はじめに：
介護事業所では、様々な物品や医療機器の管理が欠かせません。これらの物品は、利用者のケアの質に直結するため、適切な管理が求められます。しかし、多くの物品を管理するのは簡単なことではありません。今回は、介護事業所での物品管理を効率化するために無料から利用できるアプリをご紹介します。
介護事業所での物品管理の重要性
介護事業所における物品管理は、以下のような理由から非常に重要です：
- ケアの質向上：適切な物品管理により、必要な器具や機器をスムーズに利用でき、利用者へのケア品質が向上します。
- コスト削減：物品の紛失や無駄な購入を防ぎ、コストを削減できます。
- 効率化：管理が効率化されることで、スタッフの業務負担が減少し、本来のケア業務に集中できます。
介護事業所での物品管理の課題
一方で、物品管理には多くの課題があります：
- 多様な物品の管理：介護事業所では、医療機器、ケア用具、消耗品など多種多様な物品を管理しなければなりません。
- リアルタイムの在庫確認：必要な物品が不足していると、迅速に対応できず、利用者のケアに支障をきたすことがあります。
- 貸出と返却の管理：物品の貸出状況や返却の確認が煩雑で、管理が行き届かないケースが多いです。
物品管理のポイント
貸出管理を行う際の具体的な方法として、以下のポイントを意識しましょう。
1. 管理台帳を作成する
- 物品名、管理番号、個数、保管場所、貸出日、貸出先、返却日、状態、登録日、購入日などの情報を記載します。
- 管理台帳は紙ベースでも作成できますが、Excelや専用の管理システムを活用すると効率的です。
2. はっきりしたルールを作る
- 借りる際の手続きや責任についてルールを明確にし、全員に周知します。
3. 定期的なチェックを行う
- 貸出物品を見て、現在の状態を確認します。
- これにより、返されていない物や壊れている物を早く見つけることができます。
4. 物品をきちんと保管する
- 借りた物は決まった場所に戻すようにします。
- ラベルをつけて、何がどこにあるかをすぐに把握できるようにします。
物品管理は事業所の資産を守り、業務の効率を上げるために必要な仕事です。適切な管理を行い、無駄な出費を減らすための戦略を考えましょう。
おすすめのクラウド型備品管理システム
今回おすすめしたいのが「備品管理システム」の導入です！備品管理システムを活用することで、スムーズに貸出管理をすることが出来ます！他にも、管理業務をシステムに手助けしてもらうことで、ストレスやコストの削減、業務全体の効率化などのメリットが期待できます。
とはいえ、どの備品管理システムが自社に合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかるコストが心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのクラウド型備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他の備品管理システムとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、他の備品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットや、「カシカン」の備品管理に役立つ機能について、ご説明していきます！
介護事業所で「カシカン」を導入するメリット
1. 物品管理が簡単に
「カシカン」の最大のメリットは、その使いやすさにあります。シンプルなインターフェースで、誰でも簡単に物品の登録や管理を行うことができます。
- 直感的な操作：物品の名前、型番、写真などをシンプルに登録できます。特別なトレーニングを必要とせず、誰でもすぐに使いこなせます。
- 一元管理：全ての物品を一元的に管理できるため、在庫状況や貸出状況を簡単に把握できます。
2. 貸出と返却の管理が効率化
「カシカン」を利用することで、物品の貸出と返却の管理が非常に効率化されます。
- リアルタイムでの貸出状況確認：誰がどの物品をいつ借りたのか、返却期限はいつなのかをリアルタイムで確認できます。
- 通知機能：返却期限が近づいた際に自動で通知が送られるため、スタッフが忘れることなく物品を管理できます。
3. コスト削減と効率アップ
適切な物品管理は、コスト削減と業務効率の向上に直結します。
- 紛失や重複購入の防止：物品の管理がしっかり行われることで、紛失や重複購入を防ぎ、無駄なコストを削減できます。
- 時間の節約：物品を探す時間が大幅に減少し、スタッフが本来のケア業務に集中できるようになります。
4. 柔軟なアクセスと利用環境
「カシカン」はWebアプリとして提供されているため、柔軟に利用できます。
- モバイルフレンドリー：スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、どこからでも管理状況を確認できます。これにより、物品管理のフレキシビリティが格段に向上します。
- クラウドベース：クラウドベースのシステムでデータが保存されるため、データの安全性が高く、バックアップの心配も不要です。
5. 無料で利用開始
「カシカン」の大きな魅力の一つは、無料で利用を開始できることです。初期費用がかからないため、予算に限りがある介護事業所でも手軽に導入できます。
カシカンの機能をご紹介！
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
4. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンは他にも、検索機能を活用して登録済み備品を簡単に探し出せたり、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールも設定できます。
まとめ
介護事業所での物品管理を効率化するために、「カシカン」の導入は非常に有益です。直感的な操作性、リアルタイムでの貸出管理、コスト削減、メンテナンス管理の効率化、柔軟なアクセス環境、そして無料で利用開始できる点など、多くのメリットがあります。
「カシカン」を活用して、物品管理をスマートに行い、スタッフがケア業務に集中できる環境を整えましょう。これにより、利用者へのケア品質をさらに向上させることができるでしょう。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
