はじめに
社内や教育現場、イベント会場など、タブレットを多人数で共有する機会が増えてきました。従来は手書きの貸出管理表やExcelでの一覧管理が一般的でしたが、貸出や返却の記録が煩雑になり、履歴の確認や未返却の把握に手間がかかることも多いはずです。業務の効率化と情報の正確な管理が求められる今こそ、誰でもPCやスマートフォンから簡単に使えるデジタルな貸出管理システムが注目されています。この記事では、タブレット貸出管理の手間を解消しスムーズな運用を実現する、無料で導入できるシステム「カシカン」の活用ポイントをご紹介します。
手書きの貸出管理表では限界？その課題とは
タブレットを貸し出すとき、手書き表やExcel管理を続けていると「貸出者・返却者の記入漏れ」「読みにくい文字」「どの端末が今どこにあるかわからない」「履歴の集計や確認に時間がかかる」などの問題が発生しやすくなります。特に管理対象が増えるほど、情報のミスや抜け漏れが起こるリスクが高まります。
デジタルシステムでタブレット管理をラクラク
これらの課題を解決するのが、PCやスマホから簡単に操作できる無料貸出管理システム「カシカン」です。カシカンを使えば、紙やExcel管理から解放され、誰がどのタブレットをいつ借りているのかリアルタイムに一覧管理できます。クラウド上で全データを一元管理できるので、検索や集計もスムーズです。返却忘れの自動通知や履歴の自動化を通じて、貸出管理の手間を大幅に削減できます。
カシカン導入の3つのポイント
1. 直感的な操作画面
カシカンはPCはもちろん、タブレットやスマートフォンでも操作OK。シンプルな画面構成で、初めてでも迷わず貸出台帳の入力や返却手続きが行えます。
2. 情報の一元管理・簡単検索
複数のタブレットの貸出状況や過去の履歴を、検索機能ですばやく確認できます。全てのデータがクラウドで管理されるため、部署をまたいだ共有にも最適です。
3. カシカンは無料から利用可能
予算が限られている現場でも、無料プランから気軽に利用をスタートできます。セキュリティも万全なので安心してデータをお任せください。
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
4. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
事例紹介：中小企業A社のオフィス資産管理
課題
中小企業A社では、社員に貸出しているノートパソコンやスマートフォン、プロジェクターなどのオフィス資産をエクセルで管理していました。しかし、手動での更新作業が手間となり、貸出状況の把握やメンテナンス時期の確認が難しくなっていました。
導入前の問題点
- 毎回、エクセルシートを更新するのに時間がかかり、最新の情報が反映されにくい
- 複数の担当者が入力するため、データの整合性を保つのが苦労だった
- 資産の紛失や貸出の重複管理のリスクがあった
カシカン導入後の変化
- シンプルな操作で誰でも管理可能
カシカンを導入したA社では、シンプルなユーザーインターフェースにより、特別なITスキルがなくても誰でも簡単に資産の登録や貸出状況の更新ができるようになりました。タブレットやパソコンから直感的に操作できるため、社員一人ひとりが自分の使用状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
- 自動化で作業負担が大幅軽減
システムが自動で更新・通知を行うため、貸出期限や定期メンテナンスのタイミングが自動でリマインドされ、担当者は煩雑な管理作業から解放されました。
まとめ
手書きやExcel表で感じていた管理のストレスは、カシカンが一気に解決します。PCやスマホから誰でも簡単に貸出・返却管理ができ、情報の一元化、リマインダー通知、複数拠点対応といった機能も充実。タブレットのスムーズな共有・運用には無料で使えるカシカンの導入が最適です。
さらに詳しい機能や活用事例が知りたい方は、カシカンの公式サイトや使い方ブログもぜひご覧ください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
