はじめに
モノの棚番（ロケーション）管理は、資産の「ありか」と「状態」を正確に把握し、業務効率化と紛失防止を実現する鍵です。従来の台帳管理や目視確認ではモノの増加に伴う可視性の欠如が課題となるため、QRコードやNFCタグといった識別技術を活用したデジタル管理への移行が不可欠です。これにより、現場での人為的なミスを削減し、必要な備品を必要な時に見つけられる環境を構築できます。
ロケーション管理とは何か？（棚番設定の基礎）
ロケーション管理とは、倉庫やオフィス内における物品の正確な保管場所を定義し、管理することです。特に物流の世界では、このロケーション管理がシステム運用の中核を担っています。
複雑なサプライチェーンを支えるロケーション管理の役割
大規模な組織やグローバルに事業を展開する企業にとって、資産や物流に対する可視性の欠如は、製品の所在地に関する情報の日常的な捕捉を困難にし、グレーマーケットの拡大や販売の損失につながります。
例えば、NFCタグICを製品に組み込み、倉庫やオフィスに設置されたリーダーと連携させることで、企業は商品の所在地を監視できます。製品が紛失したり盗まれたりしても、タグICのユニークID（UID）により、それがどの製品だったのかを正確に把握することができ、ローカルレベルとグローバルレベルの両方でサプライチェーンに対する可視性を向上させることが可能です。
現場の作業効率を左右する「識別ラベル」の賢い選び方
設計したロケーションコードや管理IDを現場で正確に利用するためには、読み取りやすい識別ラベルの設計と技術の選択が欠かせません。識別技術として代表的な「QRコード」と「NFCタグ」には、それぞれ得意な利用シーンがあります。
QRコード：手軽さと汎用性
QRコードは、画像をカメラで読み取ることで情報を取得する仕組みです。大きなメリットは、印刷するだけで利用でき、低コストで手軽に利用できる点にあります。ポスターやチラシ、ウェブサイトへのリンクなど幅広い用途で活用されており、多くの人に情報を届けたい場合に便利です。
ただし、QRコードはカメラを起動してスキャンする手間が必要で、紙に印刷されることが多いため、汚れや破損で読み取れなくなるリスクがあります。しかし、QRコードには誤り訂正機能があり、コードが汚れていたり破損していてもデータを復元する能力を持っています。
NFCタグ：スピードと耐久性
NFCタグは、無線通信を使ってデータをやり取りする技術であり、スマートフォンを**かざすだけ（タッチ）**で内蔵されたICチップの情報を読み取ることができます。
NFCタグは、カメラを起動する手間がなくワンタップでアクセスできるため、決済や入退室管理などスピードが求められるシーンに最適です。また、NFCタグはデータを書き換えられるのに対し、QRコードは一度作成すると変更できません。耐久性を重視する場合、プラスチックやシリコン製のNFCタグは水や摩擦に強く、長期間の使用に適しています。
アナログ管理の限界：なぜ「モノが見つからない」のか
多くの企業や組織で使われている紙の帳簿や表計算ソフト（Excel等）による備品管理は、モノの数が少なく、文書の種類が限られている小規模な組織では機能しますが、規模が大きくなるにつれて限界を迎えます。
手作業管理が引き起こす「見えないコスト」
手作業による管理では、データの更新や検索が煩雑になり、記録漏れや誤記入が発生しやすくなります。これにより、帳簿への記入時間、所在確認にかかる時間、棚卸にかかる時間といった時間コストや、管理担当者に問い合わせが集中するといった人的コストが発生します。
特に問題なのは、「管理苦手さん」いつ・誰が・なぜ紛失したかが全く分からなくなるという大惨事につながる可能性があります。また、手書きの署名が判読不能な場合、借用者の特定に時間がかかり、お客様への信頼関係を失う事態に発展するリスクもあります。
解決策は「モバイルファーストな仕組みの導入」
こうしたトラブルは個人の意識ではなく、管理システムそのものに原因があります。
備品管理をデジタル化し、システムを導入すれば、備品を持ち出す際にいつ・誰が・何を貸し借りしたかが自動で記録されます。これにより、記録忘れや判読不能といったヒューマンエラーを防ぎ、管理苦手さんでも特別な意識をせずに正確な管理が実現します。
さらに、現代の働き方に合わせてモバイルファーストのシステムを選ぶことで、従業員はオフィス内にいなくてもスマートフォンやタブレットからリアルタイムで資産管理が可能となり、現場での迅速な資産確認や対応を実現できます。
モノの貸出管理をスマートに：「カシカン」のご提案
棚番やロケーション、備品管理の課題をシンプルかつ効率的に解決するのが、クラウド型貸出管理システム「カシカン」です。カシカンは、グループやコミュニティ内で使われるあらゆる「モノ」の貸し出し・返却・予約・管理を、モバイルデバイスから簡単に行えるように設計されています。
カシカンは、初期導入費用や契約費等が一切発生せず、基本的に無料でご利用いただけるため、コストを気にせずデジタル管理を始めることができます。
カシカンが実現する効率的な貸出管理
カシカンは、複雑なロケーション管理や在庫確認の手間を劇的に削減します。
1. 物品登録と棚番の自動化
書籍の場合はISBNコードを読み取るだけで書籍情報が自動で登録できます。また、CSV形式のファイルデータなどから一括登録できる機能もあるため、大量の備品データ入力の手間を大幅に削減し、入力ミスの防止にもつながります。
2. 現場での迅速な運用
物品にQRコードを印刷して貼り付ければ、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。これにより、モノの所在地や貸出状況をリアルタイムで確認し、迅速な対応が可能です。
3. 返却忘れの徹底防止
貸出予定日や返却予定日の前日・当日に利用者へ通知が送られるリマインダー機能、および延滞時に通知を行う機能があり、返却忘れの防止に繋がります。
4. 場所を選ばない管理
クラウドサービスのため、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスでき、複数の拠点やリモートワーク環境でも管理を一元化できます。
カシカンが実現する「シェア資産」の循環
カシカンの仕組みは、オフィス備品から学校の教材、さらにはチャイルドシートやスキー道具など、一時的にしか使用しない様々な「モノ」をシェア資産に変え、地域やコミュニティ内で循環させることを可能にします。
従来の煩雑なアナログ管理が重たい「岩」だとしたら、カシカンはその岩を簡単に動かすためのデジタルな「テコ」を提供します。誰でも直感的に操作できる仕組みを通じて、あなたの組織やコミュニティの「モノの管理」をスマートな未来へと導きます。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
