オンライン備品管理システムの魅力とは？
企業や団体、地域などで所有している共有備品を社員や利用者に貸し出すことで、コストの削減や業務効率の向上、仕事や活動へのモチベーションアップなど、様々なメリットを得ることが出来ます。しかし、備品の数や種類が増えるにつれて、利用者一人一人への備品の共有化が難しくなったり、どの備品が誰に貸出中なのか、といった備品の所在が分からなくなってしまう場合もあります。
今回の記事では、このような共有備品管理における課題を4つ挙げ、その解決法と、おすすめのオンライン備品管理システムについて、ご紹介していきます！
共有備品管理における4つの課題
1. 共有備品の登録や更新作業
新しく貸し出す共有備品を追加する時や、備品の情報を更新する作業は、備品の数や種類が増えるにつれて、大変になっていきます。
2. 共有備品の利用状況の確認
社内などでどんな備品を所有しているか把握することや、どの備品が誰に貸出中で、どの備品が返却済みなのか、などの管理は利用者・備品ごとに貸出・返却予定日が変わってくるため、正確に把握することは非常に大変です。
3. 共有備品の予約・貸出・返却管理
共有備品の貸し出し予約が重複していないかの確認や、備品の貸出・返却予定日の管理、返却が遅延している場合の対応も、重要な業務の一つです。
4. ヒューマンエラーの発生
ここまでに挙げた業務や、共有備品の在庫管理などを手作業や紙ベースで行うと、入力ミスや更新忘れが発生してしまう可能性があります。
課題の解決法とおすすめの「オンライン備品管理システム」
以上の4つの課題を解決するには、備品ごとに管理者を設定したり、共有備品の貸出・返却の際にグループチャットや貸出簿で報告する、などの方法があります。しかし、これらの方法では、管理業務にコストや労力がかかってしまいますし、ヒューマンエラーの発生や業務効率の低下、共有備品の不正利用などに繋がってしまう可能性があります。
そこで、おすすめしたいのが「オンライン備品管理システム」の導入です！オンライン備品管理システムを活用することで、以上に挙げた4つの課題を解決することが出来ます！他にも、共有備品の所在が簡単に把握できるため、備品の紛失・盗難を防止できたり、管理をシステムに手助けしてもらうことで、ストレスの軽減や業務効率の向上が期待できます。
とはいえ、「オンライン備品管理システム」の導入・運用にはコストがかかってしまうことがほとんどですし、どのシステムを選べば良いか分からない…などといった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめのオンライン備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他のシステムとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、「カシカン」の共有備品管理に役立つ機能や、他のオンライン備品管理システムよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンにはどんな機能があるの？
1. 共有備品の一括登録
カシカンでは、システム上に登録したい共有備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した共有備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して共有備品の管理ができます。印刷したQRコードを共有備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、共有備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 共有備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、共有備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 共有備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの共有備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。これにより、利用者は使いたい共有備品を探す時に、管理者側は棚卸しや在庫管理をする際に役立ちます。
カシカンには他にも、会員証を活用した貸出物の管理や、共有備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外のオンライン備品管理システムの導入・運用にかかるコストの例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって使える機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうシステムもあります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
オンライン備品管理システムの中には、スマートフォンから備品管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅でもスマートフォンやタブレットなどから共有備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 共有備品の利用状況の確認
カシカンでは、共有備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
4. グループを作り、備品の共有が出来る
カシカンでは、グループ機能を活用することで、備品の共有化ができたり、グループの管理者から利用者全員へのお知らせなどが送れます。
まとめ：「カシカン」で共有備品の貸出管理を効率的に！
今回は、オンライン備品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品の共有化や、貸出管理業務を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要はありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
