社内備品管理で大変なこととは？
社内の備品をしっかりと管理することで、備品の紛失防止やコストの削減、業務全体の効率化が望める、などのメリットがありますが、一つ一つの備品を適切に管理することは非常に大変です。以下に社内備品管理において、大変なことをご説明します。
・備品の所在管理
どの備品が誰に貸出中なのか、どの備品が返却済みか、その備品は社内で所有しているのか、などの管理は備品の数や種類、利用者が増えるにつれて、大変になっていきます。
・備品の予約・貸出・返却管理
備品の予約が重複していないか、どの備品をいつ、誰に貸出予定か、その備品の返却予定日はいつか、を正確に把握することはとても大変です。
・ヒューマンエラーの発生
備品の登録や更新作業、貸出管理などを手作業で行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
・棚卸しの手間
定期的な棚卸しで、一つ一つの備品の状態や在庫数などを確認する作業は、時間と労力がかかります。
このような備品管理における問題は「備品管理システム」を活用することで、解決することが出来ます！次の章では、その解決法をご紹介していきます！
備品管理システムの活用法
ここからは、備品管理システムで先ほど挙げた問題をどうやって解決していくのかをご紹介していきます！
1. 備品の利用状況の確認
備品管理システムでは、登録済みの備品の在庫や誰にどの備品を貸出中で、どの備品が返却済みなのか、などを簡単に確認することが出来ます。これにより、「備品の所在管理」と「備品の予約・貸出・返却管理」の解決が期待できます。
2. 備品の登録・更新
備品管理システムでは、バーコードやQRコードなどを読み取ることで備品の情報を自動で登録できます。また、備品ごとにハッシュタグを付けてジャンル分けしたり、備品の画像付きで登録できるため、備品の更新作業や実際に使いたい備品を探す時に便利です。これにより、「ヒューマンエラーの発生」を防止出来ます。
3. 棚卸し作業の改善
棚卸し作業でも、バーコードやQRコードなどを読み取ることで備品の状態や在庫を確認することが出来ます。備品を探す手間が省けるため、「棚卸しの手間」を改善することが出来ます。
備品管理システムを活用することで、備品管理における様々な問題を解決することが出来ます。とはいえ、数ある備品管理システムの中からどれを選べば良いか分からなかったり、システムの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。
そこで、次の章ではおすすめの備品管理システムを4つ挙げ、それぞれのシステムの独自の強みや導入・運用にかかる費用を簡単にご紹介していきます！
おすすめの備品管理システム
1. Convi.BASE
Convi.BASEは、基本的な備品管理以外にも、社内資産の「何が・どこで・どんな状態か」を正確に台帳上に可視化できることが強みです。
- 導入・運用コスト： 55000円～で棚卸し業務の改善を図れるものや、お客様に合わせた台帳やご利用環境に合わせたプラン(初期導入費90万～)もあるようです。
2. タグ衛門
タグ衛門は、RFIDタグを活用することで備品を確実に管理し、棚卸し業務の効率化を図ることができます。また、タグ衛門のゲートを設置することで、RFIDタグがついた備品を不正に持ち出そうとすると、ゲート通過時に警報を発報したり、ゲート通過前後の動画を自動的に保存することができます。
- 導入・運用コスト：タグ衛門は公式ページに値段の記載がないため、直接お問い合わせする必要があります。
3. Assetment Neo
Assetment Neoは、工場現場や撮影場所での機材の持出や、自社製品を顧客先への備品の貸出、製品の修理・交換のサポートをなどの管理が出来るようです。また、予約が必要・不必要どちらの場合でも備品の貸出管理をカバーすることも出来ます。
- 導入・運用コスト：月額4万～28万円と幅広く、個別に見積も出来るみたいです。
4. カシカン
カシカンは、社内・サークル・町内会など、様々なグループでの利用が可能です。また、操作もシンプルで使いやすく、アプリも提供しているためスマートフォンなどで備品管理を行うことが出来ます。
- 導入・運用コスト：カシカンは無料から利用することが出来ます。
この他にも、備品管理を手助けする様々なシステムがありますが、そのほとんどが導入・運用に費用がかかってしまいます。また、公式ページに値段の記載ないことも多々あります。
そこで、特におすすめしたい備品管理システムが4つ目にご紹介した「カシカン」です！先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用でき、本格的な備品管理がしたい場合でも、他のシステムよりも非常に安価です。
次の章では、そんなカシカンを使うメリットや備品管理に役立つ具体的な機能ついてご紹介していきます！
カシカンの機能とメリット
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを利用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ：備品管理システムで業務の効率化！
ここまでご紹介してきたような備品管理システムを活用することで、備品管理や棚卸し業務、在庫管理などの簡略化・効率化が望めます！ですが、備品管理システムの導入・運用にコストがかかることがほとんどですし、実際にシステムを活用してみないと分からない問題点もたくさん出てくるかと思います。
その点、今回の最後にご紹介した「カシカン」は無料で導入でき、運用においても少人数なら無料、人数が増えても安価な価格で利用できます。そのため、カシカンはとりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。また、アプリも提供しているため、スマートフォンなどからでも気軽に試すことが出来ます。もちろん、パソコンのブラウザからも利用可能です。
今回の記事で、少しでも備品管理システムにご興味を持っていただけた方は、ぜひ、カシカンを導入して備品管理業務の効率化を目指しましょう！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
