はじめに：
プレゼンや勉強会で使用する物品は、以下のものが一般的です。
- プロジェクター: 会場で利用する場合は、プロジェクターの手配を済ませてください。
- パソコン: プレゼン用のパソコンと電源ケーブルを持参しましょう。
- ポインター: 特別な機能は必要ありませんが、プレゼン用のポインターがあると便利です。
- スクリーン: プロジェクターの映像を表示するスクリーンが必要です。
- マイク: 聴衆に聞こえやすくするためのマイクを用意しましょう。
- ホワイトボード: 資料を補足するためのホワイトボードがあると良いです。
- テーブルと椅子: 資料を置くためのテーブルと参加者が座る椅子を用意してください。
- 台拭きやタオル: テーブルや椅子の清掃に使います。
これらの物品を準備することで、スムーズなプレゼンや勉強会が行えます。
しかし！これほど多くの物品を準備するのには非常に労力やコストが必要です。そのため、会社の備品を貸出管理し、社員が共有して使用すると良いでしょう。
この記事では、プレゼンや勉強会のための物品貸出管理の重要性や、便利な貸出管理アプリについて紹介していきます。必要な物品を貸出管理し社内でシェアすることで、コストの削減や業務効率化を図っていきましょう！
プレゼン・勉強会の物品貸出管理の重要性
プレゼン用の物品を社内で貸出管理することは、効率化やセキュリティ強化に大きく寄与します。以下に、貸出管理が必要な理由を解説します。
1. 業務を効率化するため
貸出物品の貸出・返却状況を把握することで、物品を探す時間を節約できます。重要な物品（例：クライアントとの会議で使用するもの）の場合、信頼を失うリスクもあります。
2. 備品を適切に確保するため
社内に備品がないと思って購入したものが、実は誰かが使っていたというケースを防ぎます。貸出管理を通じて備品の個数や状態を把握し、無駄な費用を防ぎましょう。
3. 使用状況を確認するため
貸出管理は物品の使用状況を把握するためにも必要です。紛失したのか、古くなったのか、誰かが使っているのかを正確に把握し、適切な判断を行いましょう。
4. セキュリティを強化するため
特にパソコンやタブレットなどには重要なデータが保存されています。紛失や情報漏洩が発生すると、会社全体の信頼性が低下します。適正な管理を通じてセキュリティを強化しましょう。
プレゼン・勉強会の物品貸出管理のポイント
1. 管理ルールを決める
- 貸出物の管理ルールを明確化し、社員全員がルールを守るようにします。
- 貸出期限や対応方法などを決めておくことが重要です。
2. 管理台帳を作成する
- 貸出物の現状を把握するために管理台帳を作成しましょう。
- 貸出された周辺機器の詳細（貸出日、返却日、貸出者の名前など）を記録します。
- 利用者が機器を借りたり返却したりする際に、記録を更新することを忘れず行いましょう。
3. デジタルで管理
- 各物品にバーコードやQRコードを割り当てるのも良いでしょう。
- 貸出情報をオンラインで管理できると、リアルタイムで情報を更新できます。
4. 専用の貸出管理ソフトウェア
- 貸出管理ソフトウェアを導入することで、貸出と返却のプロセスを効率化できます。
- ソフトウェアは貸出記録を保存したり、期限切れのアイテムを追跡したりします。
どの方法を選択するかは、組織のニーズや予算によります。適切な貸出物管理を行い、学習・研究を円滑に進めるために、リスクを理解した上で貸し出しを行いましょう。
ここで、オススメの貸出管理アプリ「カシカン」をご紹介します。 カシカンはシンプルな操作で使いやすく、貸出管理に最適な様々な機能が備わっています。
カシカンの機能
1. 会員証作成機能
カシカンでは、グループページへのログインリンクをQR化してプリントできます。会員証を活用すれば、たとえ一台の端末でもカシカンをみんなで使えます。アカウント登録不要の会員証も発行可能で、メールアドレスは不要です。
2. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
3. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンアプリを使うメリット
ここからは、なぜ、他の物品管理アプリよりもカシカンをおすすめするのか、その理由についてご説明していきます！
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の備品を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。備品が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3. アプリの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから物品の予約や返却手続きなどの管理が行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
4. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の物品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約3万円～30万円ほど必要になります。また、価格が安いものだとその分機能が制限されたり、登録できる物品や利用者数が限られてしまうことが多々あります。 その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる物品の数にも制限がありません。また、物品を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
まとめ：社内の備品管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
