はじめに：
今やパソコンや周辺機器は業務において必要不可欠です。
周辺機器とは、コンピュータや電子機器と連携して動作する装置や部品のことを指します。例えば、キーボード、マウス、プリンター、スキャナー、モニター、外付けハードドライブ、タブレットなどがあります。
複数のユーザーが同じ機器を共有する場合、貸出管理が必要です。周辺機器の貸出管理は、資産の紛失や破損を防ぎ、企業の財産を保護し、機器を適切に配分して業務の効率化に貢献します。
しかし、社内で周辺機器の貸出管理にはいくつかの課題が存在します。以下に、貸出物管理の目的や効果的な管理方法について説明します。
周辺機器の管理の目的
1. 機密情報の流出防止
- 社内の機密情報が外部に漏れる危険を最小限に抑えるために、貸出物の管理が必要です。
- 例えば、クラウドサービスへのログイン情報や顧客の個人情報が保存されているパソコン、USBメモリー、サーバールームの鍵などは、情報漏洩のリスクがあります。
2. 業務の効率化
- 貸出物の保管場所や使用状況を確認できるようにすることで、業務の効率化が図れます。
- 貸出物の数が多かったり、保管場所が複数あったりする場合、探し出す作業に時間を費やすことがあります。
3. 社員の意識低下防止
- 貸出物管理は社員の規律を高く維持する効果があります。
- 無駄な経費や貸出物の破損を防ぐためにも、適切な管理が必要です。
周辺機器の管理のポイント
1. 管理台帳を作成する
- 貸出物の現状を把握するために管理台帳を作成しましょう。
- 貸出された周辺機器の詳細（貸出日、返却日、貸出者の名前など）を記録します。
- 利用者が機器を借りたり返却したりする際に、記録を更新することを忘れず行いましょう。
2. 管理ルールを決める
- 貸出物の管理ルールを明確化し、社員全員がルールを守るようにします。
- 貸出期限や対応方法などを決めておくことが重要です。
3. デジタルで管理
- 各周辺機器にバーコードやQRコードを割り当てるのも良いでしょう。
- 貸出情報をオンラインで管理できると、リアルタイムで情報を更新できます。
4. 専用の貸出管理ソフトウェア
- 貸出管理ソフトウェアを導入することで、貸出と返却のプロセスを効率化できます。
- ソフトウェアは貸出記録を保存したり、期限切れのアイテムを追跡したりします。
どの方法を選択するかは、組織のニーズや予算によります。自動化された方法が効率的で正確な記録を保持できる一方で、手動の方法は小規模な組織に適しているかもしれません。
適切な貸出物管理を行い、社内の業務を円滑に進めるために、リスクを理解した上で貸し出しを行いましょう。
おすすめの備品貸出システム
今回おすすめするのは、「備品管理アプリ」の導入です！管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、社内備品管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
6. 返却時の確認機能
カシカンでは、貸出物の返却時に、確認事項を記載したチェックボックスを設置することができます。貸出物ごとに特有の注意事項や、本体以外にも付属品がある場合などは、この確認事項を追加しておきましょう。返却漏れや、故障の原因となるようなトラブルを未然に回避できます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
カシカン利用者の事例
社内事務の備品管理に「カシカン」を利用。備品の貸出作業の効率がupしました！
課題
備品の数や利用状況を手作業で記録していたため、集計時にとても時間がかかっていました。手書きの台帳を使っていたため、更新漏れや間違いが発生することもありました。
結果
手書きの台帳からの移行により、集計の作業時間が大幅に短縮しました。備品の登録や更新が迅速に行えるようになり、更新漏れや間違いが減りました。貸出状況を正確に把握できるため、備品使用の予約もできるようになり、利用者の満足度も高まっていると思います。
活用した機能
まとめ：周辺機器の貸出管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
