はじめに：
リモートワークは効率的に業務を行うための手段です。リモートワークを始める際には、いくつかの物品の準備が必要です。以下に、リモートワークをスムーズに開始するために準備しておくべきものをご紹介します。
- PC: リモートワークにはパソコンが不可欠です。デスクトップパソコンでもノートパソコンでも、CPUはCore i5以上、メモリは8GB以上のものを選ぶと良いでしょう。
- マウスとキーボード: 使いやすいマウスとキーボードを準備しましょう。有線タイプやワイヤレスタイプ、自分に合ったものを選びましょう。
- ディスプレイ: 長時間の作業には目に優しいディスプレイが必要です。フリッカーフリー機能を備えたものや昇降機能を持つものを選ぶと良いでしょう。
- スマートフォンやタブレット: 連絡手段やファイル共有に利用できます。
- 必要なソフトウェア: リモートワークに必要なソフトウェアをインストールしておきましょう。チャットツールやファイル共有サービスなどが含まれます。
- インターネットに接続できる環境: リモートワークはインターネット環境が必須です。安定した通信環境を整えましょう。光回線やモバイルWi-Fiなど、自宅以外でも利用できる環境を検討しましょう。
- セキュリティツール: 外部からの接続には十分なセキュリティ対策が必要です。総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」を参考に対策を行いましょう。
適切な準備を整えて、スムーズにリモートワークを開始しましょう。
しかし、リモートワークを始める際に、物品を一人で揃えるのは大変です。そこで、貸出管理を活用と非常に便利です。次に、貸出管理のメリットをご紹介します。
リモートワーク物品を貸出管理するメリット
1. 資産の保護
備品の貸出管理をすることで、大切な資産や器具を正しい使い方で守り、壊れたりなくなったりするのを防ぎます。特にリモートワークでは、社員が自宅や外出先で物品を使用するため、適切な管理が重要です。
2. コスト削減
物品を個人で揃える場合、初期投資がかかります。しかし、貸出管理を利用することで、個人で購入する必要がなくなります。特に大型の物品（ディスプレイやキーボードなど）は高額ですが、貸出ならコストを抑えられます。
3. スペース節約
自宅やオフィスのスペースを有効活用できます。物品を必要なときだけ借りて使えるため、スペースを取らずに済みます。特に大型の物品（ディスプレイなど）はスペースを取りますが、貸出なら必要なときだけ使用できます。
リモートワーク物品の貸出管理は、備品の紛失や破損を防ぐために重要な業務です。会社が適切な管理体制を整えることで、スムーズなリモートワーク環境を提供できるでしょう。
リモートワーク物品を貸出管理する課題と対策
1. 貸出物の適切な管理
- 管理台帳の作成：オンラインで管理台帳を作成し、業務の効率化を図りましょう。貸出物の種類ごとに管理台帳を作成しましょう。台帳には貸出物の名称、番号、保管場所、貸出日、返却予定日などを記載します。
- 貸出物のラベリング：貸出物には一意のラベルを貼り付けて識別すると良いでしょう。ラベルには貸出物の番号や部署などを記載します。
2. 貸出物の管理ルールの策定
- 返却期限の設定：貸出物の返却期限を明確に定めます。遅延した場合の対応策もルールに盛り込みましょう。
- 貸出物の使用目的の明確化：貸出物の使用目的を明確にすることで、無駄な貸出を防ぎます。例えば、プロジェクトごとに貸出物を管理する場合、目的を明示しましょう。
3. 貸出物の情報管理
- デジタル管理システムの導入：貸出物の情報をデジタルで管理するシステムを導入することで、効率的な管理が可能です。貸出物の履歴や返却状況をリアルタイムで把握できます。
4. 社員への啓発と教育
- 貸出物の適切な取り扱いの啓発：社員に対して貸出物の適切な取り扱い方法を啓発しましょう。
以上の対策を講じることで、リモート物品の貸出管理を効果的に行い、スムーズな業務運営を実現できるでしょう。
おすすめの備品貸出システム
今回おすすめするのは、備品管理アプリ「カシカン」の導入です！管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、社内備品管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. ユーザーフレンドリーなインターフェース
まず強調したいのが、カシカンのユーザーフレンドリーなインターフェースです。直感的に操作でき、貸出状況や在庫管理の情報を一目で見ることが可能。初めてでも使いやすい設計になっています。
2. 貸出状況の一元管理
多数の機材を管理していると、誰がいつ何を借りたのかを把握し続けるのは大変です。この機能は、すべての貸出状況を一覧でき、一つ一つを管理する手間を大幅に軽減します。
さらに、リマインダー機能を活用すれば、返却期限の通知も可能。機材が返却されないトラブルを未然に防ぐことができます。
3. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
まとめ：リモートワーク物品を「カシカン」で簡単貸出管理！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
