日々、子どもたちの笑顔のために奮闘されている保育士の皆様、本当にお疲れ様です。保育現場では、日々の保育業務に加え、イベント準備や保護者対応、事務作業など、多岐にわたる業務をこなさなければなりません。特に、教材や備品、そして大切な絵本や図書の管理は、一見地味ながらも多くの時間を奪ってしまう「名もなき仕事」の代表格ではないでしょうか。今回は、そうした管理業務を効率化し、保育士さんが本当にやりたい仕事、つまり子どもたちと向き合う時間を増やすためのヒントと、それを実現するツールとして「カシカン」をご紹介します。
保育現場に潜む「名もなき仕事」の負担
日々の業務の中で、「どこに何があるか探す時間」や「貸出表への記入、チェック作業」に時間を取られていませんか？貸出や備品管理が紙やExcelで行われている場合、以下のような問題が発生しがちです。
- 記入漏れや紛失のリスク：急いでいるときほど、貸出記録（誰が、何を、いつ）の記入を忘れがちになり、結果として備品が行方不明になる。
- 探索時間の増加：誰が借りているかわからず、必要な備品や絵本を探し回る無駄な時間が発生する。
- 棚卸しの重労働：年度末や学期末の棚卸しや点検作業が、手作業のため膨大な時間と労力を要する。
保育士さんの本質的な役割は、子どもの成長を支援し、知識や人とのつながりを提供することです。管理業務の負担を軽減できれば、その分、子どもたちとの質の高いコミュニケーションや、保育サービスの充実に時間を充てることができます。
管理業務を効率化するための確かな原則
物品管理システムを導入するかどうかにかかわらず、効率的な管理を行う上で重要な原則がいくつかあります。
原則1：管理対象の明確化と正確な記録の徹底
まず、何を管理対象とするかを決めましょう。全ての物品を一度に管理しようとすると負担が大きくなるため、まずは利用頻度が高く、紛失しやすいもの（例：行事用機材、人気の絵本、タブレットなどの共用機器、防災備蓄品）などに絞り込むのがおすすめです。そして、管理において最も大切なことは、正確な記録をつけることです。いつ、誰が借りて、いつ返却予定なのかを明確にすることで、物の所在をリアルタイムで把握できます。
原則2：ICTを活用した作業の自動化
正確な記録を手作業で続けるのは困難です。そこで有効なのが、ICT（情報通信技術）の活用、特に自動認識技術の導入です。図書館システムや備品管理システムでは、バーコードやQRコードといった自動認識技術を用いることで、物品の入出庫や貸出・返却の記録を、端末をかざすだけで完了させることができます。これにより、ヒューマンエラーのリスクを抑えつつ、作業時間を大幅に短縮できます。市立図書館の事例では、ICタグを活用したシステム導入により、貸出業務が効率化され、その結果、職員が市民と接する機会が増え、フロアサービスが向上した例もあります。保育園においても、管理の効率化によって創出された時間で、子どもたちへの読書案内や個別支援など、人にしかできない重要な業務に注力できるでしょう。
【カシカン】で解決！手軽に始める物品管理のDX
「システム導入は初期費用が高そう」「ITに詳しい人がいないから不安」と感じるかもしれません。しかし、クラウドベースのシステムは、こうした導入障壁を大きく下げてくれます。「カシカン」は、保育現場のニーズに寄り添った、簡単で効率的な物品貸出管理を実現します。
無料から試せて、導入も簡単
カシカンは無料から利用開始できます。高額な初期費用や、複雑なサーバー構築は不要です。スマートフォンやタブレットにアプリをインストールすれば、すぐに管理をスタートできます。導入コストを抑えたい小規模な組織や団体に最適です。
スマホで完結する簡単操作
貸出・返却の操作は、スマートフォンやタブレットのカメラでQRコードを読み取るだけで完了します。
- 登録作業の劇的な効率化：書籍のISBNコードを読み取るだけで、書影や書誌情報が自動で登録されるため、手入力の手間がほとんどありません。
- 一元管理の実現：絵本だけでなく、体育祭の用具や文化祭の展示用品、防災備品など、あらゆる物品を一元管理できます。
返却遅延を防ぐリマインダー機能
借りた本や備品がなかなか戻ってこないという悩みも、「カシカン」のリマインダー機能で解決します。返却予定日の前日や当日に、利用者に対して自動で通知が送られるため、返却忘れを防止できます。
物品の所在をリアルタイムで把握
どの備品が現在貸出中で、いつ返却予定なのかをリアルタイムで確認できます。探す時間をなくし、必要な時に必要な物をすぐに利用できる環境を整えます。
まとめ：「カシカン」で保育の質を高める
保育の現場で忙しい日々を送る保育士さんにとって、管理業務の効率化は、単なる事務作業の軽減に留まらず、子どもたちとの関わりをより豊かにするための重要な一歩です。「カシカン」のようなシステムを活用して「名もなき仕事」を減らすことは、保育士さんが本来持つべき「知識と人をつなぐ」という重要な役割を改めて自覚し、保育の質を高めることにつながります。無料から手軽に始められる「カシカン」を導入して、物品管理の課題を解決し、子どもたちの成長のためにゆとりある時間を創出してみませんか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
