はじめに
保育園や図書館、児童館などでは、一度に大量の絵本を発注するケースがよくあります。しかし、数が多いと在庫管理や貸出・返却の記録、移動やメンテナンスなど、従来の紙ベースやエクセル管理では手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。そこで今回は、そんな大量の絵本をシンプルに管理できる「簡単管理アプリ」をご紹介いたします。
絵本大量発注時の管理課題
1. 在庫の正確な把握が難しい
- 多数の絵本を手作業で管理すると、在庫の実態を正確に把握するのは至難の業です。
- 記録に抜けや過不足があると、貸出や補充がスムーズに進みません。
2. 貸出・返却管理の煩雑さ
- 利用状況を手書きやエクセル管理で行っていると、予約ミスや返却漏れが発生しやすいです。
- 利用者ごとに正確に管理するのにも時間がかかります。
3. 情報の一元化の難しさ
- 複数の管理ツールを利用すると、在庫情報や利用者情報、貸出記録が分散し、全体の状況を把握しにくくなります。
大量の絵本の管理ポイント
1. 在庫の最新確認
クラウド連携を活用して、今ある絵本の数や貸出中の絵本をリアルタイムで確認できるようにすると、常に正確な在庫情報が手に入ります。
2. 自動化によるミス防止
貸出や返却の処理を自動化すれば、手作業での入力ミスや同じ絵本を二重に貸し出すことを防げ、スムーズな運用が実現します。
3. データの一元管理
利用者情報や貸出履歴など、複数のデータを一つのシステムでまとめて管理することで、全体の状況がすぐに把握でき、迅速な対応が可能になります。
4. シンプルな操作性
操作がわかりやすいアプリやシステムを導入すれば、ITに不慣れなスタッフでも簡単に使えるため、管理業務の負担が大幅に軽減されます。
これらのポイントを実践することで、大量の絵本も効率的に管理でき、施設全体の運営がよりスムーズになります。
課題解決！貸出管理アプリ「カシカン」
保育園や図書館などで、多数の絵本を管理する際に発生する煩雑な作業やミスによるトラブルを、一気に解決してくれるのが貸出管理アプリ「カシカン」です。カシカンは、在庫管理、貸出・返却処理、利用者情報の統合まであらゆる管理業務を自動化・簡略化するよう設計されています。
カシカンは、複雑な管理課題をスマートに解決し、現場の運営効率を向上させる最適なツールです。これにより、保育園や図書館のスタッフは、絵本管理の負担から解放され、本来の教育や利用者サービスにより注力できる環境が整います。
カシカンの特徴
1. リアルタイムな在庫管理と予約状況の把握
- クラウド連携型のシステムにより、絵本の在庫や貸出状況が常に最新の状態で把握できます。
- 急な予約変更や利用状況の確認にも即応でき、ダブルブッキングや在庫不足のリスクが大幅に軽減されます。
2. 業務プロセスの自動化で作業時間を大幅カット
- 従来の手作業から脱却し、絵本の貸出予約、返却処理、滞納管理などの業務が自動化されます。
- スタッフは、本来の教育や子どもたちへのサポートに専念できるため、園全体の運営効率が向上します。
3. システム統合による一元管理
- 在庫管理、利用者情報管理、貸出・返却のスケジュール管理が一つのアプリで完結。
- 園全体の状況を一目で確認できるため、管理者は迅速な意思決定が可能となります。
4. セキュリティ対策と安心の運用
- データは自動でバックアップされ、厳重なセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが最小限に。
- 安心して日々の運用が行える環境が整っています。
カシカンの機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. 書籍の検索機能
カシカンでは、登録済みの書籍を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は書籍の在庫管理などをする時に役に立ちます。
4. 書籍のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、書籍を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
6. ひらがなモード
まだ漢字の読めないこども向けに、カシカンで表示する文字を全てひらがなにすることができます。これで子供が自分たちで借りたいものを選び、貸出を行えるようになります。
7. 会員証作成機能
カシカンでは、グループページへのログインリンクをQR化してプリントできます。会員証を活用すれば、たとえ一台の端末でもカシカンをみんなで使えます。アカウント登録不要の会員証も発行可能で、メールアドレスは不要です。
事例紹介
ここでは、カシカンを実際に導入している現場から、取り組みの詳細と成功事例をご紹介します。
事例1：ICTを活用して絵本と子どもがもっと身近に
京都府福知山市のおとのもり保育園は、豊かな自然環境の中で0～2歳児の手厚い保育を実施し、家庭的な雰囲気の中で子どもたちの成長を支えています。園長の佐金美弥子さんは、保育士や保護者の労働環境の改善とともに、ICTを駆使したシステム導入により業務の効率化を図る取り組みを進めています。
【取り組みの特徴】
- 絵本の登録や貸出業務は、従来の紙ベース・エクセル管理から一気にデジタル化。バーコードやQRコードを利用し、スマートフォンでの操作により簡単に貸出しが行える環境を整備。
- 保護者はアプリを通じて簡単に絵本を予約・借りることができ、返却も紙の絵本袋に入れて持ち帰るという楽しい仕組みが採用されています。
- アプリ導入により、教職員の業務負担が軽減され、保育士が子どもたちへの情操教育により多くの時間をかけられるように。
- 保護者からは「スマホで簡単にすべてが完結する」と高評価。説明会での反応も上々で、アナログな良さを大切にしつつもデジタルの利便性を存分に活用できると評判です。
佐金さんは、カシカン導入により「これ、めちゃくちゃ楽やん」という感想を持ち、保育現場の運営効率の向上とともに、絵本という物としての価値をさらに高め、子どもたちにもっと豊かな保育環境を提供できるようになったと語っています。
事例2：「ホンモノにふれる」教育を目指して
福井県福井市久喜津町にある「めぐみこども園」は、豊かな自然環境の中で子どもたちの主体性を大切にする保育を実践しています。副理事長の中戸さんは、図書館での本物に触れる体験を重視する「ホンモノにふれる」というコンセプトのもと、紙の絵本での触感を大切にしながらもICTの力を借りて、利便性を向上させています。
【取り組みの特徴】
- 図書館における絵本貸出しのシステムは、保護者がアプリから予約し、スタッフが準備した絵本を子どもが持ち帰る方式。
- 返却は返却ボックスに入れるだけで完結する手軽さを実現。
- セキュリティカードとQRコードを利用した貸出処理で、土曜や閉園後でも図書館を利用できる仕組みを構築。
- 絵本のジャンル分けは有名な絵本専門店「クレヨンハウス」と連携し、ハッシュタグを活用した分類データを一括取り込みで管理。
中戸さんは、カシカンのシステム柔軟性とサポート体制の高さを特に評価しています。アプリ導入により、紙媒体とデジタルが融合し、保育現場での「本物に触れる」価値を損なうことなく、管理業務の効率化に大きく貢献しています。また、地域の方々にも利用を拡大し、園が地域交流の拠点としても機能するよう進化を遂げています。
まとめ
大量発注した絵本の管理は、従来の手法ではどうしても手間がかかりやすく、ミスが発生しがちです。しかし、今回ご紹介した簡単管理アプリを導入すれば、リアルタイム在庫管理、貸出・返却の自動処理、統合されたデータ管理といった機能により、保育園や図書館、児童館の運営が大幅に効率化されます。
※専門知識がなくてもすぐに導入できるシンプルな操作性が魅力のこのアプリを活用して、大量発注した絵本も安心・スムーズに管理してみませんか？
ぜひ、あなたの施設でもこの管理アプリを取り入れ、業務の効率化と安心運用を実現してください。
