総務担当者のための「社内ライブラリ」運用術：福利厚生を形骸化させない仕組み
- 「社員のリスキリングを支援するために本棚を設置したけれど、活用されていない」
- 「誰が借りているか分からず、紛失が怖くて高価な本が買えない」
- 総務・人事の現場では、このような悩みが絶えません。
福利厚生としての社内ライブラリは、推奨度が高い一方で、実際の利用率が伸び悩む典型的な施策です。その原因は、案外「管理の面倒くささ」という小さなハードルにあります。
現場の悲鳴：「管理すること」が目的になっていませんか？
社内図書の管理を任されると、真面目な担当者ほど「完璧な台帳」を作ろうとします。
- 「エクセルで1冊ずつタイトルを手入力して…」
- 「貸出のたびに総務のデスクに来てもらって記入して…」
- 「月末には1冊ずつ棚卸しをして…」
これでは、担当者の工数がいくらあっても足りません。また、利用者側も「総務の人に声をかけるのが申し訳ない（あるいは面倒）」と感じ、足が遠のいてしまいます。
なぜ「見える化」が必要なのか
備品管理の「見える化」とは、所在や状況が「誰でも一目で分かる」状態にすることです。「見える化」が進むと、総務の業務は以下のように変わります。
- 「あの本どこ？」という問い合わせがゼロに: 利用者が自分でスマホから在庫を検索できます 。
- 「返却の催促」というストレスからの解放: 返却期限が来るとシステムが自動でリマインダーを送ってくれます 。
- 無駄な二重購入の防止: 既存の蔵書が把握できていれば、似たような本を重複して買うミスがなくなります 。
業務を楽にする「スモールスタート」の視点
最初から全社に「新しいシステムを入れます！」と宣言すると、社内調整が大変です。
まずは「特定の棚」や「特定の部署」から小さく始めるのが、総務DXの定石です 。
具体的な管理方法：カシカンを活用した3つのステップ
「カシカン」を使えば、今ある本棚をそのままデジタル化できます。
ステップ1：人気の本だけを「抜き打ち」登録
本棚にある何百冊を一度に登録する必要はありません。まずは「新刊コーナー」や「人気のビジネス書10冊」だけを選んで、カシカンに登録しましょう。バーコードを読み取るだけなので、コーヒー休憩のついでに終わります。
ステップ2：設置場所に「ガイド」を掲示
本棚の目立つ場所に、「貸出はこのQRコードを読み取るだけ」という簡単なマニュアルを貼ります。カシカンなら、利用者側はアプリのダウンロードすら不要で、ブラウザからその場で手続きが可能です。「総務に言わずに自分で完結できる」という気軽さが、利用率を一気に引き上げます。
ステップ3：紛失対策も「仕組み」で解決
「もし紛失したら…」という不安には、あらかじめルールを決めておきましょう。例えば「紛失時は現物で弁償する」というルールをカシカンのグループ説明欄に明記しておきます。誰が最後に借りたかがデータで残るため、心理的な抑止力が働き、紛失リスクは劇的に下がります。
この方法の限界
カシカンは「本」や「備品（プロジェクターや備品PC）」の管理には最適ですが、「消耗品（文房具やコピー用紙）」には向きません。「残り3冊になったら発注する」といった在庫カウント機能は備わっていないため、そういった管理は別のツールや「かんばん方式」を併用することをお勧めします。
まとめ：カシカンから始める「愛される福利厚生」
社内ライブラリは、単なる本の置き場所ではなく、社員同士のコミュニケーションを活性化させる場になります。カシカンは無料で使い始めることができます。まずは、新しく入ってきた数冊の本から試してみてください。管理の手間が減り、本が循環し始める様子を見れば、「これならもっと増やせる」と確信できるはずです。
総務の仕事を「管理」から「価値創造」へ。カシカンと一緒に、一歩踏み出してみませんか？カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
