はじめに：
イベント用品はさまざまな種類があります。例えば、以下のようなものがあります。
- 着ぐるみ・ユニフォームなどの衣装
- 抽選機・くじなどの小物
- 風船・垂れ幕などの装飾品
- 簡易ステージ・ポータブルステージなどのセット
- テントや椅子などの備品
これらのアイテムは、イベントの成功に欠かせないものばかりです。お祭りや展示会、企業説明会など、さまざまなイベントで活用されています
イベントを計画している企業にとって、イベント用品の購入はコスト面の負担が大きいのが現状です。実際、「なるべくイベントの備品を安くしたい」と考えている企業担当者の方は少なくないでしょう。毎回購入せずに共有したり、レンタルを利用したりすることが大切です。
今回は、イベント用品の貸出管理を簡単に行える便利なアプリ「カシカン」を紹介していきます。貸出管理のポイントから、「カシカン」の機能まで、お伝えしていきますので、是非最後までご覧ください。
貸出管理の重要性
イベント用品の貸出管理は、会社や団体が大切な資産を上手に使うための非常に重要な業務です。管理をしっかり行うことで、いくつかのメリットがあります。以下に、貸出管理の重要性と効果的な方法について詳しく説明します。
1. 資産の保護
- 貸出管理をすることで、大切なイベント用品や器具を守り、壊れたり紛失したりするリスクを最小限に抑えます。
- これによって、会社の資産を保護し、無駄な出費を減らすことができます。
2. 責任の明確化
- 貸出物品には誰が使用しているかを明確にします。
- これにより、借りた人や部署が責任を持って返却まで物品を管理します。
3. 資産の追跡と管理
- 貸出管理システムを使用すると、借りた物品の場所や誰が借りたかの履歴がわかりやすくなります。
- これにより、物品を効率的に管理できます。
貸出管理のポイント
貸出管理を行う際の具体的な方法として、以下のポイントを意識しましょう。
1. 管理台帳を作成する
- 物品名、管理番号、個数、保管場所、貸出日、貸出先、返却日、状態、登録日、購入日などの情報を記載します。
- 管理台帳は紙ベースでも作成できますが、Excelや専用の管理システムを活用すると効率的です。
2. はっきりしたルールを作る
- 借りる際の手続きや責任についてルールを明確にし、全員に周知します。
3. 定期的なチェックを行う
- 貸出物品を見て、現在の状態を確認します。
- これにより、返されていない物や壊れている物を早く見つけることができます。
4. 物品をきちんと保管する
- 借りた物は決まった場所に戻すようにします。
- ラベルをつけて、何がどこにあるかをすぐに把握できるようにします。
貸出管理は会社の資産を守り、業務の効率を上げるために必要な仕事です。適切な管理を行い、無駄な出費を減らすための戦略を考えましょう
おすすめのクラウド型備品管理システム
今回おすすめしたいのが「備品管理システム」の導入です！備品管理システムを活用することで、スムーズに貸出管理をすることが出来ます！他にも、管理業務をシステムに手助けしてもらうことで、ストレスやコストの削減、業務全体の効率化などのメリットが期待できます。
とはいえ、どの備品管理システムが自社に合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかるコストが心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのクラウド型備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の備品管理システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の備品管理に役立つ機能や、他の備品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご説明していきます！
カシカンの機能をご紹介！
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
4. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンは他にも、検索機能を活用して登録済み備品を簡単に探し出せたり、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールも設定できます。
カシカンのメリット
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の機材を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。機材が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3. 貸出物の画像を登録できる
画像をアップロードするか、カメラで撮影することもできます。貸出物の情報をより詳しく、鮮明に紹介することができます。画像を含めて、カシカンでは非常に簡単に貸出物を登録できます。
4. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
まとめ：「カシカン」でイベント用品の貸出管理を簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
