訪問現場の生産性を下げる「見えない待ち時間」
訪問看護や介護の現場では、スタッフがそれぞれ別の場所へ向かうため、限られた「社用車」や「共有機材」のやりくりが非常に重要になります。しかし、毎朝のように「今日の午後の車、誰が使うんだっけ？」「吸引器が棚にないけど、誰の車に載ったまま？」といった確認に追われてはいないでしょうか。こうした小さな確認作業や、連絡を待つ時間は、1回数分であっても積み重なれば大きなロスとなります。何より、分刻みのスケジュールで動くスタッフにとって、「使いたい時に道具がない」という状況は大きな心理的ストレスに繋がります。
現場で頻発する「共有モノ」の3つの課題
訪問現場に共通する、管理のつまずきポイントを整理します。
1. 車両のダブルブッキングとガソリン問題
「予約表には書いていないけれど、急な訪問で車を出してしまった」という事態が起きると、次に使う予定だったスタッフが立ち往生してしまいます。また、「返却時にガソリンが空だったが、誰が最後だったか分からない」といった小さな不満が、チームの空気を重くすることもあります。
2. 「車に積みっぱなし」による機材の行方不明
血圧計やパルスオキシメーター、あるいはポータブルの検査機器など、複数のスタッフで共有する機材は、事務所に戻った際に「車から降ろし忘れる」ことがよくあります。次に必要なスタッフが事務所で探し回り、結局、外にいるスタッフに電話をかけて確認する……という二度手間が発生します。
3. ホワイトボード管理の限界
事務所に置かれたホワイトボードや紙の予約表は、一箇所でしか確認できません。直行直帰が多い現場や、移動中の車内からは「今の空き状況」が見えないため、結局、事務所に電話をかけて誰かに確認してもらうしかありません。
なぜ「ルールを厳しくする」だけでは解決しないのか
こうした問題を解決するために「必ず台帳に記入すること」「車を降りる前にチェックリストを確認すること」といったルールを強化しがちです。しかし、ケアの現場は常に予想外のことが起きます。
- 記入する暇がないほど忙しい
- 手が離せない状況で電話をかけるのは負担
- 事務所に戻る時間そのものがもったいない
スタッフに「もっと注意して」と求めるのは、現場の善意に甘えている状態です。必要なのは、頑張らなくても正確な情報が共有される**「情報の置き場所」**を整えることです。
現場を楽にする「持続可能な管理」3つの視点
精神論ではなく、仕組みで解決するために必要な視点は以下の3つです。
1. 台帳を「ポケットの中」へ移す
管理の拠点を事務所の壁（ホワイトボード）から、全員が持っている「スマホ」へ移します。これにより、訪問先や移動中でも、その場で状況を確認・更新できるようになります。
2. 「入力」ではなく「スキャン」で終わらせる
忙しい合間に文字を打つのは大変です。機材や車のキーに貼ったコードをスマホで読み取るだけで、「今、私が使っています」という記録が1秒で終わる仕組みを作ります。
3. 「誰が持っているか」を全員が見えるようにする
「誰が持っているか」を隠すのではなく、全員の共通認識にします。これにより、わざわざ電話で全員に確認しなくても、アプリを見るだけで「Aさんが持っているなら、帰り道に受け取ろう」といったスタッフ間での自律的な判断が可能になります。
具体的な運用フローの構築例
スマホを活用し、日々の動線に組み込んだ管理の形を紹介します。
- 機材と車の「見える化」 社用車のキーや、共有機材のケースに、管理用のコード（QRコードなど）を貼り付けます。
- 出発時のスキャン 車に乗る際、スマホでコードを読み取り「貸出」にします。これで事務所のスタッフも、外にいるスタッフも、誰がその車を使っているか分かります。
- 現場でのステータス確認 「次の訪問先で吸引器を使いたい」と思ったら、手元のスマホで在庫を確認。空いていればそのまま予約を入れます。
- 戻った時の完了処理 事務所に戻り、棚や車庫に返却したタイミングでスキャンして「返却」にします。
導入の注意点と「運用のコツ」
- 最初から全てを管理しない：まずは「一番トラブルが多い社用車だけ」など、範囲を絞って始めるとスムーズです。
- 「報告」ではなく「共有」と伝える：管理者に監視されるための道具ではなく、スタッフ同士が「探し物をしなくて済むための道具」であることを強調してください。
訪問現場の「困った」を解消する「カシカン」
こうした「スマホを台帳にする仕組み」を、特別な機材なしで今すぐ導入できるのが「カシカン」です。カシカンは、スマホのカメラを使って、誰でも直感的にモノの動きを管理できるアプリです。訪問看護・介護のような、スピード感と情報のリアルタイム性が求められる現場に最適です。
- スタッフのスマホがそのまま予約表に 専用の端末を購入する必要はありません。スタッフ各自のスマホで、いつでもどこでも車の予約や機材の確認ができます。
- 写真とコードで「迷わない管理」 「あの青いケースの血圧計」といった曖昧な表現ではなく、写真とコードで確実にモノを特定。スキャンするだけで履歴が残るため、戻し忘れもすぐに気づけます。
- 「ガソリン残量」などの情報もメモで共有 「ガソリン半分以下」「動作が少し不安定」といった現場の気づきを、その場でメモとして残せます。次に使うスタッフへのスムーズなバトンタッチが可能です。
「人の記憶」を「仕組み」に変えて、ケアに集中できる環境へ
車両や機材の管理が整うと、スタッフは「探し物」や「確認の電話」というストレスから解放されます。その浮いた時間は、利用者様と向き合う時間や、スタッフ自身の休憩時間、あるいは記録業務の充実に充てることができます。「誰が持っているか分からない」という不安をなくすことは、チームの信頼関係を守ることにも繋がります。まずは、最も予約が重なりやすい「社用車」や、数が限られている「ケア機材」から、カシカンで管理を始めてみませんか？
次の一歩として：
まずは、事業所にある共有機材を3つだけピックアップして、カシカンで「デジタル台帳」を作ってみませんか？実際の訪問ルートの中で、どのようにスキャンを組み込むのが一番楽か、具体的なシミュレーションを一緒に行いましょう。
カシカンの詳細な情報や使い方については、カシカン公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
