備品紛失をなくす！ラベルプリンタ活用で実現するスマートな貸出管理

2026年1月5日月曜日

はじめに

物品や備品の管理において、ラベルプリンタで作成したQRコードとデジタル管理システムの連携は、手作業による記録漏れや紛失リスクを劇的に解消する鍵となります。ラベル作成機で生成した識別コードを物品に貼り付け、それをスマートフォンで読み取る仕組みを導入することで、誰でも簡単に正確な貸出状況をリアルタイムで把握できるようになり、業務効率は大幅に向上します。

モノ管理の「アナログの壁」と見えないコスト

多くの企業や組織では、今もなお、備品の持ち出し管理を「紙の貸出帳簿」や「共有フォルダの表計算ソフト」といった手作業で行っています。しかし、モノの数が増えるにつれて、こうしたアナログ管理はすぐに限界を迎えます。

手作業管理が引き起こす深刻なトラブル

手作業による管理では、データの更新や検索が煩雑になり、記録漏れや誤記入が発生しやすくなります。特に、手書きの帳簿では、急いで記入した署名が判読不能となり、借用者の特定に時間がかかることがあります。また、「後で書けばいいや」いつ・誰が・なぜ紛失したかが全く分からなくなるという大惨事につながる可能性があります。

こうしたトラブルは、個人の性格や習慣の問題として片付けられがちですが、実際には管理システムそのものに原因があるのです。手動管理では、帳簿への記入時間、所在確認にかかる時間、棚卸にかかる時間といった時間コストや、管理不備による紛失や不正利用のリスクといった、企業にとって予想以上に大きな見えないコストが発生しています。

備品を「識別可能」にする：ラベルプリンタの基礎知識

アナログな管理から脱却し、デジタル管理を成功させるための第一歩は、すべての物品に一意の識別子（ラベル）を物理的に付与することです。この役割を担うのが、オフィスや家庭で広く使われているラベルプリンタ（ラベル作成機）です。

ラベル作成機選びの３つのポイント

ラベルプリンタを選ぶ際には、「目的」「機能」「使いやすさ」という3つのポイントを押さえることが重要です。

1. 用途（デザイン性）

単に文字を印字するだけでなく、デザインテンプレートやフレーム機能、フォントの種類が豊富かどうかは、作成するラベルの用途によって重要になります。特に目印として使う場合、デザイン性が高い方が認識しやすくなります。

2. 機能（接続性と自動化）

大量のラベルを効率よく作成するには、PCやスマートフォンと接続し、ExcelやCSVなどのデータから連番を差し込んで印刷できる機能があると便利です。また、印刷後にラベルを自動的にカットするオートカッター機能や、台紙だけを切り込み、ラベル本体は残すハーフカット機能は、作業効率を大幅に向上させます。

3. 使いやすさ（携帯性と電源）

利用シーンがデスク周りだけでなく、倉庫や備品棚など現場に持ち運ぶ必要がある場合は、乾電池式でコンパクトな機種が適しています。一方で、大量印刷やPC連携が必須な場合は、ACアダプター対応の機種やPC接続に特化した機種を選ぶ必要があります。

失敗しないための「テープ（ラベル）の種類」選び

ラベルプリンタの性能を最大限に活かすには、使用する環境や目的に合わせたテープ（ラベル）の素材を選ぶことが不可欠です。

耐久性の高いテープ：水や摩擦に強く、長期間の使用に適したテープです。備品や機材など、頻繁に持ち運ばれたり、汚れたりする可能性がある物品への貼付に適しています。
きれいにはがせるテープ：備品の入れ替えや一時的な表示に使用する場合、剥がした際に糊が残らない「きれいにはがせるタイプ」を選ぶことで、後の清掃の手間を省くことができます。
強粘着テープ：剥がれやすい曲面や凹凸のある素材にしっかりと貼り付けるために使用されます。
アイロンラベル：子どもの体操服や布製の備品など、衣類や布製品に名前や管理番号を付与したい場合に、アイロンで簡単に接着できるタイプがあります。
マグネットテープ：金属製のロッカーやホワイトボードなど、一時的に表示を切り替えたい場所に、貼り剥がしが容易なマグネットテープが便利です。

このように、ラベルプリンタと多様なテープを組み合わせることで、オフィスから現場まで、あらゆる「モノ」に適切な識別子を与えることが可能になります。

ラベルとシステムを繋ぐ識別技術：QRコード

ラベルに印字する識別コードを、システムに正確かつ迅速に入力するために、QRコードが広く活用されています。

QRコード：手軽さと汎用性

QRコードは画像をカメラで読み取ることで情報を取得する仕組みを持ち、従来のバーコードよりも大量の情報を格納できるのが特徴です。大きなメリットは、低コストで手軽に利用でき、特別な読み取り機器を用意しなくてもほとんどのスマートフォンでカメラを起動してスキャンするだけで情報を取得できる点です。

さらに、QRコードには、コードが汚れていたり破損していてもデータを復元できる「誤り訂正機能」が備わっています。この機能により、ラベルが現場で汚損や摩耗にさらされても、読み取り精度を維持することが可能です。

デジタル管理で実現する安心と効率化

備品管理のデジタル化は、単に紙をデータに置き換える以上の効果をもたらします。それは、ヒューマンエラーを防ぎ、業務プロセスそのものを仕組み化することです。

デジタル化されたシステムを導入すれば、備品を持ち出す際に、いつ・誰が・何を貸し借りしたかが自動で記録されます。これにより、特別な意識をせずに正確な管理が実現し、記録忘れや判読不能といったヒューマンエラーを防ぐことができます。また、クラウド型のシステムであれば、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、リアルタイムで在庫状況を共有できるため、現場での迅速な対応が可能となります。

ラベルプリンタで作成したQRコードを活かす「カシカン」のご提案

現場での「モノの識別（ラベル）」と「記録の自動化（システム）」を最もシンプルに連携させるのが、クラウド型貸出管理システム「カシカン」です。カシカンは、グループやコミュニティ内で使われるあらゆる「モノ」の貸し出し・返却・予約・管理を、モバイルデバイスから効率的に行えるよう設計されています。

カシカンは、QRコード作成機能を備えており、これを活用すれば、ラベルプリンタ（テプラ）で作成したQRコードを物品に貼り付け、貸出・返却手続きに活用できます。

カシカン導入のメリット

カシカンは、モバイルファーストの設計思想を取り入れており、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスし、リアルタイムで資産管理が可能です。

QRコードで現場の運用を迅速化: 物品にカシカンで発行したQRコードを印刷して貼り付ければ、利用者はスマートフォンでスキャンするだけで、即座に貸出や予約の手続きに移ることができます。これは、ラベルプリンタの活用を前提とした設計であり、備品管理の自動化を強力に推進します。
初期費用ゼロ、無料でスタート: カシカンは、システムの初期導入費用や契約費等が一切発生せず、基本的に無料でご利用いただけます。貸出物の登録数にも制限はありません。
簡単な登録と一括管理: 書籍の場合はISBNコードを読み取るだけで書籍情報や書影が自動で登録され、また、CSV形式のファイルデータなどから一括登録できるため、データ入力の手間を大幅に削減できます。
返却忘れを徹底防止: 貸出予定日や返却予定日の前日・当日に利用者へ通知が送られるリマインダー機能、および延滞時に通知を行う機能があり、返却忘れの防止に繋がります。