「車に積み忘れた！」をゼロに。訪問現場のヒヤリハットを仕組みで防ぐ備品管理
訪問看護や訪問介護の現場で、最も肝を冷やす瞬間。それは利用者宅に到着し、いざケアを始めようとした時に「パルスオキシメーターがない」「血圧計を前の現場に忘れてきた」と気づく瞬間ではないでしょうか。こうした備品の紛失や持ち出し忘れは、単なる事務的なミスではありません。必要なバイタルチェックができない、あるいは前の利用者宅に機材を置き忘れて個人情報漏洩のリスクが生じるなど、重大な「ヒヤリハット」に直結します。今回は、スタッフの注意力を信じるのではなく、多忙な移動の中でも「漏れ」が起きない仕組み化について考えます。
訪問現場の前提：なぜ「注意」だけではヒヤリハットが防げないのか
訪問現場の備品管理には、オフィスワークとは比較にならない過酷な条件が揃っています。
- 直行直帰の多さ： スタッフが拠点を介さず移動するため、誰が何を持っているかが「ブラックボックス化」しやすい。
- 「個人のカバン」という死角： 備品が各スタッフのカバンや車の中に分散しており、棚卸しが物理的に困難。
- 緊急性の高い判断： 現場ではケアが最優先。記録は常に後回しになり、記憶が曖昧なまま次の現場へ向かってしまう。
「忘れ物に注意しましょう」というスローガンは、疲弊した現場では無力です。
現場で起きる「備品迷子」の構造的な理由
- 「また貸し」の把握漏れ： 事務所で「ちょっと貸して」と機材を受け渡し、そのまま記録に残らない。
- ステータスの不明： 「修理中」なのか「誰かが持っている」のかが分からず、いざ必要な時に予備機がない。
- 返却の確認不足： 戻したつもりでも、実際には車の中に転がっている。これが「紛失のヒヤリハット」の第一歩です。
これらはスタッフの資質の問題ではなく、「現場の動線の中に、記録するタイミングが組み込まれていない」ことが原因です。
業務を楽にする「整理の視点」：持ち出しを「儀式」にしない
管理を仕組み化する際は、スタッフの移動を妨げない「軽さ」が重要です。
- 「訪問セット」の固定化： 血圧計、体温計、消毒液などをポーチにまとめ、セット単位で番号管理します。
- 「車」を保管場所とみなす： 事務所の棚だけでなく、「〇〇さんの車」を一つの保管場所としてシステム上で定義します。
- 「今」の状態を全員で共有： 誰がどのセットを持っているか、全スタッフがスマホでいつでも見られる状態にします。
具体的な運用例：カシカンを導入して「ヒヤリ」を最小化する
1. 紛失しやすい「小物機材」から登録
まずはパルスオキシメーターや非接触体温計など、小さくて紛失しやすい機材を「カシカン」に登録します。高価な医療機器から始めることで、現場に「これは大切な資産だ」という意識が自然に浸透します。
2. 「出発前の1スキャン」をルーチンにする
事務所を出る際、スマホでQRコードを「ピッ」と読み取る。これだけで「田中さんが05番セットを持ち出した」という記録が完了します。紙に名前を書く手間を省くことで、急ぎの出発時でも記録が漏れません。
3. 写真で「忘れ物チェック」
利用者宅を出る際、カシカンの画面で「自分が持っているはずのリスト」を確認します。もし前の現場に忘れていれば、その場で気づくことができます。この「早期発見の仕組み」が、重大な事故を防ぐ防波堤となります。
この方法の限界と注意点
- ラベルの衛生管理： 医療現場ではアルコール消毒が頻繁に行われます。QRコードラベルは、消毒に強い耐久性の高いものを選ぶ必要があります。
- 入力忘れのフォロー： 最初は「スキャンし忘れた」というミスも起きます。それを責めるのではなく、朝礼などで「今の在庫状況」をスマホで一緒に確認する習慣を作ることが大切です。
カシカンで「ケアの質」を守る
「カシカン」は、スマホ一台で訪問現場の機材の所在をリアルタイムに可視化します。
- 「あれどこ？」の電話が消える： 事務所に電話して在庫を確認する手間がなくなり、現場のスタッフも管理者も本来のケア業務に集中できます。
- メンテナンス履歴の共有： 「この血圧計、電池が切れそう」といった情報も備考欄で共有でき、次の利用者が現場で困る「ヒヤリ」を防げます。
- 情報の民主化： 管理者だけが把握するのではなく、全員が「モノの動き」を知ることで、チーム全体の危機管理意識が高まります。
「道具がない」という不安を抱えたまま現場に向かうストレスからスタッフを解放しませんか。まずは、一番行方不明になりやすい「あの予備機」から、カシカンで管理を始めてみましょう。カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
