持ち出し備品管理においての課題を解決するには？
備品の持ち出し管理をしっかりと行うことで、業務全体の効率化やコストの削減、備品の紛失防止など、様々なメリットが望めます。しかし、一つ一つの備品を適切に管理することは難しく、備品の数が増えるにつれて、さらに大変になっていきます。以下に、持ち出し備品管理においての主な課題を3つ挙げます。
・ヒューマンエラーの発生
手書きの台帳やエクセルなどで備品の持ち出し管理を行うと、入力ミスや記入忘れなどが発生してしまう可能性があります。
・持ち出し備品の紛失、盗難
持ち出し備品の状態がリアルタイムに確認できない状況だと、備品の紛失や盗難にあってしまった場合、備品の回収が困難になります。また、自社や取引先の情報漏えいに繋がる危険もあります。
・持ち出し備品の利用状況の確認
どの備品を誰に貸出中で、いつ返却予定なのか、どの備品の持ち出し予約が入っているかなどの利用状況を正確に把握できないと業務効率の低下に繋がってしまいます。
これらの課題を解決するには、持ち出し管理表の作成や備品の管理者の設定、持ち出しルールを決めるなどの方法が有効です。しかし、このような方法を手作業で行うと、ヒューマンエラーの発生の可能性が高まってしまいます。
そこで、おすすめしたいのが「持ち出し備品管理システム」です！持ち出し備品管理システムを活用することで、以上に挙げた課題を解決できるだけでなく、セキュリティ面の強化やコストの削減、業務全体の効率化が望めます。
とはいえ、持ち出し備品管理システムの導入・運用には費用がかかってしまうことがほとんどです。また、どのシステムが自社に合っているか良く分からない…といった悩みもあるかと思います。そんな皆様に特におすすめしたい、持ち出し備品管理システムが「カシカン」です！カシカンは他のシステムとは違い、無料で導入することが出来ます。また、運用においても少人数なら無料、人数が増えても安価な価格で利用可能です。
今回の記事では、そんなカシカンの持ち出し備品管理を手助けする具体的な機能や、他のシステムよりもカシカンをおすすめする、メリットについてご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 持ち出し備品の一括登録
カシカンでは、登録したい持ち出し備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、持ち出し備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して持ち出し備品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 持ち出し備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、持ち出し備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 持ち出し備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した持ち出し備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
ここからは、なぜ、他のシステムよりもカシカンをおすすめするのか。その理由をご説明していきます。
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の持ち出し備品管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないが、月額約5万円～30万円ほど必要で、選択するプランによっては備品の登録数や利用人数を制限されてしまうシステムもあります。また、公式ページに値段の記載がなく、直接お問い合わせする必要がある場合も多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、持ち出し備品を利用する人数が多い場合でも、他のシステムよりも安価に利用することが出来ます。
2. アプリの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから持ち出し備品の予約や返却手続きが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 持ち出し備品の利用状況の確認
カシカンでは、持ち出し備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：カシカンで持ち出し備品の管理をラクラクに！
今回は、持ち出し備品管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました。カシカン以外にも備品管理業務を簡略化・効率化してくれる、様々な便利なシステムがあります。しかし、システムを活用して実際に備品管理をしてみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
