スポーツ少年団の運営を悩ませる「備品管理」の現実
スポーツ少年団（スポ少）の運営において、避けて通れないのがビブス、審判旗、救急箱、テントといった「共有備品」の管理です。多くの場合、これらの道具は特定の倉庫を持たず、その年の当番や役員の自宅で保管されることが一般的です。しかし、いざ試合当日に「あの道具、誰が持っている？」とLINEが飛び交い、結局見つからずに新調するといった経験はないでしょうか。善意のボランティアで成り立つ組織だからこそ、管理が疎かになると特定の誰かに負担が偏り、それが運営の摩擦に繋がってしまうことも少なくありません。
現場でよく起きる「道具の迷子」3つのパターン
実際に現場でよく耳にする、備品管理のトラブルには共通のパターンがあります。
- 「代替わり」のタイミングで消える
年度末の引き継ぎ時、リストに載っていない道具が前任者の物置に眠ったままになり、そのまま存在が忘れられてしまうケース。
- 「ちょっと借りるね」が返ってこない
練習中に個人が持ち帰り、そのまま数週間、あるいは数ヶ月間私物化されてしまうケース。悪意はなくとも、返却のルールが曖昧だと発生しやすくなります。
- 「誰が持っているか」の確認に時間がかかる
グループLINEで全員に問いかけ、返信を待つ時間は、忙しい保護者にとって大きなストレスです。
なぜ、スポ少の備品管理は「なあなあ」になるのか
こうした課題が解決しない構造的な理由は、決して「担当者の怠慢」ではありません。
1. 管理の拠点が「個人宅」であること
会社のように一箇所に保管場所がないため、物理的な在庫確認が困難です。
2. Excel管理の更新が止まる
PCを開いてExcelを更新する作業は、平日に仕事を持つ保護者にはハードルが高すぎます。結果、ノートへの手書きも「後でやろう」で途切れてしまいます。
3. 「言わなくてもわかるだろう」という信頼への甘え
コミュニティ内での信頼関係に頼りすぎるあまり、明確な貸出ルール（いつ・誰が・何を）が言語化されていないことが原因です。
精神論ではなく「仕組み」で解決する視点
管理を徹底させようとして「紛失したら罰金」といった厳しいルールを作ると、今度は役員のなり手がいなくなります。大切なのは、「頑張らなくても記録が残る仕組み」を整えることです。以下の3つの視点で、管理のハードルを下げてみてください。
- 「何があるか」を可視化する（台帳のクラウド化）
紙や個人のPCにあるデータではなく、スマホからいつでも誰でも見られる状態にします。これにより「そもそも何が存在しているのか」が全保護者の共通認識になります。
- 貸出・返却の「ハードル」を極限まで下げる
「台帳に記入する」という手間を、「写真を撮るだけ」「ボタンを押すだけ」という動作に置き換えます。
- 責任の所在ではなく「状態」を共有する
「誰が持っているか」を責めるためではなく、「今どこにあるか」を共有するために情報を集約します。
具体的な管理の運用フロー（例）
ITツールやアプリを活用する場合、以下のようなフローが理想的です。
- 初期登録：備品を写真に撮り、QRコードや番号を貼り付ける
- 貸出時：スマホでそのコードを読み取る（または一覧からタップする）
- 返却時：返却ボタンを押し、次に使う人へ渡す
例えば、チームの共有タブレットを用意しなくても、各保護者のスマホから操作できる汎用的な仕組みがあれば、物理的な管理場所が分散していても「情報の場所」は一つにまとまります。
この運用方法における注意点
ただし、仕組みを導入する際には注意も必要です。
- 入力の強制をしない：あまりに細かい入力を求めると、誰も使わなくなります。
- スマホを持たない層への配慮：基本はスマホ管理としつつ、操作が苦手な方の分は当番が代理で入力するなどの柔軟性が必要です。
- 紛失を責めすぎない：仕組みはあくまで「探し物を減らすため」であり、犯人探しのためではないという空気作りが重要です。
スポ少の現場に寄り添うツール「カシカン」
こうした「仕組み化」を、専用のシステムを構築せずに行いたい場合に有効なのが、スマホで完結する貸し借り管理アプリ「カシカン」です。カシカンは、もともと「モノの貸し借りをスムーズにする」ことを目的に作られたツールです。スポーツ少年団のような、複数人で備品を共有するコミュニティで特に真価を発揮します。
- スマホがそのまま管理台帳に
アプリを入れるだけで、各自のスマホが台帳になります。PCを開く必要も、鍵のかかった部室のノートを見に行く必要もありません。
- 写真とQRコードで「直感的な管理」
文字入力は最小限。備品を写真で登録し、発行されたQRコードを道具に貼れば、あとは「スキャンして借りる」だけ。IT操作が苦手な保護者でも、日常の買い物感覚で利用できます。
- 「今どこにある？」が即座に解決
アプリを開けば、今誰が何を借りているかが一目瞭然。紛失しがちなビブスや審判旗も、履歴を追うことで「最後に持っていた人」がすぐに分かり、トラブルを未然に防げます。
「人の記憶」に頼らない運営へ
「人の記憶」や「個人の善意」に頼る管理から卒業し、誰が担当になっても困らない「仕組み」へ。大規模な資産管理ソフトを導入するのは大変ですが、まずはカシカンのような手軽なツールを使い、チームの中で最も迷子になりやすい備品一つから管理を始めてみてはいかがでしょうか。管理者の負担が減ることで、本来の目的である「子供たちのサポート」に、より多くの時間と心を使えるようになるはずです。
次の一歩として：
まずはチームの備品を5つだけピックアップして、カシカンで「デジタル台帳」を作ってみませんか？実際の操作感や、保護者の皆様の反応を確かめるお手伝いが必要であれば、いつでもご相談ください。
カシカンの詳細な情報や使い方については、カシカン公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
