はじめに：
デモ品の管理は、多くの企業にとって重要な課題です。デモ品は新製品の紹介や顧客への提案ツールとして欠かせないものですが、その管理が煩雑になることも少なくありません。デモ品の紛失や返却忘れ、予約の重複など、さまざまなトラブルが発生することがあります。このブログでは、社内デモ品の管理をどのように効率化できるかや、便利なアプリをご紹介します。是非最後までご覧ください。
デモ品管理を効率化ポイント
1. リストの徹底管理
- 明確なリスト作成
デモ品のリストを詳細に作成し、品目ごとに管理番号を付けておくことが重要です。品目ごとの写真、説明文、貸出状況などの情報を含めて一覧化することで、管理が容易になります。これにより、どのデモ品がどこにあるのか、誰が利用しているのかを迅速に把握できます。
- 一元管理
デモ品のリストを一元管理できるシステムを導入すると、効率が大幅に向上します。Excelシートや専用の管理ソフトウェアを利用して情報を整理することで、手作業によるミスを減らせます。
2. タグ付けと識別
- QRコードやバーコードの利用
各デモ品にQRコードやバーコードを付けることで、簡単にスキャンして情報を取得・管理できます。これにより、物品の検索が迅速かつ確実に行え、データの入力ミスや管理コストが削減されます。
3. 手続きの標準化
- 貸出・返却手続きの明確化
デモ品の貸出と返却の手続きを標準化し、ドキュメント化しておくことが重要です。手続きの流れや必要書類、利用者の責任範囲などを明確に示すことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
- 貸出記録の徹底
貸出時には、利用者の名前、連絡先、貸出日、返却予定日を記録します。これにより、返却忘れや紛失が発生した場合に迅速に対応できます。
4. リマインダー機能の活用
- 自動通知システムの導入
貸出期限が近づくと自動で利用者に通知が送られるリマインダー機能を導入することで、返却忘れを防止できます。これにより、管理者の手間が省け、デモ品の回転率が向上します。特に、延滞が発生した場合には即座に通知が行われるように設定すると良いでしょう。
5. 定期的な在庫確認
- 在庫チェックの定期化
定期的に在庫確認を行い、デモ品の状態をチェックします。紛失や破損がないか、必要なデモ品が揃っているかを定期的に確認することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
- 保守・メンテナンス
デモ品の使用頻度が高い場合、定期的なメンテナンスや修理が必要になることがあります。これにより、常に最良の状態でデモ品を利用できるようにし、プロモーション効果を最大化することができます。
6. スタッフのトレーニング
- ルールと手続きの周知徹底
デモ品の管理手続きやルールを徹底的にスタッフにトレーニングします。マニュアルを作成し、定期的に更新することで、新しいスタッフにも迅速に対応できるようになります。
- 連携の強化
他の部署やスタッフとの連携を強化し、デモ品管理の情報を共有することで、管理が一層効率化されます。チーム全体でデモ品の重要性を理解し、協力して管理する体制を整えることが重要です。
おすすめの貸出システム
今回おすすめするのは、備品管理アプリ「カシカン」です！管理をアプリに任せることで楽に貸出管理をすることができます。
とはいえ、アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の備品管理に役立つ機能について、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
実際にカシカンを導入した事例
某電子機器メーカーでは、社内で利用するデモ機材の管理にカシカンを導入しました。以前は手書きの貸出ノートやエクセルで管理していましたが、管理が煩雑でトラブルが多発。カシカンを導入した結果、貸出返却のプロセスが一元管理でき、トラブルが激減。同時に、デモ品の利用状況がリアルタイムで把握できるため、必要なデモ品を効率的に管理できるようになりました。
まとめ
デモ品の管理は企業にとって重要な業務の一つです。カシカンを利用することで、デモ品の貸出管理を効率化し、トラブルを減少させることができます。また、リマインダー機能や画像登録機能などの多彩な機能を活用すれば、よりスムーズかつ効果的な運営が可能となります。
もしデモ品の管理に悩んでいるなら、ぜひカシカンを導入してみてください。無料から利用できるため、コスト面でも安心です。
カシカンのより詳しい機能や使い方については、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。あなたの会社のデモ品管理が劇的に変わること間違いなしです！
