備品の貸出管理の目的
備品の貸出管理はとても重要な業務です。もしも、管理が不十分であれば、以下の問題が生じることがあります。
・貸出備品の紛失
貸出中の備品がどこにあるのか、誰に貸しているのか、把握できない場合、備品が紛失するリスクが高まります。これにより、資産の損失を招くだけでなく、業務が滞る原因にもなります。
・管理ミスの発生
どの備品が誰に貸出中なのか、誰の貸出予約が入っているのか、どの備品が返却済みなのか、などの管理がきちんとされていないと備品の貸出が上手くいきません。
・コストの増加
備品の在庫状況が把握できないと、必要以上に新たな備品を購入してしまうことがあります。また、逆に在庫が足りない事態も招いてしまいます。
・業務の効率の低下
業務に必要な備品を探すのに時間がかかり、業務効率が低下してしまいます。
このような問題を防ぐためには、貸出・返却の際に、貸出簿などに記録したり、エクセルや社内チャットで報告するなどの方法があります。ですが、これらの方法では、報告を忘れてしまったり、手作業による入力ミスが発生してしまいますし、在庫状況もすぐに確認することが出来ません。
そんな時に役立つのが、備品の貸出管理オンラインシステムです。システムを導入することで、備品がどこにあり、誰に貸出中なのか、在庫は足りているかなどの確認が簡単に行えるようになります。とはいえ、どのシステムを導入すれば良いのか分からなかったり、システムの導入・運用に費用がかかってしまう…などのお悩みがあるかと思います。
このようなお悩みを持つ皆様に、オススメな貸出管理システムが「カシカン」です。カシカンは他のシステムとは違い、無料で導入できるため、コストがかかりません。また、在庫管理や予約・貸出管理などの基本的な機能も無料から利用することが出来ます。
次の章では、そんなカシカンに備わっている機能で、以上に記載した問題をどうやって解決するのかをご説明していきます！
カシカンで出来ること
1. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、社内にある備品の貸出状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを簡単に把握することができます。これにより、「貸出備品の紛失」と「管理ミスの発生」を防ぐことが出来ます。
2. 確実な在庫管理
カシカンでは、登録した備品の在庫を把握することができます。在庫不足や過剰な在庫を防ぐため、必要な備品の購入や利用者への返却の促進がスムーズに行えます。これにより、「コストの増加」を抑えることが出来ます。
3. 登録した備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前やジャンル、テーマなどで検索すると、必要な備品を素早く見つけることができます。これにより、「業務の効率の低下」を防ぐことが出来ます。
4. バーコード読み取り機能
他にもカシカンには、備品のバーコードを読み取ることで備品の情報が自動で登録できます。また、登録時にサムネイルとして、備品の画像も設定できるため、実際に備品を探す時に役立ちます。登録できる備品の数にも制限がありません。
カシカンには他にも、QRコードを使った備品の管理や、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。また、登録したい備品が大量にある場合は、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接貸出物の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
このようにカシカンを活用することで、備品の貸出管理業務で大変なことを解決することが出来ます。次の章では、数ある貸出管理システムの中で、なぜカシカンがオススメなのかをご説明します！
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の備品の貸出管理システムの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、月額約5万円～30万円かかるものであったり、月額1万円～と一見価格が安くても、様々な機能に制限があるシステムなどもあります。
その点、カシカンでは導入・運用が無料から利用出来ます。また、月額1000円以下で機能を制限なく利用できます。
2. アプリでの利用
カシカンは、アプリも提供しているため、出先などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の貸出や予約、在庫管理が行えます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンのハッシュタグ機能により、貸出物を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
カシカン利用者の事例
現場作業で使う機材や工具を「カシカン」を使って貸出管理。
課題
現場では多くの道具を多くの作業員が共有して使っています。管理は手作業で行っていましたが、確認作業に時間を要していました。
結果
カシカンで登録した貸出物のQRコードをプリントし、貸出物に貼り付けることで、QRコードを読み取るだけで貸出作業が行えるようになりました。手軽なので、現場の作業員が各々貸出作業を行えます。貸出物をアプリで一括で確認できるため、貸出物の管理に要する時間が大幅に減少しました。
貸出物にQRコードを付けたことで、物品管理の効率が向上しました！
活用した機能
まとめ：備品の貸出管理システムで業務効率アップ！
ここまでご説明してきたように、システムを活用することで、備品の貸出管理の簡略化・効率化が望めます。ただ、実際に上手く活用できるか不安であったり、導入・運用におけるコストの心配もあるかと思います。なので、今回ご紹介した「カシカン」で貸出管理業務をとりあえず試してみる。というのもアリだと思います。ぜひ、カシカンを導入して備品の貸出管理の効率化を目指しましょう！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
