はじめに
出張が多いビジネスパーソンにとって、現地でのプレゼンや商談は勝敗を分ける大事な場面。そこで重宝されるのが モバイルプロジェクターや翻訳機といった機材です。しかし、これらを社員に貸し出して管理する立場の総務・情報システム部からすれば頭を悩ませる課題もたくさんあります。
今回のブログでは、「貸し出す側」に焦点を当て、どのように管理を効率化できるかをご紹介します。
出張機材レンタルの現場で起きがちな課題
1. 誰がどの機材を、いつまで借りているか分からない
Excelや紙台帳では更新が追いつかず、「二重予約」や「貸出中の紛失」の原因に。
2. 返却漏れが頻発する
戻ってこないまま次の利用者が困るケース…。出張帰りは忙しく、つい後回しに。
3. 社内在庫が見えない
プロジェクターが足りずに急遽外部レンタル → 不要なコスト増加。
カシカンで実現できる効率化のポイント
貸出管理システム「カシカン」を導入すると、こうした悩みを解消できます。
- 予約状況が一目で分かる カレンダー画面で「誰が・いつ・どの機材を予約」しているかが可視化。二重予約を自動で防止。
- 返却リマインド通知 返却期限が近づくと自動でメール通知。返却忘れを削減し、次の利用者にも安心。
- 在庫状況をデータで把握 どの機材がよく使われ、どれが眠っているかがデータ化されるので、購買計画や外部レンタル費の削減につながります。
- スマホからも申請可能 外出中や移動中に「次の出張の予約」をその場で完結。
出張族 × 管理部門の双方が助かる仕組み
- 出張する社員は → 予約がスムーズ・返却も簡単
- 管理部門は → 貸出状況を一元管理・在庫最適化
結果的に、社内全体の時間・コストが削減され、スムーズな出張サポートが実現できます。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
モバイルプロジェクターや翻訳機といった「スポット利用の多い出張機材」ほど、貸出管理の仕組みが重要です。Excelやメール連絡に頼らず、貸出管理システム「カシカン」を活用することで、効率的かつストレスのない運用が可能になります。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
