【総務・情シス必読】ハイブリッドワーク時代の危機管理！ 社内備品の「名もなき仕事」を根絶し、コスト削減とセキュリティを両立

現代の企業運営において、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方が定着したことで、社員間で共有されるIT機器やオフィス備品の管理は、総務部門や情報システム部門（情シス）にとって、かつてないほど複雑な課題となっています。社内で取り扱う物品は、プロジェクターや会議用マイク、モバイルルーター、そして各種工具、鍵、制服など多岐にわたります。しかし、これらの管理を従来の紙の台帳やExcelによる手動管理に頼ると、深刻な問題が発生します。まず、人が手作業で管理を行うと、現物の確認ミスや台帳への記帳ミスといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。その結果、「貸出票への記入忘れ」や「運用ルールを知らない人による無断持ち出し」が発生し、備品が行方不明になるリスクが高まります。さらに、備品の所在が不明になるたびに、「あれはどこにありますか？」といった社員からの問い合わせ対応や、備品を探し回るという「名もなき仕事」に、総務や情シス担当者の貴重な時間が奪われてしまいます。これは、本来集中すべき生産性の高い業務の時間を圧迫する大きな問題です。

物品管理システムを導入する最大のメリットは、紛失や記入漏れ、管理ミスなどのリスクを軽減できる点にあります。

物品管理システム（備品管理システム）とは、消耗品や備品、工具・機材など、社内で取り扱う多種多様な物品の所在や状態を一元管理するためのシステムです。このシステムは、バーコードやタグといった自動認識技術を一つひとつの物品に付与し、資産や消耗品の利用状況をリアルタイムで把握することを可能にします。従来の紙やExcelによる手作業での管理と異なり、自動認識技術を導入することで、現物確認ミスや台帳への記帳ミスといったヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減し、棚卸しや貸出・返却といった管理業務の作業時間を短縮できます。

物品管理に用いられる自動認識技術の中でも、QRコードは特に手軽に導入できる技術として注目されています。QRコードは、縦横に情報を記録できる二次元コードであり、従来の一次元コードに比べて約20倍ものデータを保存することができます。QRコードやバーコードに対応したシステムは、専用端末を使用せず、スマートフォンやタブレットで手軽に運用したい企業に最適であり、比較的低コストで始められるのが大きな特徴です。

物品管理システムを活用することで、棚卸しや貸出・返却などの作業が効率化し、担当者の業務負担を軽減することで、作業時間を短縮できるというメリットがあります。この「時間の創出」の価値は、図書館の事例において明確に示されています。図書館では、ICタグを活用したシステムを導入することで、職員がカウンターでの貸出業務に時間を取られることが減り、その結果、市民と接する読書案内などのフロアサービスを充実させるための時間を創出できたという効果が報告されています。これは企業においても同様です。物品管理の手間をシステム化により解放することで、総務・情シス部門の担当者は、備品探しや問い合わせ対応といった**「名もなき仕事」** から解放されます。その結果、本来集中すべきセキュリティ対策や社内システムの改善といった、より生産的で戦略的な業務に時間を振り向けることが可能になるのです。

貸出管理サービス「カシカン」は、QRコードを活用したクラウド型のシステムであり、社内の物品管理に必要な機能を幅広く提供します。

カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合でも、Excelやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから備品情報を一括で取り込むことができ、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、各備品に写真や画像を登録できるため、視覚的に状態を確認でき、必要な備品を迅速に見つけ出すことが可能です。さらに、スマートフォンのカメラでバーコードを読み取るだけで、書籍を自動的に登録することも可能です。

カシカンは、備品に貼り付けたQRコードを、社員がアプリで読み取るだけで貸し出し記録がつけられる仕組みを提供します。これにより、「貸し出し票はどこですか？」といった無駄な質問が削減され、貸し出しプロセスがわずか5秒で完了するほどスムーズになります。

貸出と返却の記録は自動的にデータベースに反映され、担当者が紙の台帳と現物を突き合わせる必要がなくなります。

カシカンでは、誰がいつ何を借りたのか、貸出状況や在庫管理の情報をユーザーフレンドリーなインターフェースで一目で確認できます。社員は、情シス部門に問い合わせる代わりに、システム上で備品の所在を自分で検索できるため、担当者の個別対応の手間が大幅に削減されます。

また、数に限りがある機器の重複予約をなくし、借りたい人が確実にモノを借りられるように管理する備品予約機能は、貸出管理において業務効率化に役立つ重要な機能です。

カシカンの強力な機能の一つがリマインダー機能です。備品の貸出予定日や返却予定日の前日や当日に、利用者に対して自動で通知が送られます。さらに、延滞時には遅延通知を行う機能もあり、担当者が個別に督促を行う手間を削減し、返却忘れによるトラブルを未然に防ぎます。

加えて、点検や修理などのメンテナンス期間を登録し、その期間中は貸出禁止期間を設定できるメンテナンス登録機能も搭載されており、貸出対象資産のスムーズな管理を実現します。

カシカンでは、ハッシュタグ機能を使って、備品をジャンル、テーマ、利用頻度などの形で柔軟に分類・管理できます。また、物品に関連する見積書や請求書を紐づけて管理できる機能が備品管理クラウドには搭載されているように、単なる貸出管理を超えた資産管理をサポートします。

物品管理の徹底は、セキュリティ確保とコンプライアンス維持に直結します。特に機密情報を含む重要文書やIT機器の不正持ち出しを防ぐことは、情報漏洩や盗難防止の観点から重要です。カシカンのような貸出管理システムでは、貸出履歴が自動的に記録され、誰が何を借りているかというエビデンス管理が強化されます。

物品管理システムの導入には、一般的に初期費用が無料でも、月額費用が1万円から5万円程度かかる傾向があります。しかし、カシカンは無料から利用を開始できます。しかも、無料で利用できるプランであっても、登録できる備品の数に制限はありません。これは、高額なコストを心配せずに、まず小規模な備品からデジタル管理を試すことを可能にする大きなメリットです。システム導入を成功させるためには、いきなりすべての備品を対象とするのではなく、貸出頻度が高い物品や紛失リスクが高い物品など、まずは管理対象を絞り込み、小規模での運用に慣れてから段階的に広げていくことが推奨されています。カシカンなら、コストの障壁が低いため、この段階的なDX化戦略を無理なくスタートさせることができます。

貸出管理システム「カシカン」は、QRコードとアプリを活用したシンプルな操作性で、煩雑な備品管理業務をスマートに効率化します。貸出状況の一元管理、自動リマインダーによる返却遅延防止、そして低コストでの導入というメリットを享受することで、総務・情シス部門は、時間と労力を消費していた「名もなき仕事」から解放されます。この時間の余裕こそが、組織全体の生産性向上や、セキュリティ強化といった、本来注力すべきコア業務への集中を可能にする鍵となります。まずは無料プランから「カシカン」を導入し、物品管理のDX化の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。