はじめに
技師装具を取り扱う皆さんに向けて、今回は装具貸し出しの業務を改善するためのコツやシステム導入のメリットについてお話しします。特に、貸出管理システムを導入することで業務効率が格段に向上する点に注目していきます。
技師装具を貸出管理するシチュエーションと課題
技師装具の貸し出しが行われるシチュエーションは多岐にわたりますが、ここではいくつかの典型的なケースを紹介します。
1. リハビリテーション施設
患者が長期リハビリテーションを行うために、特定の技師装具（例えば、歩行補助器やエクササイズ機器）を数週間にわたって利用する。
課題:
- 多数の患者が同時期に異なる装具を使用するため、各装具の貸出状況や返却予定日を把握するのが難しい。
- 装具の状態確認やメンテナンスの追跡も手間がかかる。
2. 病院や診療所
入院患者や外来患者が治療中に一時的に技師装具（例えば、車椅子や装身具）を使用する。
課題:
- 短期利用が多いため、頻繁な貸出と返却の手続きを効率化する必要がある。
- 使用した装具の清掃や消毒が必要だが、その管理が煩雑になる。
3. 在宅介護サービス
在宅介護を受ける患者が、家で使用するために技師装具（例えば、階段昇降機やリフト）をレンタルする。
課題:
- 複数の利用者に同時に対応するため、装具の配送や回収のスケジュール管理が大変。
- 利用者の状況に応じて、装具の選定やカスタマイズが必要となる場合がある。
貸出管理システムの導入がもたらすメリット
これらの課題を解決するために、貸出管理システムの導入は非常に効果的です。以下にその主なメリットを列挙します。
1. 誤差ゼロの在庫管理
収集したデータをリアルタイムで管理することで、どの装具が現時点でどの状態にあるのかを正確に把握できます。この結果、紛失や返却忘れのリスクが大幅に減少します。
2. 簡単な操作性
システムを導入することで、情報の入力が一括で簡単に行えるようになります。これにより利用者の負担も軽減し、利用率の向上が見込まれます。
3. トータルコストの削減
効率的な管理が可能となるため、無駄な在庫や不要な買い替えを防ぐことができます。その結果、トータルコストの削減にもつながります。
おすすめの貸出管理システム「カシカン」
カシカンは、備品や共有物、所有物をスマートフォンやPC上から簡単に管理できるサービスです。貸出管理が簡単にでき、グループ内で共有することも可能なため、物品の共有や貸し借りを円滑に行えます。カシカンは、物品管理をシンプルにし、スムーズな共有を実現する頼もしいツールです。
とはいえ、どの貸出システムが合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様におすすめの貸出システムが「カシカン」です！カシカンは他の貸出システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
技師装具貸し出し業務を成功させるには、正確かつ効率的な管理が必要不可欠です。貸出管理システムの導入は、そのための一つの効果的なソリューションです。システム導入により、業務の効率化、コスト削減、顧客満足度向上などの多くのメリットが期待できます。
ぜひ、この機会に自社の業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？
以上、技師装具貸し出し業務の成功に向けた一つの提案として、貸出管理システムの導入についてお話ししました。皆さんの業務がよりスムーズで効果的なものになることを願っています。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
