はじめに：
社内の掃除用具を共有することは、効率的で経済的な選択です。掃除用具を共有することで、重複を避け、必要なものだけを保管できます。これによりスペースの有効活用ができ、無駄な購入を減らすことができます。また、共用の掃除用具は、清掃スケジュールを統一し、効率的に清掃作業を進めるのに役立ちます。
今回は、社内で掃除用具を共有するためのポイントから、貸出管理に役立つアプリまでご紹介していきます。是非最後までご覧ください。
掃除用具の貸出管理のポイント
1. 台帳の作成
- オンラインで管理台帳を作成し、業務の効率化を図りましょう。
- 台帳には、備品の名称、数量、所在地、貸出状況などの情報を記録します。
- 定期的に台帳を更新して最新の情報を管理します。
2. 貸出手続きの確立
- 備品の持ち出しや貸出しは、事前に予約等の手続きが必要です。
- 貸出時には、貸出日や返却予定日、貸出者の氏名などを記録します。
3. 備品の識別
- 備品には、バーコードやQRコードなどの識別子を付与しましょう。
- 識別子をスキャンして貸出記録と紐付けることで、備品の追跡や管理が容易になります。
4. 定期的な棚卸し
- 備品の在庫状況を確認するために定期的な棚卸しを行いましょう。
- 棚卸しにより、備品の不足や損失を早期に発見し、適切な対応を行います。
※注意点
- 備品の適切な使用方法を従業員に周知徹底しましょう。
- 貸出期間を厳守し、返却されない場合の対応を確認しておきましょう。
おすすめの備品貸出システム
掃除用具の貸出管理には、備品管理アプリ「カシカン」がおすすめです。管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
「カシカン」は、直感的で使いやすいインターフェースを提供し、スマートフォンで備品の登録、貸出、返却、予約などの操作が簡単に行えます。アプリ内で掃除用具の情報を一元管理でき、返却期限が近づいた場合や予約が入った場合に通知を受けることができます。さらに、無料から利用でき、人数が多い場合でも安価に利用できます。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能をご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ：社内で掃除用具を「カシカン」で簡単貸出管理！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
