備品管理ソフトをすすめる理由とは？
会社や組織内で使用する備品は数えきれないほど存在し、これらを適切に管理することは業務の効率化や様々なトラブルの事前防止に繋がります。しかし、備品管理は以下のような問題を抱えており、その解決には時間や手間がかかることが多いです。
・情報の更新漏れ
手動で備品の使用状況を更新すると、情報が漏れてしまうことがあります。また、更新するのが手間であるため、放置してしまいがちです。
・備品の利用状況
備品の利用状況がわからないと、何が誰に貸し出されているのか、どの備品が返却済みなのか把握するのが難しくなります。
・備品の予約の重複
備品の予約が複数発生してしまうと、誰が優先的に使用するのか、どう対応すればいいのかなどの管理が難しくなります。
・ヒューマンエラーの発生
手書きの台帳やエクセルなどで備品の管理をしていると、入力ミスなどが発生してしまう可能性があります。
これらの問題を解決するには、備品管理ソフトの導入が欠かせません。備品管理ソフトを用いれば、備品情報の一元管理が可能になり、ヒューマンエラーを減らし、簡単に備品の利用状況を把握できるようになります。とはいえ、どの備品管理ソフトを選べば良いのか分からなかったり、ソフトの導入・運用にかかる費用が心配…といった悩みがあるかと思います。
そこで、おすすめしたい備品管理ソフトが「カシカン」です！カシカンは、他の備品管理ソフトとは違い、無料から利用することが出来ます。また、操作もシンプルで分かりやすいため簡単に使いこなすことが出来ます。
今回は、そんなカシカンの機能やメリットについて詳しくご紹介していきます！
カシカンで出来ること
ここからは、カシカンの備品管理業務に役立つ機能をご紹介していきます！
1. 貸出物の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接貸出物の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して貸出物の管理ができます。印刷したQRコードを貸出物に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の貸出物から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 登録した備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前やジャンル、テーマなどで検索すると、必要な備品を素早く見つけることができます。
5. 備品の一覧
カシカンでは、備品を画像付きで登録できるため、視覚的に分かりやすく在庫数や使用状況などが確認できます。これにより、在庫不足や過剰な在庫を防ぐため、必要な備品の購入や利用者への返却の促進がスムーズに行えます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した貸出物のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
次の章では、数ある備品管理ソフトの中からなぜ、カシカンがおすすめなのか。その理由をご説明していきます！
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額1万円～5万円と一見価格が安くても、導入に10万円～50万円、もしくはそれ以上の費用が必要な場合であったり、公式ページに値段の記載がなく、直接お問い合わせしなければ導入・運用にかかる費用が分からないことも多々あります。
その点カシカンでは、無料で導入でき、運用においても基本無料で備品管理が行えます。
2. アプリで備品管理
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の貸出や予約、在庫管理が行えます。
3. 備品の利用状況の確認が出来る
カシカンでは、社内にある備品の貸出状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
4. 貸出物のジャンル分け
カシカンでは、タグ機能により、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
カシカン利用者の事例
現場作業で使う機材や工具を「カシカン」を使って貸出管理。
課題
現場では多くの道具を多くの作業員が共有して使っています。管理は手作業で行っていましたが、確認作業に時間を要していました。
結果
カシカンで登録した貸出物のQRコードをプリントし、貸出物に貼り付けることで、QRコードを読み取るだけで貸出作業が行えるようになりました。手軽なので、現場の作業員が各々貸出作業を行えます。貸出物をアプリで一括で確認できるため、貸出物の管理に要する時間が大幅に減少しました。
貸出物にQRコードを付けたことで、物品管理の効率が向上しました！
活用した機能
まとめ：カシカンで備品管理業務をラクラクに！
今回の記事では、備品管理ソフト「カシカン」をピックアップして詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を手助けする、様々な便利なソフトがあります。業務効率をアップするには、皆様の管理状況に合ったソフトを選ぶことが非常に重要になってきます。
しかし、ソフト実際に使ってみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。そこで、今回ご紹介した「カシカン」は無料から利用出来るため、とりあえず試してみよう。といった軽い気持ちでも、コスト面で心配することはありません。なので、ぜひ、カシカンを導入して、その便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
