オンラインシステムで備品管理をするメリット
備品管理は、業務全体の効率化やコストの削減、セキュリティ面の強化などに繋がる非常に重要な作業です。ですが、すべて手作業で行うと時間や労力がかかりますし、人為的なミスの可能性もあります。そこで、備品管理業務の手助けをするオンラインシステムの活用をおすすめします。備品管理システムを活用すると、以下のようなメリットが得られます。
・在庫管理
備品管理システムで在庫管理を行うことで、在庫状況をすぐに確認できるため、在庫が足りなくなったり、過剰してしまうことを防ぐことが出来ます。
・備品の利用状況の確認
備品管理システムでは、誰がどの備品を貸出中または、返却済みなのかを簡単に確認することが出来ます。
・備品のジャンル分け
備品管理システムで、貸出物をジャンルごとなどに分けると、利用者側が貸出物を探すときや、管理者側も在庫管理などを行う際に役立ちます。
・備品の一括登録
備品管理システムでは、備品がたくさんある場合でも、システム上に備品の情報が一括で登録できます。
このように備品管理システムを活用することで、様々な業務の正確性や効率の向上が期待できます。とはいえ、数ある備品管理システムの中でどれを導入したら良いか分からない、また、導入・運用にかかるコストが心配…といった方も多いと思います。
そこで、今回おすすめしたい備品管理システムが「カシカン」です。カシカンは他のシステムと違い、無料で導入できます。運用においても貸出管理に必要な基本的な機能は無料で利用できます。
今回の記事では、そんなフリーソフト「カシカン」の備品管理業務に役立つ機能をご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 貸出物の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接貸出物の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを使った備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して貸出物の管理ができます。印刷したQRコードを貸出物に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の貸出物から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、社内にある備品の貸出状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
4. 確実な在庫管理
カシカンでは、登録した備品の在庫を簡単に確認することができます。在庫不足や過剰な在庫を防ぐため、必要な備品の購入や利用者への返却の促進がスムーズに行えます。
5. 登録した備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前やジャンル、テーマなどで検索すると、必要な備品を素早く見つけることができます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
以上のようにカシカンの機能を活用することで、備品管理業務の簡略化・効率化が望めます。では、なぜ数ある備品管理システムの中からカシカンをおすすめするのか。その理由を次の章でご説明していきます！
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカンは、導入に費用がかからず、運用にも基本無料で備品管理が行えます。カシカン以外の備品管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約5万円～30万円かかるものであったり、月額1万円～と一見価格が安くても、様々な機能に制限があるシステムなどもあります。
2. アプリでの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の貸出や予約、在庫管理が行えます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカン利用者の事例
社内事務の備品管理に「カシカン」を利用。備品の貸出作業の効率がupしました！
課題
備品の数や利用状況を手作業で記録していたため、集計時にとても時間がかかっていました。手書きの台帳を使っていたため、更新漏れや間違いが発生することもありました。
活用した機能
【CSVやExcelで一括登録・エクスポート・編集】
結果
手書きの台帳からの移行により、集計の作業時間が大幅に短縮しました。備品の登録や更新が迅速に行えるようになり、更新漏れや間違いが減りました。貸出状況を正確に把握できるため、備品使用の予約もできるようになり、利用者の満足度も高まっていると思います。
まとめ：オンライン備品管理システムで業務効率アップ！
今回の記事では、備品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきましたが、それぞれの管理状況に合ったシステムを選ぶことが重要です。とはいえ、実際にシステムを活用してみないと分からない課題もあります。なので、コストフリーで導入が出来る、カシカンでとりあえず試してみるのもアリだと思います。
ぜひ、それぞれに合った備品管理システムを活用して、ストレスフリーかつ効率的な備品管理を目指しましょう！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
