はじめに
皆さん、こんにちは。今回は、オフィス内の小さなスペースを活用して社内図書館を設立する方法と、そのポイントについてご紹介します。これから設立を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
なぜ社内図書館を設立するのか
まず、社内図書館を設立するメリットを考えてみましょう。
1. 社員の学習意欲向上
専門書やビジネス書に触れる機会が増え、自己啓発やスキルアップにつながります。
2. コミュニケーションの活性化
同じ本を通じて会話が生まれ、部署間の交流が促進されます。
3. 企業文化の醸成
知識を共有し合う文化が育まれ、組織全体の成長に寄与します。
設立へのステップとポイント
1. 目的と目標を明確にする
目的の設定
何のために図書館を設立するのかを明確にします。社員教育、コミュニケーション促進、企業文化の形成など、目的を共有しましょう。
目標の設定
具体的な目標（例：年間の貸出数、設置する本の数）を設定し、進捗を測定できるようにします。
2. スペースの確保とレイアウト設計
スペースの選定
オフィス内の未使用スペースや休憩エリアを活用します。アクセスしやすく、静かな場所が理想的です。
レイアウトの工夫
- 本棚の配置：壁際を有効活用し、通路を確保します。
- 座席の設置：リラックスできる椅子やソファを配置し、読書しやすい環境を作ります。
- 装飾：観葉植物や照明で居心地の良い空間を演出します。
3. 図書の選定と収集方法
図書の選定
- ジャンルの多様化：業務関連書籍だけでなく、ビジネス書、自己啓発書、小説など多彩なジャンルを揃えます。
- 社員のニーズ把握：アンケートを実施し、どのような本が求められているかを調査します。
収集方法
- 会社購入：予算を確保し、必要な本を購入します。
- 社員からの寄付：不要になった本の寄付を募ります。社員参加型の取り組みとしても効果的です。
4. 運営ルールの策定
- 貸出システムの導入：誰がどの本を借りたかを管理します。デジタルで行うと、効率的に管理することができます。
- 貸出期間の設定：適切な貸出期間を設け、多くの人が利用できるようにします。
- 図書の取り扱い：本を大切に扱うよう呼びかけます。
5. プロモーションと継続的な活動
新刊情報の共有
- 掲示板の設置：新しく入った本やおすすめの本を紹介します。
- 社内メールやSNSの活用：定期的に情報発信を行い、利用を促進します。
読書会やイベントの開催
- ブッククラブ：共通の本を読み、感想を共有する場を設けます。
- 講演会：機会があれば、本にまつわるイベントを企画します。
貸出管理システム「カシカン」のご紹介
図書貸出サービスを効率的に運営するためには、信頼性の高い貸出管理システムの導入が鍵となります。「カシカン」は、シンプルで使いやすい貸出管理システムで、多くの企業や団体で採用されています。運営者と利用者双方の利便性を高める機能が豊富です。また、クラウドベースで運用できるため、初期投資や維持管理コストを抑えることが可能です。図書貸出サービスをスムーズに開始・運営するために、「カシカン」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
カシカンの機能を一部ご紹介
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書籍の画像が自動で登録できます。登録できる本の数に制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. QRコードで貸出機能
カシカンでは、予約手続きへのアクセスリンクをQRコード化して印刷する機能があります。印刷したQRコードを貸出物に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の貸出物から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
以上の機能を活用することで、図書管理業務の簡略化・効率化が期待できます。
カシカンを利用した実際の効果と成功事例
社内図書館を設立し、図書管理システム「カシカン」を導入した企業では、以下のような具体的な効果と成功事例が報告されています。
- 社員のエンゲージメント向上
「カシカン」を活用することで、社員はオンライン上で簡単に図書の検索や予約ができるようになりました。例えば、営業部で新商品の提案力を高めるためにマーケティング関連の書籍を探していた時、「カシカン」で興味のある本を見つけ、すぐに借りて読了。得た知識を活かして提案した企画がクライアントに高評価を受け、契約の獲得につながりました。このように、社員が必要な情報に素早くアクセスできる環境が整い、自己成長への意欲が高まっています。 - 業務効率の改善
従来の紙ベースの貸出管理から「カシカン」に切り替えたことで、図書管理にかかる時間と労力が大幅に削減されました。総務部では、図書の在庫管理や貸出状況をリアルタイムで把握できるようになり、在庫不足や過剰購入を防止。年間で図書購入費を20％削減することに成功しました。また、浮いた時間を他の業務改善活動に充てることで、組織全体の生産性も向上しています。 - 社員満足度の向上
「カシカン」のモバイルアプリを導入したことで、社員は外出先や自宅からでも図書の検索・予約が可能になりました。働き方改革の一環として在宅勤務を推進する中、社員からは「自宅でも学習環境が整い助かる」と好評を得ています。社内調査では、図書館サービスに関する満足度が向上しました。
まとめ
小さなスペースで始められる社内図書館は、社員と企業の双方に多くのメリットをもたらします。これから設立を考えている方は、以下のポイントを押さえて計画を進めてみてください。
- 目的と目標を明確にする
- 適切なスペースを確保し、快適な環境を整える
- 社員のニーズを反映した図書を揃える
- シンプルでわかりやすい運営ルールを策定する
- 継続的なプロモーションで利用を促進する
小さな一歩が大きな効果を生むことを実感できるはずです。ぜひ、社内図書館の設立にチャレンジしてみてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
