はじめに
近年、デジタルトランスフォーメーションが進む中、企業の運営や管理業務も効率化が求められています。そのため、注目を集めているのが貸出管理アプリです。特にバスや駐車場などのリソースを持つ企業にとって、その管理は大変な手間がかかります。今回は無料から使い始められるおすすめの貸出管理アプリをご紹介します！
貸出管理アプリとは？
貸出管理アプリとは、バスや駐車場、会議室、レンタル機器などのリソースの予約・管理を行うためのアプリケーションです。従来は手作業で行っていたため、予約の重複やトラブルが多発していましたが、アプリを使うことでこれらの問題を解消できるのです。
貸出管理のメリット
1. リアルタイムでの予約管理
各バスや駐車場の利用状況をリアルタイムで把握し、重複予約を防ぎます。空き状況もリアルタイムで確認でき、いざ使いたいときに使えないというトラブルを防ぎます。
2. 事前予約が可能
来客や社員が事前に予約することで、駐車スペースの確保が簡単になります。
3. 利用履歴の保存
過去の利用履歴を保存することで、後からの利用分析やトラブル発生時の確認も簡単です。
貸出管理のポイント
社用車や社内駐車場の効率的な管理にはいくつかのポイントがあります。以下に、重要なポイントを示します。
1. 予約システムの導入
- 紙ベースの予約表ではなく、デジタル予約システムを導入しましょう。
- 予約の可視性が向上し、ダブルブッキングのリスクを低減できます。
2. ルールの明確化
- 利用ルールを明確に定め、社員に周知徹底させましょう。
- 予約の最短時間やキャンセルポリシーなどを明示し、遵守を促しましょう。
3. リモートアクセスの提供
- 社員が外出先からも予約や確認ができるように、リモートアクセスを提供しましょう。
- スマートフォンアプリやウェブポータルを活用して、柔軟な予約ができる環境を整えましょう。
これらのポイントを考慮することで、管理をスムーズに行えるようになります。
無料から使える貸出管理アプリ
どのシステムが自社に合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかるコストが心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのクラウド型備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の備品管理システムとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、他の備品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットや、「カシカン」の備品管理に役立つ機能について、ご説明していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
4. メンバーの情報管理機能
グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
バスや駐車場の管理は一見大変そうに思えますが、貸出管理アプリを使うことで大幅に効率化できます。何より、無料から使えるものが多いため、まずは試してみて自分たちのニーズに合うものを見つけるのが良いでしょう。効率的な貸出管理で、企業の運営をさらにスムーズに進められることを目指しましょう！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
