はじめに：
工事現場では、ヘルメットやグローブなどの道具から、溶接機やショベルカーといった大型の機材まで、様々な備品を管理する必要があります。このような機材や道具を、具体的にどんな管理方法をすれば使いやすいでしょうか。
今回は、備品管理のポイントからおすすめの貸出管理アプリまで、ご紹介していきます！
工事現場で備品管理をする重要性
- 業務効率化：備品管理により、どの備品がどこにあるかを把握できます。これにより、急な使用や新しい用事にも迅速に対応できます。担当者が探し回る手間が省け、業務の効率が向上します。
- コストの削減：備品の状態や数が分からないと、本来は不要なのに購入してしまう恐れがあります。低単価の備品もしっかり管理しないと、小さな損失が積もり積もって大きな損失へ発展するかもしれません。経費削減を考える上で、備品管理は重要なステップです。
備品管理は、担当者だけの役割ではありません。会社全体で取り組むことで、混乱を防ぎ、効率的な業務を実現できます。
工事現場で備品管理する課題とポイント
工事現場で備品を管理するためには、いくつかの課題に対処する必要があります。備品管理を効率的に行うためのポイントもあわせてお伝えします。
1. 保管場所の明示
- 備品の保管場所を予め決めておき、マップや写真などで示すと良いでしょう。
2. 備品の分類
- 備品を適切に分類しましょう。備品名、保管場所、点検日などの情報を記載したラベルを使用しても良いでしょう。
3. 利用状況の記録
- 備品を利用する際には記録をしましょう。利用状況を記録するシステムを導入することもひとつの手段です。
4. 点検と報告
- 備品や機材の点検を行い、問題があれば担当者に報告することが重要です。
- 開始・終了時の備品の状態を把握し、備品がしっかりと元の位置にあるかどうか確認しましょう。
5. 複数の現場と作業チームの管理
- 複数の工事現場や作業チームを並列して管理する場合、効率的なコミュニケーションとタスクの調整が必要です。
- プロジェクト管理ツールや共有ドキュメントを使用して、複数の現場や作業チームの進捗状況を把握しましょう。備品の利用状況を共有することで、効率的な管理が可能です。
- 従業員間で備品使用のルールを周知することも重要です。
適切なプロセスとツールを導入することで、工事現場の備品管理をスムーズに行えるようになります。
課題の解決法とおすすめの備品貸出システム
ここまでに挙げたような課題を解決するには、貸出簿を設置したり、貸出・返却の際に社内チャットで報告するなどの方法があります。ですが、これらの方法では、ヒューマンエラーの発生や、業務効率の低下、備品の紛失などに繋がってしまう可能性があります。
そこで、おすすめなのが「備品管理アプリ」の導入です！備品管理アプリを活用することで、課題を解決することが出来ます！他にも、管理をアプリに任せることでストレス・コストの削減に繋がったり、業務効率の向上も期待できます。
とはいえ、社内備品管理アプリの導入には費用がかかってしまうことがほとんどですし、どのアプリを選べば良いか分からない…といった悩みがあるかと思います。そんな皆様に、特におすすめの社内備品管理アプリが「カシカン」です！カシカンは他のアプリとは違い、無料で導入することが出来ます。運用においても、利用者が少人数なら無料、人数が多い場合でも安価に利用可能です。
ここからは、そんな「カシカン」の社内備品管理に役立つ機能や、他のアプリよりもカシカンを選ぶメリットについて、ご紹介していきます！
カシカンの機能
1. 備品の一括登録
カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
2. QRコードを活用した備品管理
カシカンでは、QRコードを活用して備品管理ができます。印刷したQRコードを備品に貼り付けたり、紐付けておくことで、手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
3. リマインダー機能
カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
4. 備品のジャンル分け
カシカンでは、ハッシュタグを使うことで、備品を様々なジャンルに分けて管理することができます。ジャンルやテーマ、利用頻度や人気度などの形でジャンル分けをすることが出来ます。
5. 備品の検索機能
カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
カシカンを使うメリット
1. カシカンは無料から利用出来る
カシカン以外の社内備品管理アプリの導入・運用にかかる費用の例を挙げると、管理システムの初期導入費に約30万円～100万円ほどかかってしまうものであったり、初期導入費はかからないですが、月額約5万円～30万円ほど必要になり、選択するプランによって機能や、登録できる備品の数、利用人数などが制限されてしまうアプリもあります。また、公式ページに値段の記載ないため、直接お問い合わせする必要があることも多々あります。
その点、カシカンは無料から利用することができ、登録できる備品の数にも制限がありません。また、利用する人数が多い場合でも、他のシステムやアプリよりも安価に利用することが出来ます。
2. カシカンはアプリでも利用出来る
社内備品管理システムの中には、スマートフォンなどから管理が行えない場合が多いですが、カシカンはアプリも提供しているため、出先や自宅などでもスマートフォンやタブレットなどから備品の予約や返却手続き、在庫管理などが行えます。もちろんパソコンのブラウザからも利用可能です。
3. 備品の利用状況の確認
カシカンでは、備品の利用状況をリアルタイムで確認することができます。どの備品が誰に貸し出されているのか、返却予定日、次の貸出予定日はいつなのかを把握することができます。
まとめ：工事現場での備品管理を「カシカン」で簡単に！
今回は、貸出管理システム「カシカン」について詳しくご紹介してきました！カシカン以外にも備品管理を簡略化・効率化してくれる、便利なシステムがたくさんあります。しかし、システムを実際に活用してみないと分からない課題もたくさん出てくるかと思います。
先ほども記述した通り、カシカンは無料から利用出来るため、とりあえずで試してみてもコスト面で心配する必要がありません。なので、ぜひ、カシカンを導入してその便利さを体感してみてください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
