この記事で分かること
- オンボーディングの基本的な考え方
- なぜ受け入れ業務が毎回バタつくのか
- オンボーディングを管理するという発想
- ツールを使って業務を楽にする方法
オンボーディングを「なんとなく回している」方に向けた内容です。
そもそもオンボーディングとは何か
オンボーディングとは、新しく入社した社員が、
- 業務を理解し
- 組織に慣れ
- 安心して働けるようになるまでの一連のプロセス
を指します。
単なる「入社手続き」ではなく、
- 初日の案内
- 業務環境の準備
- 権限・アカウント付与
- フォローや定着支援
まで含めた継続的な受け入れ活動です。
オンボーディングがうまく回らない理由
多くの現場で、オンボーディングは次のような状態になりがちです。
- 採用が決まってから動き出す
- 担当者ごとにやり方が違う
- Slackやメールで情報が散らばる
- 何が終わっていて、何が残っているか分からない
原因はシンプルで、
オンボーディングを「管理する業務」として扱っていないからです。
オンボーディングは「プロセス管理」が必要な業務
オンボーディングには特徴があります。
- 人事・情シス・現場が関わる
- タスクが多く、順番もある
- 抜け漏れがトラブルに直結する
これはつまり、プロジェクト型の業務です。
にもかかわらず、
- チェックリストだけ
- 口頭共有だけ
で回そうとすると、破綻しやすくなります。
まず大切なのは「進捗が見える状態」を作ること
オンボーディング管理で最初に必要なのは、
- 今どこまで進んでいるか
- 誰が対応中か
- 次に何をするのか
が一目で分かる状態です。
この「見える化」ができるだけで、確認・質問・手戻りが一気に減ります。
Notionのボードでオンボーディングを管理するという選択
進捗を見える化する方法の一つが、Notionのボード（カンバン）管理です。ガントチャートほど重くなく、チェックリストより状況が分かりやすい。オンボーディングのような業務に、ちょうど合います。
実際に使いやすかったボード構成例
フェーズごとに列を分けます。
- 入社決定
- 入社前準備
- 入社初日
- 1週目
- 1か月
- 完了
1人の入社につき1チケットを作り、進捗に応じて列を移動させます。
チケットにまとめておくと便利な情報
- 入社日
- 関係者（人事／情シス／現場）
- 対応タスク
- 関連資料リンク
- 備品・アカウントの対応状況
「このチケットを見れば状況が分かる」状態を目指します。
管理を仕組みにすると、何が変わるか
実際に運用すると、次の変化が起きます。
- 進捗確認のためのやり取りが減る
- 抜け漏れに早く気づける
- 担当者が変わっても混乱しにくい
- 新しく入る側も安心感がある
オンボーディングが、「人の頑張り」から「仕組み」へ変わります。
一方で、Notionだけでは足りない部分もある
運用していくと、別の課題も見えてきます。
- PC・スマホ・ICカードなどの管理
- 誰に何を貸したか
- 返却・回収の確認
Notionは情報整理には向いていますが、実物の管理や貸出管理には向いていません。オンボーディングが増えるほど、この部分がボトルネックになります。
オンボーディング後半で重要になる「モノの管理」
入社対応では、
- 業務用PC
- モバイル端末
- 周辺機器
- 備品
といった貸与物の管理が必ず発生します。
ここが曖昧だと、
- 回収漏れ
- 管理台帳の不整合
- 次の入社時の混乱
につながります。
カシカンとは｜貸与物・備品管理を仕組み化するツール
カシカンは、備品や共有物の貸出状況をクラウドで一元管理できるサービスです。
オンボーディング業務では、
- 貸与物の登録
- 誰が利用中かの把握
- 返却状況の確認
- 利用履歴の管理
といった部分を補完できます。Notionで「プロセス管理」、カシカンで「モノの管理」。
役割を分けることで、オンボーディング全体がスムーズに回ります。
まとめ｜オンボーディングは仕組みで楽になる
最後に整理します。
- オンボーディングは管理が必要な業務
- まずは進捗を見える化する
- Notionはプロセス管理に向いている
- 貸与物管理は専用ツールがあると安心
受け入れ対応を「毎回大変な作業」にしないためにプロセスと管理を分けて考えてみてください。カシカンの詳細な情報や使い方については、カシカン公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
