はじめに：
社用車はビジネスにおいて不可欠な存在です。一般的には、営業活動や荷物の搬送、役員や従業員の送迎など、さまざまな目的で利用されます。
そこでみなさんの会社では、以下のようなお困り事はありませんか？
- 社用車を分かりやすく管理したい
- 出先でも車が社内にあるのかすぐに確認したい
- 社用車が今どこにあるのかが分からない
- 無料で使える管理アプリを探している
- 貸出予約や返却日をしっかりと管理したい
などといったお悩みをお持ちの、社用車の管理にお困りの方にぜひ、今回の記事をご覧になって頂きたいと思っております！
社用車の貸出管理の課題やポイントを見つめなおし、簡単に貸出管理ができるカシカンというアイテムをお教えしましょう。これは要注目の貸出管理サービスで、社用車の管理もバッチリサポートします。是非最後までご覧ください。
社用車管理の課題
社用車の予約管理にはいくつかの課題が存在します。これらの課題を把握し、効率的な予約管理を行うための解決策を考えましょう。
1. 予約や予約の確認に手間がかかる
- 紙の予約表やホワイトボードを使っている場合、予約のためだけに予約表の設置場所まで行かなければなりません。
- また、社用車を使った後に日報を提出するルールがある場合、社員の負担が増えます。
2. ダブルブッキングの発生
- 社用車を複数人で共有する場合、予約表やホワイトボードを使った管理ではダブルブッキングが発生しやすいです。
- 紙ベースの予約方法では、修正や更新が難しく、日時の誤りや記入ルールの曖昧さが問題となります。
3. 会社に行かないと予約や予約の確認ができない
- 紙ベースの管理方法では、外出先から気軽に予約ができないことがあります。
- リモートワークを考慮した柔軟な予約システムが求められます。
4. 予約の規定やルールが守られない
- 社用車の予約や利用のルールが煩雑な場合、社員がルールを守らない可能性があります。
- 管理が難しくなり、社用車の運用がスムーズに行えなくなります。
これらの課題を解決するためには、適切な予約ルールの策定と徹底が必要です。また、車両管理システムを選ぶ際には、社用車予約を効率化するためのポイントを考慮することが重要です。
社用車管理のポイント
社用車の効率的な管理にはいくつかのポイントがあります。以下に、社用車管理の重要なポイントを示します。
1. 予約システムの導入
- 紙ベースの予約表ではなく、デジタル予約システムを導入しましょう。
- 予約の可視性が向上し、ダブルブッキングのリスクを低減できます。
2. 予約ルールの明確化
- 社用車の利用ルールを明確に定め、社員に周知徹底させましょう。
- 予約の最短時間やキャンセルポリシーなどを明示し、遵守を促しましょう。
3. リモートアクセスの提供
- 社員が外出先からも社用車の予約や確認ができるように、リモートアクセスを提供しましょう。
- スマートフォンアプリやウェブポータルを活用して、柔軟な予約ができる環境を整えましょう。
4. 鍵の受け渡しを効率化
- 鍵の受け渡しに手間がかかる問題を解決するために、スマートキーやキーボックスを導入しましょう。
- 社員が自由に鍵を受け取り、返却できる仕組みを作りましょう。
5. 車両の点検とメンテナンス
- 社用車の点検と定期的なメンテナンスを実施し、安全性を確保しましょう。
- 故障やトラブルを未然に防ぐために、車両の状態を管理しましょう。
これらのポイントを考慮することで、社用車の予約管理をスムーズに行えるようになります。
おすすめの備品貸出システム
今回おすすめするのは、「備品管理アプリ」の導入です！管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、社内備品管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
4. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：社用車の貸出管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
