はじめに：
小規模な教室を運営する際、大きな課題の一つとなるのが必要な物品の貸出管理です。特にヨガやゴルフのような習い事では専用の道具が必要となるため、道具の管理はスムーズな運営に欠かせません。今回は、小規模教室でも効率的に貸出管理を行う方法をご紹介します。
習い事と必要物品の例
- 料理教室：エプロン、キッチンシューズ、ノートと筆記用具、タッパーウェア。
- ヨガ：ヨガマット、動きやすい服装、ヨガブロック、タオル、水筒。
- ゴルフ：ゴルフクラブセット、ゴルフシューズ、ゴルフバッグ、ゴルフボール、グローブ。
- 陶芸：エプロン、粘土、釉薬、ツールセット、タオル。
- ダンス：ダンスシューズ、動きやすい服装、タオル、水筒。
- 英会話：英語の教科書、ノートと筆記用具、電子辞書、録音再生用の機器。
- 写真撮影：カメラ、レンズ、三脚、メモリーカード、カメラバッグ。
- フィットネス：スポーツウェア、トレーニングシューズ、タオル、水筒、トレーニンググローブ。
- 書道：書道具セット（筆、硯、墨、半紙、文鎮）、下敷き、防護エプロン。
- 楽器演奏：楽器本体、楽譜、チューナー、メトロノーム、ノートと筆記用具。
- 編み物・裁縫：毛糸または布地、編み針または縫い針、ハサミ、メジャーテープ、パターンブック。
- 茶道・華道：茶道具一式または華道具一式、和服（必要に応じて）、ノートと筆記用具。
貸出管理のポイント
1. 予約システムの導入
オンライン予約システムを活用し、生徒が道具を予約できるようにしましょう。これにより、当日になって道具が足りないというトラブルを防げます。
2. 貸出記録帳の作成
誰がどの道具を借りたか、日時、返却状況を記録する帳簿を作成しましょう。
3. デジタル管理
タブレットやスマホを活用し、貸出と返却の状況をリアルタイムで管理できるアプリを導入するのも効果的です。
4. 定期的な確認
レッスン終了後に道具の状態を確認し、破損や劣化がないかチェックしましょう。貸出物品は清潔に保つことが重要です。特に多くの人が直接触れる道具は定期的にクリーニングし、安全に使用できる状態を維持しましょう。
5. 宣誓書の利用
貸出物品に対する注意事項や使用後の返却ルールを記載した宣誓書を作成し、生徒にサインをもらうことで、ルールの遵守を促しましょう。
おすすめの貸出システム
今回おすすめするのは、「貸出管理アプリ」の導入です！管理をアプリに任せることで楽に貸出管理をすることができます。
とはいえ、アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの貸出システムアプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料から導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の物品管理に役立つ機能について、ご紹介していきます！
「カシカン」とは？
「カシカン」は貸出管理に特化したデジタルツールです。このツールを利用することで、アナログな貸出記録や複雑な手作業から解放され、簡単に貸出物の管理ができるようになります。
カシカンの機能
1. 物品の一括登録
カシカンでは、登録したい物品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接物品の情報を取り込むことが出来るため、入力ミスの防止や作業にかかる時間・手間を大幅に削減できます。
2. リマインダー機能
カシカンでは、物品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また、延滞時に通知を送る機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
3. QRコードを利用した物品管理
カシカンでは、QRコードを活用して物品の管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
4. 物品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、物品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 物品の検索機能
カシカンでは、登録済みの物品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した物品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、物品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ
小規模教室でも、しっかりとした貸出管理を行うことで、生徒が安心して学べる環境を提供できます。事前の準備と管理システムの導入により、教室運営をよりスムーズに行うことができます。ぜひ、この機会に貸出管理の見直しをしてみてください。
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
