はじめに
保育園や子育て支援施設では、絵本や育児グッズのお貸し出しサービスを行っているケースが増えています。「絵本を家庭に持ち帰って読み聞かせる」「おもちゃやベビーカーを試してから購入を検討する」など、保護者にとって利用価値が高い取り組みです。しかし現場では、「どの家庭に貸し出したか分からない」「返却忘れが多い」「紙台帳では数が多すぎて管理できない」といった課題も少なくありません。そんな悩みを解決するのが、スマホで簡単に導入できる貸出管理システムです。
保育現場の貸出でありがちな課題
1. 返却漏れや紛失
子どもと一緒に利用する絵本やグッズは、返却が遅れたり紛失することもあります。
2. アナログ台帳では限界
利用者が増えると「誰が借りているか」「いつ返却予定か」を把握するだけで一苦労。
3. 種類や数量が多い
絵本だけでなく、ベビーカー・おもちゃ・育児サポートグッズなど多様な品目を扱うため複雑に。こうした状況が続くと、スタッフの管理コストが増え、保護者へのサービス品質も低下してしまいます。
スマホで解決！デジタル貸出管理のメリット
貸出管理をデジタル化すれば、運営者も保護者もぐっとラクになります。
- 誰が何を借りているか一目で分かる → スマホやPCでリアルタイム確認可能。
- 貸出・返却がスピーディー → QRコードをスキャンするだけで手続き完了。
- 返却忘れ防止のリマインダー → 利用者に自動通知が届くので、スタッフが催促する手間が省けます。
- データを記録して次に活かせる → 「人気の絵本ランキング」「利用頻度の高い育児グッズ」などを把握でき、購入や更新の目安に。
おすすめ無料システム「カシカン」
絵本や育児グッズの貸出管理にぴったりなのが、無料から使えるシステム 「カシカン」 です。PCやスマホがあればすぐ使え、特別な機材は必要ありません。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
保護者とスムーズに共有！
カシカンアプリを導入すると、保育園や教育現場での貸出管理が効率化できるだけでなく、保護者への情報共有もぐっと手軽になります。活用のポイントをいくつかご紹介します。
1. 自動通知で安心サポート
貸出や返却のタイミングで、アプリから保護者に通知を送ることができます。貸出期限や受け渡し日時を自動でお知らせできるため、返却忘れの防止はもちろん、やり取りがスムーズになります。
2. グループ機能で一斉連絡
グループ全体へのお知らせ機能を使えば、「新しい絵本が入りました」「貸出ルールが変わります」といった情報を保護者全員に簡単に配信できます。掲示板や紙のお便りの手間を減らせます。
3. トレーニング不要の直感的なアプリ
カシカンアプリは直感的に操作できるため、特別なトレーニングは必要ありません。シンプルな画面でQRを読み取るだけなので、保護者の方もすぐに使いこなせます。もし不安がある場合でも、短いガイドやちょっとした説明だけで利用を始められます。
これらを取り入れることで、貸出管理の効率化と同時に、園と保護者のコミュニケーションも強化できます。
まとめ
絵本や育児グッズの貸出は、家庭と施設をつなぎ、子どもの成長を支える大切なサポートです。その一方で管理が煩雑だと、スタッフも保護者もストレスを感じてしまいます。そこでおすすめなのが「カシカン」を使ったデジタル貸出管理。
- 紛失・返却忘れを防げる
- 保育者の業務が時短できる
- 保護者にも使いやすい
というメリットで、施設全体のサービス品質が向上します。今年度からは、アナログからデジタルへ切り替えて、快適で安心な貸出サービスを始めてみませんか？
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
