代車の管理も！貸出管理アプリ「カシカン」

はじめに

レンタカーやカーシェアリングの普及に伴い、代車の管理もますます重要になってきました。自動車整備工場やディーラーなど、代車を扱う企業にとって、効率的な貸出管理は欠かせません。本記事では、代車の貸出管理に特化したアプリの活用について、そのメリットや選び方、具体的な活用事例などを詳しく解説していきます。

代車の貸出管理の課題

従来のExcelや手書きによる管理方法では、以下のような課題がありました。

情報共有の難しさ: 複数のスタッフが情報を共有する場合、誤入力や情報の食い違いが発生しやすい。
検索性の低さ: 過去の貸出履歴を検索する際に、時間がかかり、効率が悪い。
リアルタイムな状況把握: 現在の車両の空き状況や予約状況を、リアルタイムで把握することが難しい。

これらの課題を解決するために、貸出管理アプリの導入が注目されています。

貸出管理アプリで実現できること

車両情報の管理: 車種、年式、走行距離、整備履歴など、車両に関する情報を一元管理できます。
貸出・返却履歴の記録: 貸出日時、返却日時、貸出者、返却時の車両状態などを詳細に記録できます。
予約管理: 顧客からの予約を簡単に管理し、スケジュール調整を効率化できます。
車両の空き状況確認: リアルタイムに車両の空き状況を確認でき、顧客への対応をスムーズに行えます。
通知機能: 貸出期限が近い場合や、車両の点検が必要な場合などに、通知を送信できます。

カシカンの機能

1. 備品の一括登録

カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。

CSVファイルを利用した、一括登録の詳しいやり方

2. リマインダー機能

カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。

リマインダー機能の詳しい使い方

3. 備品の検索機能

カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。

検索機能の詳しい使い方

4. メンバーの情報管理機能

グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。

タグでメンバーの情報を管理する詳しいやり方

カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。

カシカンを使うメリット

1. 効率化

貸出管理が効率化されることで、社員は本来の業務に集中できます。管理者も手間が減り、業務全体の効率が向上します。

2. 満足度アップ

必要な代車がすぐに見つかり、タイムリーに利用できることで、満足度が向上します。

3. トラブルの減少

自動リマインダーやリアルタイムの監視機能により、紛失や返却忘れといったトラブルを防ぎます。

4. カシカンはアプリでも利用出来る

貸出管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。

まとめ

代出管理アプリは、代車の貸出業務を効率化し、顧客満足度向上に繋がるツールです。本記事で紹介したポイントを参考に、自社の業務に最適なアプリを導入することで、よりスムーズな代車管理を実現しましょう。

今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介しました！カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。

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