はじめに
社内での図書管理、資料・備品の貸出管理をExcelで行っている企業は少なくありません。しかし、Excelは更新や在庫管理、貸出状況の把握が煩雑になりがちで、運用に課題を感じる方が多いはずです。今回は、そんな悩みを解決するためのおすすめ貸出管理システム「カシカン」をご紹介します。
Excel管理の課題とそのデメリット
1. 情報の一元管理が困難
Excelは手軽にデータの入力や集計ができるツールですが、複数の担当者が同時に編集する場合、情報の更新や整合性の維持が難しくなります。社内図書管理において、それぞれの貸出状況や返却予定日の確認がリアルタイムにできない場合、混乱や紛失リスクが高まります。
2. 更新作業の手間とヒューマンエラー
資料や図書の貸出・返却のタイミングで、担当者が手動で情報を更新していくと、入力ミスや見落としが発生しやすくなります。これにより、貸出状況の正確な把握が困難となり、利用者への連絡漏れなどのトラブルにもつながりかねません。
3. スケーラビリティの限界
社内の図書や資料が増えるにつれて、Excelシートでの管理は次第に非効率になります。データ量が増えると、ファイル自体の動作が遅延したり、バックアップや共有の面でもリスクが高まったりするため、組織規模の拡大に対応できなくなります。
おすすめシステム「カシカン」
社内図書運営に最適な無料の貸出管理システムとして、「カシカン」があります。カシカンとは、貸出・返却を簡単かつ効率的に管理できるクラウド型のシステムです。
カシカンの導入で得られるメリット
そこでおすすめなのが、直感的で使いやすい貸出管理システム「カシカン」です。カシカンを社内図書管理に導入することで、これらのExcel管理の課題を手軽に解決することができます。
1. リアルタイムな在庫情報の把握
カシカンはクラウドベースで運用されるため、誰でも最新の図書や資料、備品の貸出・返却状況をリアルタイムで確認できます。これにより、情報の整合性が保たれ、社内全体での迅速な対応が可能となります。
2. 自動化されたリマインダー機能
返却期限前に自動でリマインダーが送信される機能を搭載しているため、利用者への連絡漏れを防止できます。返却の遅延や貸出のトラブルを未然に防ぎ、管理の手間を大幅に削減します。
3. 柔軟なカスタマイズと充実の機能
カシカンは企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。たとえば、社内図書管理専用のカテゴリー分けや、貸出物ごとの利用ルールの設定など、細かな運用がしやすい点が魅力です。さらに、QRコードを用いた簡単な図書管理も可能なため、物理的な書籍や資料の管理が一層スムーズになります。
4. スタッフ研修の短縮と作業効率の向上
直感的なインターフェイスにより、システムの操作が簡単です。これにより、新たなスタッフへの研修コストが削減され、業務の効率性が一気に向上します。Excelでの煩雑な手作業から解放され、管理者はより戦略的な業務に注力できるようになります。
カシカンの主な機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカン導入事例と成功の声
実際にカシカンを導入した企業では、社内図書管理の効率化や利用者への迅速な対応、さらにはトラブルの大幅な減少といった、さまざまなメリットが報告されています。ここでは、いくつかの具体的な事例と、実際の担当者の声をご紹介します。
事例1：総合IT企業Aの場合
大手IT企業Aでは、部署ごとに所有する技術書や業界関連の専門書、社内参考資料の管理にExcelを使用していました。部署間での情報共有や同時更新が頻繁に発生し、データの整合性に課題がありました。カシカン導入後、図書管理がクラウド上で統一され、以下のような効果が現れました。
- 予約から返却までのプロセスが自動化され、業務担当者の手作業を大幅に削減
- リマインダー機能により、返却遅延が90％減少
- 複数部署での情報共有がスムーズになり、検索機能で必要な資料を即座に検索可能に
担当者は、「以前はExcelで何度も同じ作業に追われていましたが、カシカンのおかげで業務負荷が著しく軽減され、資料管理の精度も向上しました」と高く評価しています。
事例2：製造業B社の場合
中規模の製造企業B社では、社内の技術資料や図書、さらに備品の貸出管理をExcelと紙の台帳で行っていました。そのため、情報の二重入力や更新漏れ、返却状況の確認に時間がかかっていました。カシカン導入後、以下の効果が見られました。
- 貸出・返却の状況をリアルタイムで把握できるようになり、在庫管理が一元化
- QRコードを活用した図書や備品の管理により、貸出手続きがスムーズに
- 問い合わせ対応の迅速化により、利用者からの満足度が向上
担当者は、「紙やExcelでの管理から解放され、全体の流れがスムーズになりました。特にQRコード管理機能は、書籍や備品の所在がすぐに把握でき、とても役立っています」と語っています。
まとめ
Excelでの社内図書管理に限界を感じている方は、ぜひ一度カシカンの導入を検討してみてください。リアルタイムな情報共有、自動化された機能、そして柔軟なカスタマイズ性により、社内全体の業務効率が格段に向上します。管理作業の精度が上がることで、利用者満足度の向上にも寄与し、円滑な社内コミュニケーションが実現されるでしょう。
今こそ、Excelから脱却し、次世代の貸出管理システム「カシカン」を活用して、社内図書管理をよりスマートに運用してみませんか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
