不動産業界の「信用危機」を回避せよ！物件鍵の所在をリアルタイム可視化し、法的リスクを防ぐDX戦略

2025年10月31日金曜日

はじめに

不動産仲介・管理業務を統括する店舗マネージャーの皆様にとって、物件の鍵管理は、企業の信用力と直結する重大なリスク管理業務です。鍵の紛失や返却漏れは、単なる管理ミスではなく、多額の金銭的負担や法的な責任問題に発展する可能性があります。従来の非効率な管理体制や、鍵の紛失・返却漏れが引き起こすリスクを明確にし、これらを未然に防ぐためのデジタルシフト戦略をご紹介します。

アナログ管理が生む「所在不明」と「法的責任」の連鎖

物件の鍵は「膨大で小さく、軽い」という特性から、紙やExcelなどのアナログな管理手法では、手作業によるミス（ヒューマンエラー）が発生しやすく、最新情報への反映にタイムラグが生じがちです。その結果、鍵の所在不明のトラブルが起こり、契約機会の損失につながります。さらに深刻なのは、鍵の紛失や管理不備が引き起こす法的責任と信用危機です。

キーボックス運用に潜む「多額の賠償責任リスク」

鍵の受け渡しを簡略化するために物件にキーボックスを設置する手法は普及していますが、これは不動産会社にとって高いリスクを伴います。キーボックスは利用者に管理を委ねる形となるため、鍵の返却漏れや紛失、暗証番号の流出による不正コピーや不正侵入の恐れがあります。実際、特殊詐欺などの犯罪に悪用された事例も報告されています。特にオートロック付きマンションの場合、鍵の紛失はマンション全体のセキュリティに関わる重大な事態となり、巨額の賠償責任に発展する可能性があります。

1. マンション全体のシリンダー交換費用を請求されるリスク

敷地内（セキュリティ対象外）に設置されたキーボックス内の住戸鍵が失くなり、それが「当該マンション専用のものであることが確実」と認識された事例が報告されています。この場合、第三者がオートロックのセキュリティ内に自由に出入りできる可能性が生じるためです。

この事例では、マンションの管理組合は、鍵を紛失した当該不動産業者に対し、以下の巨額な費用の請求を検討する方針を決定しました。

集合玄関ならびに通用口のシリンダー交換費用
各住戸の玄関鍵（シリンダーを含む）の交換費用

2. 費用が膨大になる仕組み

オートロックの集合玄関キーと住戸の玄関キーは一体型になっているケースが一般的です。したがって、集合玄関のシリンダーを交換すると、結果的に全住戸の鍵（シリンダーも含む）も交換する必要が生じます。

これは、鍵を紛失した不動産会社にとって、多額の費用負担となるリスクを意味し、鍵の返却漏れや紛失は企業の信用問題にも直結します。キーボックスの利用は、鍵の受け渡しの手間がなくなる一方で、利用者による管理という点において、この予測不可能な巨額の賠償リスクを抱えることになります。

賃貸借契約における「管理会社の責任」

鍵の返却漏れや管理不備が原因で発生したトラブルは、賃貸人（貸主）だけでなく、管理会社にも法的な責任が及ぶ可能性があります。

賃貸人の「平穏に生活できる義務」 賃貸借契約において、賃貸人には、賃借人が契約目的に適した状態で建物を利用できるように配慮する義務があり、「入居者が平穏に生活できるような住宅を提供する義務がある」と解されています。
賃借人交代時の鍵交換の原則 判例では、新たに賃貸借契約が締結される場合の鍵の付け替えは、賃貸人が負う物件管理上の責任の履行として捉えるのが相当と示されています。この見解から、賃貸人は賃借人が変わる度に鍵を交換しなければならず、その費用も賃貸人が負担するのが原則となります。
管理会社への責任追及 前の入居者が合鍵を回収されず、それを利用して空き巣に入られたケースでは、貸主に損害賠償責任が生ずる可能性が高いとされており、その責任追及先は管理会社にも及ぶ可能性があります。鍵の返却漏れや紛失は、企業の信用低下を招く重大なリスクです。

解決策：デジタル管理による「リアルタイム可視化」と「自動防止」

これらのアナログ管理の限界と法的リスクを克服するためには、鍵の所在や利用状況をリアルタイムで正確に可視化し、業務を自動化するデジタル管理システムへの移行が不可欠です。

QRコードやバーコードを活用した管理システムは、手作業によるミスを削減し、業務効率を向上させます。

リアルタイムな状況把握: 鍵に管理ラベル（QRコードなど）を貼り付け、クラウドシステムと連携させることで、鍵の貸出・返却状況や所在をリアルタイムで確認できます。
人為的ミスの防止: コードをスキャンするだけで正確なデータを取得・更新できるため、手作業による誤入力や記載漏れを防ぎ、管理の信頼性が向上します。
履歴の明確化: 誰がいつ何を使用したかの使用履歴や移動が明確に記録されるため、紛失や不正使用のリスクが低減します。

法的責任と信用を守る盾：スマホで使える貸出管理アプリ「カシカン」

鍵の所在不明による機会損失や、返却漏れが招く法的リスクを解消するために、スマートフォンで手軽に運用できる貸出管理システム「カシカン」をご提案します。カシカンは、備品やレンタル品の貸出・返却管理に特化しており、不動産物件鍵の管理における可視化と自動化を強力にサポートし、企業が抱えるリスクを軽減します。

カシカンで実現するセキュリティ強化と業務の自動化

QRタグで即スキャン貸出・返却: 物件鍵にQRコードを貼り付け、スマートフォンでスキャンするだけで貸出・返却手続きが完了します。
返却遅延アラート機能: 物品の貸出予定日や返却予定日の前日・当日に、利用者に対して自動で通知が送られます。さらに、延滞時には自動通知が行われるため、返却忘れや紛失のリスクを組織的に防止できます。
担当者権限・履歴追跡: 鍵の貸出・返却の履歴（いつ、誰が、どの鍵を持ち出し、返却したか）を自動で記録し、クラウド上で一元管理します。これにより、管理の属人化を防ぎ、トラブル発生時もすぐに履歴を確認できます。
物品の一括登録: エクセルやCSV形式のファイルデータから物品の情報を取り込む一括登録機能があるため、導入時の入力ミスの防止や作業時間の削減が可能です。
フォルダ分類（物件別）: 物件ごとやエリアごとに鍵をハッシュタグやフォルダ機能で分類できるため、膨大な数の鍵も直感的に整理できます。
複数拠点一元管理: クラウドシステムであるため、複数の店舗や営業所がある場合でも、鍵の貸出状況や在庫状況を一括で確認・管理することが可能です。