はじめに
保育園や子育て支援施設では、絵本や育児グッズのお貸し出しサービスを行う動きが広がっています。
「絵本を家庭に持ち帰って親子で読み聞かせる」「ベビーカーやおもちゃを試してから購入検討できる」など、保護者にとって価値の高い取り組みです。
しかし一方で、
- どの家庭に貸し出したかわからなくなる
- 返却忘れが多い
- 紙の台帳では管理が追いつかない
といった課題が現場での悩みとして挙げられます。こうした問題を解決するのが、スマホで簡単に導入できる貸出管理システム「カシカン」 です。
保育現場の貸出でありがちな課題
1. 返却漏れや紛失
子どもと一緒に使う絵本やおもちゃは、返却日を過ぎたりそのまま紛失してしまうケースが珍しくありません。
2. アナログ台帳の限界
紙やExcelを使った記録では、利用者が増えるほど「誰が、何を、いつまで借りているか」を把握するのが困難に。
3. 品目の多様化
絵本、本、おもちゃ、ベビーカー、育児グッズなど品目が多岐にわたり、複雑な管理が必要です。
これらが積み重なると、職員の管理コスト増加や保護者サービス低下につながる恐れがあります。
デジタル管理のメリット
貸出管理をアプリ化すると、次のような利点があります。
1. 誰が何を借りているか一目で把握
→ スマホやPCでリアルタイム確認可能。
2. 貸出・返却がスピーディー
→ QRコードを読み取るだけでOK。
3. 返却忘れの防止
→ アプリが自動でリマインダー通知を送信。職員からの催促は不要に。
4. 記録データの活用
→ 人気の絵本ランキングや使用頻度が可視化され、次回購入や更新計画に役立つ。
おすすめ無料システム「カシカン」
保育施設の貸出管理に最適なのが、無料で導入できるサービス「カシカン」 です。
パソコンやスマホがあればすぐ始められ、特別な機材は必要ありません。
カシカンの主な機能
1. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
2. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
3. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
4. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
5. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
保護者とのスムーズな情報共有
カシカンを導入すると、園と家庭のやり取りも効率化します。
1. 自動通知で安心
→「返却日時が近づきました」とスマホに届くので忘れ防止に。
2. 一斉連絡
→「新しい絵本が入りました」といったお知らせを保護者全員に即配信。
3. 誰でもすぐ使えるUI
→ シンプルで直感的な画面構成。職員も保護者も迷わず使い始められます。
まとめ
絵本や育児グッズの貸出は、家庭と施設をつなぎ、子どもの成長を後押しする大事なサービス。
一方で、管理が煩雑だと現場も保護者も負担を抱えてしまいます。
そこで役立つのが カシカンによるデジタル貸出管理。
- 紛失・返却忘れ防止
- 職員の業務効率化
- 保護者でも使いやすい
といったメリットによって、施設のサービス品質を高めることができます。今年度からは、アナログからデジタルへ切り替えて、快適で安心な貸出サービス をぜひ始めてみてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
