はじめに
学会やシンポジウム、展示会などのイベントでは、参加者向けの配布資料や貸出用タブレット、パンフレット、翻訳機器など、多くの物品を準備する必要があります。ところが、「返却されない」「誰が持ち出しているか分からない」「管理に人手と時間がかかる」といった問題で、運営コストが膨らんでしまうケースも少なくありません。
そうした課題を解決するのが、資料や備品の貸出をデジタルで管理できるシステムです。導入するだけで、人的コストと紛失リスクを大幅に削減できます。
イベント資料管理にありがちな課題
学会・イベントでの貸出管理では、次のような問題が多く見られます。
- 貸出帳を手書きで管理 → 情報更新が煩雑で追跡できない
- 返却忘れや紛失が多い → 再購入費用がかさむ
- 多言語資料やデバイスは種類が多く、在庫管理が難しい
- 管理スタッフの負担が大きく、参加者対応に支障が出る
これでは、限られた予算の中で運営する学会やイベントにとって大きな痛手となってしまいます。
デジタル貸出システム導入のメリット
資料や備品をシステムで管理することで、運営負担とコストを大きく削減できます。
1. 在庫をリアルタイムで把握
「今、誰が何を利用中か」が一覧で確認でき、在庫不足を未然に防ぎます。
2. 返却忘れ・紛失を防止
返却期限の通知やリマインダー機能で、返却漏れを大幅に減らせます。
3. 手間を削減し運営効率アップ
QRコードやバーコードを読み込むだけで貸出・返却の処理が完了。人手も時間も節約に。
4. 利用履歴のデータ活用
「どの資料が最も使われたか」「外国人参加者は何割だったか」など、次回イベントの計画に役立つデータが自動で蓄積されます。
おすすめツール「カシカン」
学会やイベント運営で役立つのが、無料から使える貸出管理システム 「カシカン」 です。
- スマホ・PCで操作可能、特別な機材不要
- QRコードで資料や備品に紐付け → 貸出受付が数秒で完了
- 多言語資料や端末もカテゴリ分けして管理できる
導入はアカウント登録と備品登録だけ。小規模イベントから大規模学会まで柔軟に対応できます。
カシカンの機能を一部ご紹介
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 英語モード
カシカンでは、言語を英語に設定することができます。これにより、海外からの利用者やスタッフもシステムを円滑に利用でき、コミュニケーションの障壁を低減します。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
学会・イベントでの活用イメージ
例えば国際学会で通訳レシーバーやタブレットを貸し出す場合：
- 参加者が受付でQRコードをスキャン → 即貸出処理完了
- 返却時も同じ操作で一括管理
- 返却忘れがあればリマインダー通知を自動送信
- 運営スタッフは利用状況をいつでも確認でき、在庫不足トラブルを防止
これにより、従来の人力管理に比べてスタッフ工数を削減し、資料や備品の紛失率も下げることができます。
まとめ
学会やイベント運営における資料・備品管理は、アナログ管理を続けるとコスト増と運営負担の原因になります。
無料から導入できる「カシカン」を活用すれば、
- 紛失・返却忘れの防止
- スタッフの業務負担軽減
- 利用データを活かした次回イベントの改善
といったメリットを同時に手にできます。限られた予算と人手で円滑な運営を実現するために、次の学会やイベントから「デジタル貸出管理」を取り入れてみませんか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
