はじめに
大学の研究室やラボでは、実験に必要な特殊機材や計測装置、消耗品など多様な機材を日々扱っています。しかし、「誰が何を持ち出したか分からない」「返却されていないのに次の人が使えない」「管理表の更新が間に合わない」といった悩みを抱える研究室は少なくありません。
研究時間を機材の管理に奪われてしまっては本末転倒です。そこで注目されているのが、実験機材の持ち出し管理を自動化できるシステムの導入です。
ラボで貸出管理する物品例
大学の研究室には、多種多様な機材や備品が揃っています。共用で使用することが多いため、適切な貸出管理が欠かせません。代表的な物品例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 精密機器類：分光光度計、顕微鏡、データロガー、分析装置など
- 研究用デバイス：タブレット端末、ノートPC、デジタルカメラ、VR機材
- 周辺備品：プロジェクター、三脚、ケーブル類、照明機材
- 安全関連：防護メガネ、防護服、測定器や検知器
- 書籍・資料：実験マニュアル、研究論文集、参考書
これらは高価かつ利用頻度も高く、複数の学生・研究員で共有するからこそ「誰がいつ使っているのか」を明確にする必要があります。実験の計画性や機材トラブルの防止のためにも、貸出管理システムを導入して一元的に記録しておくことが効果的です。
ラボでの機材管理にありがちな課題
1. 誰が何を使っているか分からない
紙やホワイトボードでの記録では、リアルタイムの状況把握が困難。
2. 返却漏れ・紛失
機材が行方不明になったり、返却が遅れて研究スケジュールに影響することも。
3. 種類・数量が多く煩雑
研究室の備品は「高価な専用機材」から「試薬管理用のタブレット」まで多種多様。人力での台帳管理には限界があります。
4. 利用履歴の追跡が難しい
「いつ誰がどの機材を使ったか」が追えないと、故障や破損時の対応も遅れがち。
自動化システム導入で解決できること
実験機材の持ち出し管理をデジタル化・自動化することで、次のようなメリットがあります。
1. リアルタイム管理
持ち出し状況が即時に反映され、今どの機材が利用中か一目で把握できる。
2. スピーディーな貸出・返却
QRコードやバーコードをスキャンするだけで処理完了。のちほど利用履歴も自動記録されます。
3. 紛失・返却忘れを防止
期限を過ぎた場合にはリマインダー通知が送られ、返却漏れが大幅減。
4. データの蓄積と活用
「今月はどの機材が使われたか」「利用頻度が高い機材はどれか」などが数値化され、購入やメンテナンス計画に役立ちます。
おすすめ無料システム「カシカン」
研究室でも活用できるのが貸出管理サービス 「カシカン」 です。スマホやPCから無料で始められ、特別な機材導入は不要。QRコード印刷だけで即運用可能なのも魅力です。
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 共有備品の一括登録
カシカンでは、システム上に登録したい共有備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した共有備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して共有備品の管理ができます。印刷したQRコードを共有備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、共有備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 共有備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、共有備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 共有備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの共有備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。これにより、利用者は使いたい共有備品を探す時に、管理者側は棚卸しや在庫管理をする際に役立ちます。
カシカンには他にも、会員証を活用した貸出物の管理や、共有備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
大学ラボで扱う実験機材は、高額かつ共同利用が当たり前。だからこそ、管理をアナログからデジタルへ切り替えることが必要です。無料で利用できる「カシカン」をはじめとした貸出管理システムを導入すれば、
- 紛失・返却忘れを防止
- 利用履歴を正確に記録
- 管理にかかる時間を削減して研究に集中
といったメリットを実感できます。研究の効率と機材利用の公正性を両立するために、今こそ実験機材管理を自動化してみてはいかがでしょうか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
