契約書管理の徹底は、企業のコンプライアンス維持とリスク軽減の要です
1. 契約書管理の役割
- 企業が健全な経営を維持するため、取引先との契約書を適切に管理する必要があります。
- 特に、リースやレンタル契約など、期間のある固定資産や備品の利用状況を正確に把握することが不可欠です。
2. コンプライアンスとリスク軽減
- 適切な契約書管理は、法令遵守（コンプライアンス）を支える基盤となります。
- 契約の「開始」と「終了」のライフサイクルを明確にすることで、企業リスクの発生を未然に防ぎます。
3. 透明性と効率性の向上
- 契約書管理台帳を活用することで、契約状況の一元管理が実現できます。
- 業務の透明性が向上し、管理効率が大幅にアップします。
契約管理台帳の基礎：経営リスクを回避する羅針盤
契約書管理台帳とは、企業や組織において締結した契約書に関する情報を一元的に管理し、検索しやすいようにまとめたものを指します。これは単なる書類のリストではなく、企業の経営目標を達成し、不正や法令違反を防ぐための重要な管理ツールとして機能します。
契約書管理台帳が重要な理由
契約書管理台帳が重要とされる理由は多岐にわたります。
- 契約の期限切れ防止：契約書には更新の有無や契約終了日が記載されており、台帳に情報を記録することで、更新が必要な契約を事前に把握し、適切なタイミングで手続きを講じることが可能となります。契約期限が切れると、取引の停止やサービスの提供中断、さらには法的な問題が発生するリスクが増加します。
- 内部統制とガバナンスの強化：管理台帳を利用して契約情報を集約すれば、各部門や担当者が契約に基づいた適切な業務を遂行しているか確認しやすくなり、内部統制が強化されます。権限のない者による不正な契約締結を防ぎ、情報の一元管理やアクセス制限を通じて、企業のガバナンス強化にも貢献します。
- 業務の効率化：契約に関する情報（契約相手先、契約期間、契約金額、担当者など）を一元的に管理することで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、業務効率が大幅に向上します。契約情報の統一化は、業務の重複や人的ミスの減少にもつながります。
従来の契約管理が抱える課題
多くの企業で依然として使われるExcelや紙ベースの管理方法には、限界があります。
- ヒューマンエラーのリスク：Excelによる手入力では、打ち間違いや、意図せぬデータ削除といった単純な人的ミスが発生しやすいです。
- データ整合性の問題：複数人で同じファイルを更新すると、データの重複や最新情報の反映漏れが発生しやすく、情報の整合性が損なわれるリスクがあります。
- セキュリティと属人化：機密情報を含む契約書管理において、Excelではアクセス権限の細かい設定が難しいため、情報管理には不向きです。原本管理では「紛失」「汚し」「破損」のリスクも伴い、担当者不在時に業務が滞る属人化も大きな課題です。
企業の統制活動における購買と資産管理の重要性
1. 内部統制の目的
- 業務の有効性
- 効率性向上
- 資産保全
- 法令遵守
2. 統制活動における購買・資産管理
統制活動には、予算管理の検討も含まれます。特に購買プロセスや資産管理は不正やミスのリスクが高いです。
3. リスク低減の方策
職務の分離を徹底し、発注、検収、支払いを異なる担当者が担当。相互チェック機能（内部牽制）により、不正や癒着を防ぎます。
4. 契約書管理の重要性
契約書管理台帳の整備が、統制活動の基盤となります。台帳が不十分だと、企業の信用力を損なうリスクが増大します。
会計基準の国際的な潮流と「使用権資産」の管理
1. 新リース会計基準の背景：IFRS第16号の導入
- オペレーティング・リースもオンバランス処理を原則とする。
- 借り手側には、使用権資産とリース負債の計上が求められる。
2. 使用権資産の管理：使用権の資産計上
- リース契約を通じて取得した使用権は、資産として扱う。
- 固定資産と同様に、これらは減価償却の対象となる。
3. 影響と重要性
固定資産台帳・減価償却への反映
- リース契約の条件（期限・内容）が直接、固定資産台帳や減価償却処理に影響する。
財務報告の信頼性維持
- 正確な使用権資産の管理は、透明で信頼性の高い財務報告のために不可欠です。
「モノの契約」と「モノの利用実態」の連携が重要です
契約管理の最終的な目的は、契約内容を遵守し、企業資産を最大限に活用することです。リースやレンタル契約の場合、契約書に定められた「いつまで」「誰が」その物品（PC、車両、機器など）を使う権利を持つか、という情報と、現場で「今どこに」「誰が」その物品を使っているかという利用実態が一致している必要があります。
この両者が乖離すると、以下のような問題が生じます。
- 無駄なコストの発生：契約期限が残っているにもかかわらず、所在不明や利用状況の不確実性から不要な物品を再購入したり、契約が終了した物品を返却し忘れて余計なリース料を払い続けたりするリスクが高まります。
- 契約更新の遅延：契約期限が近づいても、それがどの物品の契約であり、現在誰が利用しているかが不明確だと、適切な更新や返却の判断ができなくなります。
デジタル管理体制を構築し、契約のライフサイクルと物品の利用状況をリアルタイムで同期させることが、経営資源の最適配分を実現するための鍵となります。
現場の貸出管理をデジタル化し、契約遵守を支援する「カシカン」
契約管理を高度化し、特にリース資産や備品に関する「モノの契約」と「モノの利用実態」の連携を強化するには、現場で使える物品管理のデジタル化が不可欠です。
カシカンは、備品や社用車などの貸出管理に特化したクラウドサービスです。煩雑な物品の動きをモバイルファーストで直感的に把握できるため、現場の管理負担を劇的に軽減し、契約管理の正確性を間接的に支援します。
1. 契約期間の遵守を支援するリマインダー機能
カシカンには、備品の貸出予定日や返却予定日、さらには延滞時に利用者へ自動で通知が送られるリマインダー機能があります。これにより、リース契約やレンタル契約の期間超過リスクを未然に防ぎ、契約遵守を強力にサポートします。
2. リアルタイムな所在把握で契約物品を可視化
物品に貼付したQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、即座に予約や貸出・返却処理が完了します。これにより、手動入力によるヒューマンエラーを防ぎ、契約している物品が今どこで、誰によって利用されているかをリアルタイムで正確に把握できます。
3. 初期導入コストを大幅に抑制
カシカンは初期導入費用や契約費が一切発生せず、基本的に無料から利用可能です。有料プランも1法人あたりの料金設定のため、利用メンバー数によって費用が変動する心配がありません。既存のExcelやCSVファイルからの一括登録も可能で、スムーズな移行を実現します。
Excelや紙ベースでの物品管理が引き起こす「情報管理の非効率性」や「契約リスク」は、現場のデジタル化によって解決できます。カシカンは、シンプルな操作性と確実な情報共有を通じて、企業の契約管理と資産活用の基盤を強化し、経営の透明性と効率性を高めることに貢献します。まるで契約書に命を吹き込み、その行動を追跡する「秘書」のように、あなたの会社のモノの動きを最適化するツールとして、カシカンは最適な選択となるでしょう。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
