はじめに
コロナ禍を背景に、業務現場では従来の紙ベースや直接タッチする操作から脱却し、安全かつ効率的なシステムへの移行が急がれています。ゼロタッチ貸出管理システムは、物理的な接触を一切排除しながら、リアルタイムでの情報更新と統合管理を可能にします。これにより、感染リスクの低減だけでなく、ペーパーレスによる業務の迅速化・効率化を同時に実現できるのです。
貸出管理の現状と抱える課題
1. 紙ベース・手作業による管理の煩雑さ
- 多種多様な機材や備品の管理において、従来は紙やエクセルなどで一括管理していました。
- 手作業に依存するため、在庫データの更新遅延や、ダブルブッキング、予約ミスといったヒューマンエラーが頻発し、全体の業務効率を低下させています。
2. 衛生面のリスク
- 共有の貸出物品に直接手で触れると、細菌やウイルスの付着リスクがあります。
- 多くの利用者が触れる環境では、安全面での懸念が常につきまといます。
3. システム間の情報連携の課題
- 在庫管理、予約管理、請求管理などが別々に運用されると、情報の断絶が生じ、全体の統合管理が困難になります。
- 経営判断の迅速化や、効果的なオペレーションの実現が妨げられる要因となっています。
ゼロタッチ貸出管理システムの概要
ゼロタッチ（非接触）貸出管理システムは、紙や直接の手操作を排除し、すべてデジタル化されたプロセスで機材や備品の管理を実現します。これにより、ペーパーレスかつ安全な環境での運用が可能となり、業務の迅速化と正確な情報管理を実現できます。
カシカンで実現するゼロタッチ貸出管理
ここでご紹介するのは、無料から利用可能な貸出管理システム「カシカン」です。カシカンは、初期投資なしで導入できるだけでなく、非接触型操作にも対応した先進のツールとして、ペーパーレス管理の実現をサポートします。
カシカンの機能を一部ご紹介
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
導入プロセスガイド
ステップ1：現状の課題とニーズの把握
- 改善したい貸出業務のポイントを整理する
- 必要な機能をリストアップする
ステップ2：システムのデモンストレーション
- カシカンに無料で登録し、実際に操作してみる
- 使いやすさや機能を確認し、不明点を解消する
ステップ3：システム導入とテスト運用
- システムを導入し、一定期間テスト運用を実施する
- テスト中に不具合や運用上の問題を見つけ、修正する
ステップ4：正式運用とフォローアップ
- 正式にシステム運用を開始する
- 定期的に評価し、運用の改善や使い方の周知を行う
まとめ
安全性と迅速性を兼ね備えたゼロタッチ貸出管理システムは、ペーパーレス環境の実現を可能にし、従来の煩雑な手作業やタッチ操作によるリスクを一掃します。無料で導入可能な「カシカン」は、QRコードやモバイル対応、クラウド連携など先進の機能を搭載し、業務のデジタル化を強力にサポートします。あなたの現場でも、カシカンを活用して安全かつスマートなペーパーレス管理を実現し、業務効率の飛躍的な向上を目指してみてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
