はじめに
就労支援事業を運営されている皆様、日々の業務でこんなお悩みはありませんか？
- 利用者に提供する書籍や資料の管理が煩雑で手間がかかる
- 貸出・返却の記録が曖昧で、紛失や延滞が起こりやすい
- 限られた予算内で効率的な管理システムを導入したいが、高額な費用がネックになっている
これらの課題を解決し、業務効率を大幅に向上させる方法があります。それが、無料で利用できる書籍管理システム「カシカン」の導入です。この記事では、「カシカン」を活用した書籍管理のメリットと、その導入効果について詳しくご紹介します。
就労支援事業における書籍管理の重要性
1. 利用者の学習支援
就労支援事業では、利用者のスキルアップや資格取得をサポートするため、多くの書籍や教材を提供しています。これらの資源を効率的に管理することで、利用者が必要な情報にスムーズにアクセスでき、学習意欲や成果の向上につながります。
2. コスト管理と資源の有効活用
書籍や資料の紛失・破損は、新たな購入費用を生み、予算を圧迫します。正確な在庫管理と貸出状況の把握により、無駄な出費を防ぎ、限られた資源を最大限に活用できます。
3. 運営効率の向上
スタッフが書籍管理に費やす時間を削減できれば、より利用者支援に専念できます。業務効率の向上は、スタッフの負担軽減とサービス品質の向上に直結します。
書籍管理システム「カシカン」とは
「カシカン」は、無料から利用できる書籍管理システムであり、その使いやすさと多機能性が特徴です。就労支援事業をはじめ、図書館や教育機関、コミュニティセンターなど、書籍の貸出・管理を必要とするあらゆる場面で活用されています。
「カシカン」の導入メリット
1. 低コストで高機能を実現
「カシカン」は無料から利用可能です。高額なシステム導入費用がかからないため、限られた予算内で書籍管理を効率化できます。
2. スタッフの負担軽減
煩雑な手作業から解放され、書籍管理にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、スタッフは利用者支援や他の重要な業務に集中できます。
3. 利用者サービスの向上
貸出・返却手続きがスムーズになり、必要な書籍をタイムリーに提供できます。利用者の満足度向上や学習意欲の促進につながります。
4. データの可視化と活用
貸出履歴や書籍の人気度などのデータを活用し、今後の書籍購入やサービス改善に役立てられます。データに基づいた意思決定が可能になります。
カシカンの主な機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書籍の画像が自動で登録できます。登録できる本の数に制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 書籍の検索機能
カシカンでは、登録済みの書籍を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は書籍の在庫管理などをする時に役に立ちます。
3. QRコードで貸出機能
カシカンでは、予約手続きへのアクセスリンクをQRコード化して印刷する機能があります。印刷したQRコードを貸出物に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の貸出物から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
5. 会員証作成機能
カシカンでは、グループページへのログインリンクをQR化してプリントできます。会員証を活用すれば、たとえ一台の端末でもカシカンをみんなで使えます。アカウント登録不要の会員証も発行可能で、メールアドレスは不要です。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸出物の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
導入後の効果と活用例
ケーススタディ：A事業所の場合
背景：A事業所では、約500冊の書籍を手作業で管理しており、貸出・返却の記録ミスや書籍の紛失が課題となっていました。
導入効果：
- 管理時間の削減：書籍管理にかかる時間を月間で約20時間削減。
- 紛失・延滞の減少：リマインダー機能により、延滞が80%減少。
- 利用者満足度の向上：スムーズな貸出手続きにより、利用者アンケートでの満足度が向上。
活用ポイント：
- スタッフ研修の効率化：スタッフ全員が同じシステムを使うことで、情報共有がスムーズになりました。
- データ分析の活用：貸出頻度の高い書籍を把握し、今後の購入計画に役立てています。
まとめ
就労支援事業において、書籍や教材の管理は利用者支援の基盤となる重要な業務です。「カシカン」を導入することで、コストをかけずに書籍管理を効率化し、スタッフと利用者双方の満足度を向上させることができます。
無料で始められる「カシカン」を、この機会にぜひご活用ください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
