はじめに：「什器」とは？
什器(じゅうき)は、主に「店舗什器」と「オフィス什器」の2つに分類されます。飲食店やアパレル店における調理器具やテーブル、商品陳列棚や商品ディスプレイ用品などが「店舗什器」にあたります。一方で、オフィスで使われる、オフィスデスクやイス、応接セットや書庫などを「オフィス什器」と呼ばれます。「店舗什器」は、主に顧客向けに商品をディスプレイするための備品全般を指し、「オフィス什器」は、オフィスで使われるデスクやイスなどのオフィス用品を指す、などの違いがあります。
今回の記事では、そんな「什器管理」における課題を挙げ、その解決法と、おすすめのクラウド型貸出管理システムについて、ご紹介していきます！
什器管理における課題と解決法
什器管理は、什器を購入して会社や店舗の備品として使用している場合や、レンタル契約で什器を使用している場合などによって、管理方法が変わってきます。また、業務を進める上で什器を社員に貸し出すといった場合もあります。そのため、どの什器がどの台帳で管理されているのか分からなくなってしまうことがあります。
什器管理における具体的な課題とは？
1. 什器の予約・貸出・返却管理
社内の什器を社員に貸し出す場合、什器の予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日の管理、返却が遅延している場合の対応などは、什器や利用者ごとに変わってくるため、非常に大変です。
2. 什器の利用状況の確認
社内や店舗には、どんな什器を所有しているか把握することや、どの什器が誰に貸出中で、どの什器が返却済みなのか、などの管理は什器の数や種類、利用する人数が増えるにつれて、大変になっていきます。
3. 什器の登録や更新作業
社内や店舗に新しい什器を追加する時や、什器の情報を更新する作業も、什器の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、什器の在庫管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめのクラウド型貸出管理システム
以上の4つの課題を解決するには、什器の貸出・返却の際に貸出簿や社内チャットで報告したり、什器ごとに管理者を設定する、などの方法があります。しかし、これらの方法では、管理業務にコストや労力がかかってしまいますし、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下に繋がってしまいます。
そこで、おすすめしたいのがクラウド型の「貸出管理システム」の導入です！貸出管理システムを活用することで、以上に挙げた4つの課題をクラウド上で解決することが出来ます！他にも、棚卸し業務の際に役立ったり、什器管理をシステムに手助けしてもらうことで、ストレスの軽減や業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、貸出管理システムの導入・運用にはコストがかかってしまうことがほとんどですし、どのシステムを選べば良いか分からない…などといった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのクラウド型貸出管理システムが「カシカン」です！カシカンは他のシステムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の什器管理に役立つ機能や、他の貸出管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 什器の一括登録
カシカンでは、システム上に登録したい什器が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接什器の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した什器の貸出管理
カシカンでは、QRコードを活用して什器の貸出管理ができます。印刷したQRコードを什器に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の什器から即座にカシカン上での貸し出し予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、什器の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 什器のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、什器を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 什器の検索機能
カシカンでは、システム上に登録済みの什器を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した什器のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し什器の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外のクラウド型貸出管理システムの導入・運用にかかるコストの例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、システム上に登録できる什器の数、利用人数などが制限されてしまうシステムもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、システム上に登録できる什器の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
貸出管理システムの中には、スマートフォンから什器管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅でもスマートフォンやタブレットなどから貸し出し什器の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 什器の利用状況の確認
カシカンでは、什器の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの什器が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：貸出管理システム「カシカン」で什器管理をラクラクに！
今回は、クラウド型貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも什器管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
