はじめに：社内図書管理を簡単に！貸出管理システムとは？
社内に図書スペースを作り、社員に本や資料を貸し出すことで、業務上のヒントが見つかったり、社員のリフレッシュや仕事へのモチベーションの向上、業務全体の効率化など、様々なメリットが考えられます。しかし、社内図書スペースに書籍の数や種類、利用者が増えるにつれて、書籍の貸出・返却管理や本棚の整理、蔵書管理などの業務が大変になっていきます。
今回の記事では、社内図書を運営する上での課題・解決法と、おすすめの貸出管理システムについて、ご紹介していきます！
企業内図書運営の課題とは？
1. 本の予約・貸出・返却管理
社内図書に置いてある本の予約が重複していないかの確認や、貸出・返却予定日の管理は本や利用者ごとに変わってくるため、非常に大変です。
2. 本の返却が遅延している場合の対応
貸し出した本や資料が返却予定日までに返却されなかった場合、利用者に対して通知を送るなどの対応が必要になってきます。
3. 本の登録や更新作業
社内図書に新しい本を追加する時や、本の情報を更新する作業は、本の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、本棚の整理、蔵書管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
企業内図書管理のポイント
1. 本の選定
まずはどんな本を揃えるのか決めることから始まります。社員のニーズや、業務に関連する本などを中心に 行います。また、社内研修やセミナーなどで使用する専門書も揃えると良いでしょう。中には業界の流れやビジネストレンドを把握するための定期刊行物もあったりします。また、定期的に社員に追加して欲しい本のアンケートを行うことも重要です。
2. 本棚やイス、テーブルの設置
本棚を設置し、ジャンルごとやアルファベット順などで本を整理することも重要です。また、イスやテーブルを設置して読書スペースを作ることで、社内同士のコミュニケーションの場やモチベーションの向上に繋がります。
3. 書籍の管理方法
書籍の管理は、紙媒体で行う方法とオンラインサービスを利用する方法があります。紙媒体では、本にバーコードや管理番号を貼ったり、貸出簿を設けて貸出の記録するなどの方法が考えられます。オンラインサービスを利用する場合は、社内で所有している本を登録し、スマートフォンやパソコンで貸出管理を行います。
4. 貸出ルールを決める
書籍の貸出と返却に関するルール作りも重要な運用管理の一部です。 一度に何冊まで借りられるのか、貸出期間はどの程度にするのかといった具体的なルールを設定しましょう。これにより、本の貸出・返却がスムーズに運び、図書館が円滑に機能します。また、貸出・返却時は貸出簿や社内チャットなどに記録を残すようにすると、どの本を誰が借りているか把握することができます。
社内図書館を設置することは社員や企業にとって様々なメリットを得ることが出来ますが、書籍集めや貸出・在庫管理などの作業が必要になり、時間や労力がどうしても掛かってしまいます。特に書籍の管理を紙媒体やオフラインのエクセルなどで行うと、記入漏れや貸し出した本が返って来ないなど、様々な問題が発生します。 そこで次の章では、社内図書管理業務を手助けする、オンライン貸出管理サービス「カシカン」のご紹介をしていきます！
簡単に図書貸出管理！「カシカン」
カシカンは、組織内の備品や共有物、所有物をスマートフォンやPC上から簡単に管理できるサービスです。貸出管理が簡単にでき、グループ内で共有することも可能なため、図書の共有や貸し借りを円滑に行えます。カシカンは、物品管理をシンプルにし、スムーズな共有を実現する頼もしいツールです。
とはいえ、どの図書貸出システムが合っているか分からなかったり、システムの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様におすすめの図書貸出システムが「カシカン」です！カシカンは他の図書貸出システムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
「カシカン」を使用してスムーズに図書室を運営しましょう！以下に主な機能をご紹介します！
カシカンの機能
1. バーコード読み取り機能
カシカンでは、本のISBNコードを読み取ることで書籍情報や書影が自動で登録できます。登録できる本の数にも制限がないため、数が膨大でも大丈夫です。
2. 貸出書籍の一括登録
カシカンでは、登録したい書籍が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接書籍の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、書籍の貸出予定日の前日や返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 図書のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、図書を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 図書の検索機能
カシカンでは、登録済みの図書を簡単に検索することができます。書籍名や著者名、タグなどで検索することができます。利用者は読みたい本を探す時に、管理者は蔵書点検などをする時に役に立ちます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した図書のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、貸し出し図書の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカン利用者の事例
社内の図書貸出管理に「カシカン」を利用。
課題
社内に図書スペースを作りましたが、手作業で貸出管理していたため、気づくと「あの本は今どこに？」と本の所在が分からないことがありました。
結果
カシカンを使えば、専用のバーコードリーダーが無くても書籍のISBNコードを読み込むことができたので、新しい機材を購入せずに始めることができました。読み込み後は書籍情報を自動で取得してくれるため、とても簡単に登録できました。登録した本はアプリですべて確認できるため、図書管理が非常にやりやすくなっています。
簡単に図書を登録でき、図書の紛失を防ぐことができました！
活用した機能
以上のように、カシカンを使うことで図書の在庫管理や貸出管理を効率化することができます。是非カシカンを活用して図書館の業務効率を向上させましょう。より詳しいカシカンの機能に興味がある方は、是非カシカンの公式サイトをご覧ください。
まとめ：企業での図書管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも図書管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
