物品の例
貸出管理すべき事務用品は、特に価値が高く、頻繁に使用される可能性があるものや紛失しやすいものを中心に行うのが望ましいです。以下に代表的な事務用品を挙げます。
- パソコン・ノートパソコン
- プロジェクター
- タブレット端末
- デジタルカメラ
- ポータブルハードディスク
- USBメモリ
- 会議用スピーカーフォン
- ホワイトボード
- イーゼルパッド
- レーザーポインター
- 高級筆記具
- テプラ（ラベルプリンター）
- ペーパーカッター
- 裁断機
- シュレッダー
- 電卓
- 会計機器
貸出管理のポイント
1. 物品リストと識別タグの活用
- 物品リスト作成: 全ての事務用品を詳細にリスト化し、現在の在庫を把握します。
- 識別タグの付与: 各事務用品に識別タグやバーコードを付け、簡単に追跡できるようにします。
2. 標準化された貸出・返却手続き
- 手続きの明確化: 貸出時には利用者の名前、貸出日、返却予定日などを記録し、返却時に状態確認を行う。
- 予約システムの導入: 需要が高い事務用品については予約システムを利用し、利用の重なりを防ぎます。
3. 定期的な在庫確認と状態記録
- 定期在庫確認: 定期的に在庫を確認し、不足している物品や補充が必要な物品をチェックします。
- 状態記録: 貸出前と返却後に物品の状態を記録し、紛失や破損を防止します。
4. 教育とフィードバック
- スタッフ教育: 貸出管理の手順やシステムの使い方について、スタッフに十分な教育とトレーニングを行います。
- フィードバックの収集: 利用者からのフィードバックを集め、管理方法や物品自体の改善に役立てます。
5. ITツールの活用
- 貸出管理アプリの利用: 「カシカン」などの貸出管理アプリを活用し、リアルタイムでの管理や効率的なデータ更新を行います。
これらのポイントを押さえることで、事務用品の貸出管理を簡単かつ効率的に行い、業務全体の効率化を実現できます。
ここからは、おすすめの貸出管理アプリ「カシカン」についてご紹介します！
「カシカン」とは？
「カシカン」は、事務用品や備品の貸し出し・返却を効率的に行える貸出管理アプリです。簡単にスマートフォンやPCから事務用品の管理と共有ができ、業務効率を大幅に向上させることができます。
「カシカン」の魅力
1. 無料で導入可能
「カシカン」は無料で導入できるため、小規模な事務所や予算が限られている企業でも気軽に利用を開始することができます。
2. 簡単な操作
シンプルかつ直感的な操作性で、事務用品の貸し出しと返却を容易に管理できます。初心者でもすぐに使いこなせるユーザーフレンドリーなインターフェースが魅力です。
3. リアルタイム管理
事務用品の貸し出し状況や在庫状況をリアルタイムで確認できます。これにより、必要な物品が欠品しないように管理することが可能です。
4. コスト削減
事務用品の管理が効率化されることで、無駄な購入を防ぐことができ、コスト削減にもつながります。管理がうまくいけば、紛失や破損のリスクも減少します。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
事務用品の管理が煩わしいと感じている企業やオフィスには、貸出管理アプリ「カシカン」の導入を強くおすすめします。無料で導入できる手軽さと、業務効率化という大きなメリットを享受し、職場環境を改善しましょう。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
